UT 5: Administración de documentos mediante Sistema de Gestión Documental (SGD)

Introducción

Un Sistema de Gestión Documental (SGD) es una herramienta esencial para cualquier organización que desee optimizar la gestión de su información. Al centralizar, organizar y proteger los documentos, los SGD contribuyen a mejorar la eficiencia, la seguridad y la toma de decisiones.

Los orígenes de la gestión documental se remontan a los inicios de la civilización. La necesidad de organizar y preservar información ha sido una constante a lo largo de la historia. Desde las primeras tablillas de arcilla sumerias hasta los códices medievales, el ser humano ha buscado formas de almacenar y recuperar conocimientos.

Evolución hacia los SGD digitales:

Archivos históricos:
Bibliotecas y archivos han sido los precursores en la organización sistemática de documentos. Sin embargo, estos sistemas eran principalmente manuales y limitados en su capacidad de búsqueda y recuperación.
Primeros sistemas informáticos:
Con la llegada de las computadoras, comenzaron a desarrollarse los primeros sistemas para gestionar documentos de forma electrónica. Estos sistemas se centraban principalmente en la digitalización de documentos existentes y en la búsqueda básica.
Emergencia de los SGD:
A partir de la década de 1980, surgieron los primeros sistemas de gestión documental propiamente dichos. Estos sistemas ofrecían funcionalidades más avanzadas, como la gestión de versiones, flujos de trabajo y colaboración en línea.
La era digital:
Con la proliferación de internet y la creciente digitalización de los procesos empresariales, los SGD se han convertido en una herramienta indispensable para cualquier organización.

5.2 Conversión digital de documentos (CE b)

Digitalización de documentos: De lo Analógico a lo Digital

La conversión digital de documentos es el proceso de transformar documentos físicos (como papel, microfilm o microficha) en archivos digitales. Esto implica escanear estos documentos y convertirlos en formatos electrónicos como PDF, JPG o TIFF, que pueden ser almacenados, compartidos y editados en computadoras.

Es un proceso fundamental para las organizaciones que buscan modernizar sus operaciones y aprovechar las ventajas de la tecnología. Al transformar los documentos físicos en archivos digitales, las empresas pueden mejorar la eficiencia, la seguridad y la accesibilidad de su información.

¿Por qué digitalizar documentos?

Acceso rápido y fácil:
Los documentos digitales son más fáciles de buscar y encontrar que los documentos físicos, así agiliza los procesos.
Ahorro de espacio y de costes:
Los archivos digitales ocupan menos espacio que los físico. El tamaño de las oficinas se reduce.
Mayor seguridad:
Los documentos digitales suelen estar protegidos con contraseñas. Reducimos el riesgo de pérdida o daño.
Colaboración mejorada:
Los documentos digitales se pueden compartir fácilmente con otros usuarios, facilitando la colaboración y el trabajo en equipo.
Cumplimiento normativo:
Muchas industrias tienen requisitos legales para conservar documentos durante largos períodos (por ejemplo, facturas y contratos). La digitalización facilita el cumplimiento de estas normas.
Sostenibilidad:
Reduce el uso de papel y tinta, contribuyendo a la protección del medio ambiente.

Proceso de digitalización

El proceso de digitalización documental es el siguiente:

Preparación

Los documentos físicos se clasifican y ordenan antes de ser escaneados.

Tecnologías utilizadas

Escáneres

Dispositivos especializados para capturar imágenes de documentos.

Software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR)

Convierte las imágenes escaneadas en texto

Reconocimiento Inteligente de Documentos (IDR)

Aplica inteligencia artificial para reconocer y clasificar los documentos

Sistemas de gestión de documentos (SGD)

Organiza y almacena los archivos digitales

Reto 5.2: Tod@s somos influencers

1. Visualiza el siguiente vídeo y realiza una práctica similar al mismo. Muéstrala en tu blog.

5.1 Concepto y elementos de un Sistema de Gestión Documental (SGD) (CE a)

¿Qué es un Sistema de Gestión Documental (SGD)?
Un SGD es una herramienta informática diseñada para organizar, almacenar, gestionar y recuperar de forma eficiente toda la documentación de una organización. Imagina una biblioteca digital, pero mucho más sofisticada, capaz de gestionar desde simples archivos de texto hasta complejos documentos legales.

¿Cuáles son los beneficios de utilizar un SGD?

