UT 6: Hojas de cálculo, operaciones básicas

Introducción

Una hoja de cálculo es un programa informático que permite manipular y realizar cálculos complejos con datos numéricos almacenados en tablas. También permite automatizar tareas mediante el uso de fórmulas y macros, y crear gráficos como histogramas, curvas, cuadros de sectores, etc.

La hoja de cálculo es una herramienta multiuso que sirve tanto para actividades de oficina, que implican la organización de grandes cantidades de datos, como para niveles estratégicos y de toma de decisiones al crear representaciones gráficas de la información sintetizada.

Las más importantes compañías de software han desarrollado hojas de cálculo, que suelen incluirlas en los paquetes ofimáticos que ofrecen. Entre las principales hojas de cálculo se encuentran Microsoft Excel (Microsoft Office), Libre Office Calc (LibreOffice -The Document Foundation-), OpenCalc (OpenOffice -Apache-).

6.2 Operaciones básicas en una hoja de cálculo

Introducir datos en celdas

Excel permite introducir una gran variedad de información en sus celdas: números, texto, fechas, horas, fórmulas, hipervínculos, imágenes, etc.
Para pasar de una celda a otra, haremos uso de las teclas Tab o Enter. También podemos usar nuestro ratón.
Los números pueden ser: entero, con decimales, una fracción, etc.
Excel alinea de forma prederterminada a la derecha de la celda los números.
Si se desea que el valor introducido se tome como texto (por ejemplo, cuando se escriben símbolos y texto), hay que escribir delante una comilla simple. En este caso, Excel alineará el valor a la izquierda.
Si estamos en una celda y pulsamos con el botón derecho del ratón, obtendremos el siguiente desplegable donde veremos los distintos formatos que puede tener las celdas (cada celda podría tener un formato distinto si se quisiera):

Operaciones con columnas y filas

Las columna en Excel tienen un ancho predeterminado a 10,71 y las filas tienen un alto preestablecido de 12,75. Los usuarios puede cambiar estas medidas para ajustarlas a sus necesidades.

Establecer un ancho específico para una columna

1. Seleccione la columna o columnas que desea cambiar. Para ello, simplemente selecciona la-s letra-s correspondiente a la columna-s.

2. En la pestaña Inicio, grupo Celdas, haga clic en la opción Formato.

3. En Tamaño de celda, haga clic en Ancho de columna.

4. En el cuadro Ancho de columna, escriba el valor que desee.

5. Haga clic en Aceptar.

Insertar filas y columnas

1. Selecciona una celda

2. Pulsa el botón derecho del ratón y verás el siguiente desplegable

3. Pulsa "insertar"

(desde este desplegable

también podemos eliminar filas)

4. Ahora veremos otro desplegable

5. Marcamos "insertar toda una fila"

6. "Aceptar"

Portapapeles y pegado especial

Tenemos la posibilidad de duplicar o mover el contenido de las celdas mediante las opciones de Copiar y Pegar del Portapapeles.

Si se elige la opción Pegar, se copiarán: el contenido de la celda, el formato y los comentarios.
Para copiar solo alguna de las características: se deberá elegir la que corresponda del menú del botón Pegar, la opción Pegado especial.

6.1 Aspectos generales de Excel

Una hoja de cálculo es una aplicación que nos permite introducir datos en hojas cuadriculadas, con estructura de filas y columnas, para realizar operaciones con ellos y obtener, en un tiempo reducido, los resultados deseados.

Las más conocidas son Microsoft Office Excel, LibreOffice Calc y Google Sheets.

El libro de trabajo es un conjunto de hojas de cálculo agrupadas en un mismo archivo que, generalmente, encierra información relacionada con un tema determinado.

Los entornos de trabajo son similares entre las distintas aplicaciones, en nuestro caso nos centraremos en Excel.