Aumento de la productividad y de la eficiencia:
Al agilizar la búsqueda y recuperación de documentos, se ahorra tiempo.
Reducción de costos:
Se minimizan gastos por el almacenamiento físico documental y su impresión.
Mayor seguridad:
Se protege la información confidencial de la organización.
Mejora de la toma de decisiones basada en datos:
La información está organizada y accesible, y se puede consultar fácilmente.
Cumplimiento normativo referente a la gestión documental:
Se garantiza el cumplimiento de dicha normativa.

¿Qué tipo de documentos se pueden gestionar en un SGD?
Un SGD puede gestionar una amplia variedad de documentos, incluyendo:

Documentos administrativos: Contratos, facturas, nóminas, etc.
Documentos técnicos: Manuales, planos, especificaciones, etc.
Documentos legales: Actas, acuerdos, contratos, etc.
Documentos de RRHH: CV, evaluaciones de desempeño, etc.
Documentos contables: Balances, estados financieros, etc.

Se recomienda visualizar el vídeo de "GDX Group"

Los elementos fundamentales de un SGD incluyen,

1. Repositorio Centralizado

Almacenamiento seguro: Un lugar digital donde se guardan todos los documentos de la organización.
Estructura organizada: Los documentos se organizan en carpetas y subcarpetas con estructura predefinida.
Acceso controlado: Se establecen permisos de acceso para garantizar la seguridad de la información.

2. Metadatos

Datos descriptivos: Información adicional sobre cada documento (autor, fecha de creación, palabras clave, etc.).
Facilitan la búsqueda: Los metadatos permiten realizar búsquedas precisas y rápidas de documentos.
Organización lógica: Ayudan a clasificar y categorizar los documentos.

3. Flujos de Trabajo

Automatización de procesos: Etapas que sigue un documento desde su creación hasta su archivo o eliminación.
Aprobaciones: Establecen los niveles de aprobación necesarios para ciertos tipos de documentos.
Notificaciones: Envían alertas a los usuarios involucrados en un proceso.

4. Gestión de Versiones

Seguimiento de cambios: Permite guardar diferentes versiones de un mismo documento.
Historial de modificaciones: Registra quién realizó los cambios y cuándo.
Restauración de versiones: Facilita la recuperación de versiones anteriores si es necesario.

5. Búsqueda Avanzada

Múltiples criterios: Permite buscar documentos por diversos criterios (autor, fecha, palabras clave, etc.).
Filtros: Permite refinar las búsquedas utilizando filtros avanzados.
Resultados relevantes: Ofrece resultados de búsqueda precisos y relevantes.

6. Seguridad

Control de acceso: Define los permisos de acceso para cada usuario o grupo de usuarios.
Cifrado: Protege la información confidencial mediante el cifrado de los datos.
Respaldos: Realiza copias de seguridad periódicas para evitar pérdidas de información.

7. Integración con otros sistemas

Interoperabilidad: Se integra con otros sistemas de la organización, como ERP, CRM o correo electrónico.
Flujo de información: Permite compartir información entre diferentes sistemas.

8. Módulo de captura

Digitalización: Permite digitalizar documentos físicos y convertirlos en archivos digitales.
Reconocimiento óptico de caracteres (OCR): Extrae el texto de los documentos escaneados.

9. Módulo de análisis

Informes y estadísticas: Genera informes sobre el uso del sistema y el estado de los documentos.
Análisis de tendencias: Identifica patrones y tendencias en la creación y uso de documentos.

Reto 5.1: Tod@s somos influencers

1. Lee el apartado 1 del siguiente documento (online / pdf):

Seguimiento y desarrollo de un sistema de gestión documental:

2. Realiza reflexión personal en tu blog (auténtica tuya): ¿cómo crees que la gestión del cambio puede afectarte en tu futuro profesional?

5.3 Procesos y Control de la gestión documental (CE d,e,f,g)

La gestión documental es un proceso vital para cualquier organización, ya que garantiza la organización, seguridad y accesibilidad de toda la información generada. Al implementar un sistema de gestión documental eficaz, las empresas pueden mejorar su productividad, reducir costos y cumplir con los requisitos legales, por ello es importante la gestión de procesos, controlando que estos se realizan correctamente.

Proceso de Gestión Documental se realiza de la siguiente forma:

1. Creación y recepción:

Los documentos se generan internamente o se reciben de fuentes externas.
Se asigna un identificador único a cada documento para facilitar su seguimiento.

2. Clasificación y catalogación:

Los documentos se clasifican según criterios predefinidos: algunos ejemplos,
- Por tipo de documento: pedido de compra, albarán de entrega de mercancías, factura, nóminas,...
- Por departamentos: RRHH, Compras, Ventas, Logística, Ingeniería,...
- Por proyectos: ejemplo de proyectos de Telefónica, https://oicampus.telefonica.com/proyectos
Indexación: Permite que los documentos sean fácilmente accesibles y recuperables. Esta fase implica la clasificación, etiquetado y almacenamiento en un sistema estructurado. La indexación consiste en asignar metadatos a los documentos, los cuales permiten facilitar su búsqueda. Estos metadatos pueden incluir,
- Palabras clave: son términos relevantes que describen el contenido del documento.
- Categorías: clasificación de documentos en grupos o tipos.
- Fechas: fechas de creación, modificación o vencimiento del documento.
- Autoría: información sobre quienes son los autores o responsables del documento.

3. Almacenamiento:

La documentación deberá estar siempre en formato original (no vale fotocopias). Deberá garantizarse, tanto de manera física como online, que esa documentación es auténtica, con contenido original, legible y legal.

Se requiere que,

Los documentos han de almacenarse en un repositorio centralizado, ya sea físico o digital.
Los documentos deben guardarse según normativa legal: (algunos ejemplos)
- Normativa fiscal:
  - Los documentos empresariales han de guardarse mínimo 4 años.
  - En el caso en que existan perdidas, este plazo se amplia a 10 años (mínimo).
  - Si es inmovilizado con superior a 3.005,06€, las facturas se guardarán durante 9 años (si son muebles). Si es un inmovilizado inmueble se guardará durante 14 años.
- Normativa mercantil:
  - Los libros de contabilidad, justificantes y documentación: durante 6 años.
- Normativa laboral:
  - Los empresarios deben tener el registro de las horas de sus trabajadores durante 4 años.
  - Los plazos de prescripción de las infracciones, 3 años en el ámbito laboral y de 5 años, si son con la Seguridad Social.

4. Acceso y uso:

Permisos y seguridad: establecer controles de acceso para asegurar que solo los usuarios autorizados puedan acceder o modificar los documentos, de esta forma se garantiza la confidencialidad.
Se establecen procedimientos para solicitar y obtener acceso a la información.

5. Conservación:

Se implementan medidas para preservar la integridad y la accesibilidad de los documentos a largo plazo.
Se realizan copias de seguridad periódicas.
Control de versiones: Permite realizar un seguimiento de las diferentes versiones de un documento, asegurando que los usuarios trabajen siempre con la versión más actualizada.

7. Destrucción segura de documentos:

Es el proceso de eliminación segura de documentos que ya no son necesarios o que han alcanzado el final de su periodo de retención. La destrucción adecuada protege la información confidencial.

Confidencialidad: la información sensible ha de ser destruida de manera correcta.
Cumplimiento de normativa legal: destrucción de documentos al final de su ciclo de vida
Optimización del espacio: libera espacio, mejorando la eficiencia de la gestión documental

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Control de la Gestión Documental

Para garantizar la eficacia SGD, es necesario que el sistema de control incluya:

Políticas y procedimientos:
Se elaboran documentos que establecen las normas y procedimientos a seguir en cada etapa del proceso.
Indicadores de desempeño:
Se definen indicadores para medir la eficiencia y eficacia del sistema, como,
- el tiempo de respuesta a las solicitudes de información o
- el % de documentos perdidos.
Auditorías internas periódicas:
Estas se realizan para verificar el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos.
Capacitación del personal:
Se imparten capacitaciones al personal para que conozca los procedimientos y los utilice correctamente, así como las herramientas de gestión documental.
Uso de tecnología:
Se utilizan herramientas informáticas (SGD) para automatizar y optimizar los procesos.

Herramientas Tecnológicas para la Gestión Documental

Sistemas de gestión de documentos (SGD):
Software que permite almacenar, organizar, buscar y compartir documentos de forma electrónica.

Escáneres:
Dispositivos para digitalizar documentos físicos.
OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres):
Software que convierte imágenes escaneadas en texto editable.
Firmas digitales:
Para autenticar documentos electrónicos y garantizar su integridad.

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Reto 5.3: Tod@s somos influencers

1. ¿Cómo obtener tu firma digital? Visualiza el siguiente vídeo.