Entorno de Trabajo

Nº de fila

Barra de desplazamiento

Barra de herramientas de acceso rápido

Barra de título

Grupos

Barra de fórmulas

Encabezados de columnas

Botón iniciador de cuadro de diálogo

Celda activa

Cinta de opciones

Hoja por defecto activa

Alineaciones

A la hora de presentar una información, puede ser crucial dar un formato sugerente a la hoja de cálculo.

Para ello nos vamos a Inicio / Alineación

Bordes

Podemos modificar los bordes de nuestra tabla en:

pestana Inicio / grupo Fuentes / Bordes

Rellenos

Podemos incluir relleno en:

pestana Inicio / grupo Fuentes / Colores

Autorelleno y series

La forma más sencilla para introducir datos repetidos o incrementados es utilizar la función Autorrelleno.

El autorrelleno más sencillo, es por ejemplo, completar días de la semana (lunes, martes,...), u orden numérico (1, 2, 3,...). Tan sólo hay que marcar la celda, poner el cursor en el extremo inferior derecha de la celda, hasta que aparezca una cruz, y arrastramos.

Otra forma, más completa de rellenar es:

Pestaña Inicio / grupo Modificar / Rellenar / Series

Así, podremos establecer el Autorrelleno como necesitemos

Vínculos e hipervínculos

Para obtener acceso rápido a información relacionada en otro archivo o en una página web, puede insertar un hipervínculo en una celda de la hoja de cálculo.

Para Vincular, siga estos pasos: (me trae la información desde la celda de origen)

En la celda escribimos = y pinchamos en la celda que queremos vincular, ya sea de la misma hoja, distinta, o incluso de otro archivo
Pulsamos Enter

Hipervincular a una ubicación específica: (archivo, pág. web, etc.) (nos lleva al destino del hipervínculo)

Se realiza a través de insertar hipervículo: pestaña Insertar / Hipervículo (en rojo)
Pulsamos a donde lo queremos vincular, puede ser bien:
- un archivo o página web
- un lugar de este documento
- crear nuevo documento
- o una dirección de correo
Completamos el campo Texto (es el texto que veremos después de hacer el hipervínculo) (en azul)
Completamos el campo Dirección (en azul)

Proteger celdas, hojas y libros

Para que otros usuarios no puedan ver, modificar ni borrar datos de nuestros documentos Excel, debemos protegerlos. Lo más aconsejable es asegurarlos mediante contraseñas.

Proteger y desproteger hoja

1. En el libro de Excel selecciona la hoja a proteger

2. Ve a la pestaña Revisar / grupo Cambios / botón "Proteger hoja"

3. Marca las opciones de la imagen de la derecha

4. Escribe la contraseña para desproteger. Confírmela.

Si en el punto 2 le damos a "Proteger libro", no podría escribirse en el libro completo.

Para Desproteger, hacemos los mismos pasos pero elegimos la opción Desproteger hoja/Desproteger libro.

Desproteger celdas para después proteger el resto de la hoja

Si queremos proteger la hoja pero dejar desbloqueadas algunas celdas para introducir datos, tendríamos que seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionamos las celdas que deseamos desproteger

2. A continuación, pulsamos sobre ellas al botón derecho del ratón. Veremos este desplegable:

100%20desproteger%20algunas%20celdas_edi

3. Pulsamos sobre la opción "Formato de celdas"

4. Veremos el desplegable de la derecha. Quitaremos la marca (haciendo clic sobre el cuadrado) a la opción "Bloqueada" que nos aparece por defecto.

5. Pulsamos el botón "Aceptar".

6. Bloqueamos la hoja y confirmamos como ya hemos aprendido: pestaña Revisar / grupo Cambios / botón "Proteger hoja"

100%20desproteger%20algunas%20celdas%202

Ocultar fila / columna / hoja

nos ponemos sobre la letra de la columna, o sobre el nº de fila (o sobre la pestaña de la hoja de cálculo)
pulsamos el botón derecho del ratón
pulsamos "ocultar"
para mostrar, tan sólo debemos seleccionar la anterior y posterior / botón derecho del ratón / "mostrar"

Inmovilizar filas y/o columnas

nos ponemos sobre la casilla que queremos inmovilizar, en nuestro ejemplo, sobre la B2
nos vamos a Vista / inmovilizar / inmovilizar paneles
ya queda fijado
si después queremos movilizar, tan sólo hay que pulsar "movilizar paneles"

Insertar comentario

Simplemente hay que ponerse encima de una celda, se pulsa con el botón derecho del ratón, y pulsamos sobre la opción de "insertar comentario".