5.4 Almacenamiento, sistemas de clasificación de documentos y creación de copias de seguridad (CE c,i)

Un Sistema de Gestión Documental (SGD) ofrece una solución integral para gestionar la información de una organización de manera eficiente y segura. Al combinar almacenamiento, clasificación y copias de seguridad, los SGD garantizan la preservación y accesibilidad de los documentos a largo plazo.

Almacenamiento de la Información en un SGD

Como ya hemos visto, un Sistema de Gestión Documental (SGD) actúa como un repositorio centralizado donde se almacenan todos los documentos de una organización.

Sabemos que este almacenamiento se caracteriza por:

Estructura jerárquica:
Los documentos se organizan en carpetas y subcarpetas, siguiendo una estructura lógica.
Metadatos:
A cada documento se le asignan metadatos (autor, fecha,...) que facilitan su búsqueda y recuperación.
Versionamiento:
Se guardan diferentes versiones de un mismo documento, esto permite rastrear los cambios en el tiempo.
Seguridad:
Los SGD suelen ser altamente seguros, con mecanismos de encriptación y control de acceso para proteger la información confidencial.

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Sistemas de Clasificación de Documentos

La clasificación de los documentos es fundamental para garantizar su fácil localización.

Los SGD ofrecen diversos sistemas de clasificación, entre los que destacan:

Alfabético:
De la A a la Z
Ejemplo: apellido, nombre comercial, etc.
Alfanumérica: formado por letras y números
Se asigna un código alfanumérico único a cada documento.
Ejemplo: matrícula de coches
Jerárquica:
Se organiza la información en niveles, como en un árbol,
donde cada nivel representa una categoría.
Ejemplo: sistema de archivo de un ordenador personal
Por fecha:
Los documentos se ordenan cronológicamente.
Ejemplo: listado de citas de un consultorio médico
Por tipo de documento:
Se agrupan según su naturaleza
Ejemplo: facturas, contratos, etc.
Por proyectos:
Se asocian los documentos a proyectos específicos.
Ejemplo de proyectos de Telefónica:
- Ciberseguridad
- Home of the future
- Hogares accesibles, etc.
Por temas:
Se clasifican los documentos según el tema al que pertenecen.
Ejemplo de orden de libros en una librería:
- Arte
- Biografías
- Ciencia
- Derecho, etc.

La elección del sistema de clasificación dependerá de las necesidades específicas de cada organización.

Se recomienda ver vídeo del canal "ThinkWasabi"

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Creación de Copias de Seguridad

Las copias de seguridad son esenciales para proteger la información almacenada en el SGD, por ello suelen ofrecer funciones para crear copias de seguridad de forma automática y periódica.

Copias de seguridad completas:
Se realiza una copia de todos los datos del sistema.
Copias de seguridad incrementales:
Se copian solo los cambios realizados desde la última copia de seguridad completa.
Destino de las copias:
Las copias de seguridad pueden almacenarse en dispositivos locales, en la nube o en otro servidor.
Recuperación de datos:
En caso de pérdida de datos, se puede restaurar la información a partir de las copias de seguridad.

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Ejemplo práctico de un proceso de gestión documental

Digitalización:
Se escanea un contrato y se convierte en un archivo PDF.
Clasificación:
- Se almacena en la carpeta "Contratos".
- Se incluyen metadatos: fecha, las partes involucradas y el proyecto al que pertenece.
Versionamiento:
Si se realiza una modificación al contrato, se crea una nueva versión y se guarda el historial de cambios.
Acceso:
Se establecen permisos de acceso para que solo los autorizados puedan visualizar/modificar documento.
Copia de seguridad:
El sistema realiza una copia de seguridad diaria de todos los documentos.

Reto 5.4: Tod@s somos influencers

1. Lee el siguiente artículo publicitario comparativo sobre diferentes programas de SGD.

https://getquipu.com/blog/mejores-programas-gestion-documental/

5.5 Aspectos legales en la gestión documental (CE h)

La gestión documental no solo es un proceso organizativo, sino que también tiene importantes implicaciones legales. El incumplimiento de las normativas puede acarrear sanciones económicas y reputacionales para las empresas.

Como vemos, la gestión documental debe ser abordada de manera integral, teniendo en cuenta tanto los aspectos organizativos como los legales. El incumplimiento de la normativa puede tener graves consecuencias para la empresa, por lo que es fundamental contar con un sistema de gestión documental sólido y adaptado a la legislación vigente.

Aspectos Legales Clave en la gestión documental

1. Protección de datos personales:

RGPD (Reglamento General de Protección de Datos):
Las empresas deben garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos personales que manejan.
LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos Personales):
En algunos países, como España, esta ley complementa el RGPD.
Consentimiento informado:
Es necesario obtener el consentimiento explícito de los individuos para el tratamiento de sus datos.
Derechos de los interesados:
Los individuos tienen derecho a acceder, rectificar, suprimir y oponerse al tratamiento de sus datos.

2. Conservación de documentos:

Plazos de conservación:
Existen plazos legales para conservar determinados tipos de documentos (facturas, contratos, etc.).
Legislación sectorial:
Cada sector tiene sus propias normativas en cuanto a la conservación de documentos (sanidad, banca, etc.).
Valor probatorio:
Los documentos pueden servir como prueba en caso de litigios, por lo que deben conservarse en adecuadamente.

3. Firma electrónica:

Validez legal:
La firma electrónica tiene la misma validez jurídica que la firma manuscrita, siempre que cumpla con los requisitos legales.
Ley de servicios de confianza:
Regula los aspectos técnicos y jurídicos de la firma electrónica.

4. Acceso a la información:

Derecho de acceso:
Los ciudadanos y las empresas tienen derecho a acceder a la información pública que les concierne.
Transparencia:
Las administraciones públicas deben garantizar la transparencia en la gestión de la información.

5. Propiedad intelectual:

Derechos de autor:
Es necesario respetar los derechos de autor sobre los documentos creados por terceros.
Secretos comerciales:
La información confidencial de la empresa debe protegerse.

6. Facturación electrónica:

Obligaciones fiscales:
La facturación electrónica está regulada por la legislación fiscal de cada país.
Formatos y procedimientos:
Se deben cumplir los requisitos establecidos para la emisión y conservación de facturas electrónicas.

¿Qué implicaciones tienen estos aspectos legales en la Gestión Documental?

El cumplimiento de la legalidad supone que la empresa, en su normativa, a de cumplir unas,

Políticas de privacidad de protección de datos:
La empresa elaborará unas políticas claras y concisas sobre la protección de datos personales de todas las personas que estén relacionadas con la misma (trabajadores, proveedores, clientes, etc.)
Gestión de consentimientos:
Implementará mecanismos para obtener y gestionar los consentimientos de los interesados.
Clasificación y etiquetado:
Tendrá una clasificación detallada de los documentos para facilitar su gestión y protección.
Control de acceso:
Establecerá restricción del acceso a los documentos sensible y establecerá listado con las personas autorizadas.
Auditorías:
Realizará auditorías periódicas para verificar el cumplimiento de las normativas legales.
Formación del personal:
Favorecerá la capacitación del personal en materia de protección de datos y gestión documental.

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Importancia de la trazabilidad en la gestión documental:

La trazabilidad en un sistema de gestión documental se refiere al "rastro" o "huella digital" que deja un documento en su camino. Permite saber quién lo creó, quién lo modificó, cuándo lo hizo y qué cambios se realizaron.

Es esencial para garantizar la transparencia, la seguridad y el cumplimiento normativo, ya que permite identificar quién realizó cada acción, cuándo se hizo y qué se cambió o accedió. Además, facilita la auditoría y la resolución de conflictos al proporcionar un historial claro y detallado del ciclo de vida de los documentos.

Algunos ejemplos: En sectores como el financiero, sanitario o farmacéutico, las leyes exigen mantener un registro claro de quién accede, modifica o distribuye documentos sensibles, como expedientes médicos o contratos.

Reto 5.5: Tod@s somos influencers

Si tienes pensado preparar oposiciones, te interesa ver este vídeo sobre Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la AGE.

Reto final unidad 5: Tod@s somos influencers

1. Imagina que trabajas en una empresa de Consultoría empresarial.

Plantea un infografía sobre los puntos principales que ha de establecerse en un SGD
Esta infografía sería la que utilizaría en las presentaciones con tus clientes, dónde posteriormente explicarías las ventajas de tener un Sistema de Gestión Documental (recoge todos los aspectos vistos en esta unidad).
Graba en vídeo dicha presentación, con tus explicaciones y las ventajas del SGD.
Súbela a YouTube en modo oculto y a tu sitio web en Wix.
Comparte enlace de tu sitio web con tu profe a través de Moodle.