6.3 Formatos condicionales y validación de datos

En Excel podemos resalta determinadas celdas que cumplan con unos requisitos (mediante "formato condicional") o bien podemos estableces restricciones de datos a la hora de introducir los datos (mediante "validación de datos"). Estas opciones son de gran utilidad.

Formato Condicional

Para aplicar Formato concional nos vamos a: pestaña Inicio / grupo Estilos / botón Formato Condicional

Os voy a explicar como funciona a través de un sencillo ejemplo que personalmente utilizo ;)

Para ello, imaginad que sois profesores-as y quereis resaltar las calificaciones suspensas con color rojo.

Para ello, seguiremos los siguientes pasos:

Marcamos las celdas a las que queremos aplicar el Formato Condicional
Nos vamos a: pestaña Inicio / grupo Estilos / botón Formato Condicional
Pulsamos sobre la opción "Nueva regla"

4. Nos saldrá este primer desplegable. Para nuestro ejemplo, nos interesa pulsar la línea 2:

"Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan..."

101%20Formato%20condicional%202_edited.j

101%20Formato%20condicional%205_edited.j

5. Pulsamos el botón "Formato" y veremos el desplegable de la derecha

6. Elegimos el estilo y color deseado, en mi caso, para las notas inferiores a 5, las quiero poner en color rojo y en negrita

7. Pulsamos el botón "Aceptar"

8. Ahora, los suspensos estan en negrita y rojo

101%20Formato%20condicional%206_edited.j

101%20Formato%20condicional%204_edited.j

Validación de Datos

Esta herramienta permite que no se introduzcan datos no deseados o incorrectos en una hoja. Siguiendo con el ejemplo anterior, impedidiría que se introdujesen calificaciones negativas o notas superiores a 10.

Para aplicar "Validación de Datos", seguiremos los siguientes pasos:

Selecciona las celdas a aplicar "Validación de Datos"
Ve a: pestaña Datos / grupo Herramientas de Datos / botón Validación de Datos / Validación datos

3. Ahora, veremos un desplegable como el de la derecha.

4. Cambiamos los campos a nuestra conveniencia. En mi caso:

Permitir: admito nº decimales
Los datos estarán comprendidos entre 0 como mínimo, y 10 como máximo

5. Pulsamos "Aceptar".

6. Así, si introduccimos un valor superior a 10 o inferior a 0, veríamos el siguiente mensaje:

6.4 Plantillas en Excel

Al igual que Word, Excel también dispone de plantillas, algunas gratuitas y otras no, listas para ser usadas. Para acceder a ellas, hay que ir a la siguiente dirección web: https://templates.office.com/es-ES/templates-for-Excel

6.5 Impresión de Hojas de cálculo

Puede imprimir hojas de cálculo y libros completos o secciones determinadas.

También puede imprimir un libro en un archivo PDF en lugar de en una impresora.

Imprimir varias hojas de cálculo a la vez

Seleccione las hojas de cálculo que desee imprimir.
Haga clic en archivo / Imprimir, o presione Ctrl + P
Haga clic en el botón Imprimir

Imprimir una tabla de Excel

Haga clic en una celda de la tabla para activar la tabla.
Haga clic en Archivo y después en Imprimir.
En Configuración, haga clic en la flecha situada junto a Imprimir hojas activas y seleccione "Imprimir Selección"
Haga clic en Imprimir.

6.6 Fórmulas esenciales utilizadas en Excel

A continuación, vamos a ver algunas de las fórmulas más utilizadas en Excel:

6.7 Gráficos en Excel

Los gráficos en Excel son muy utilizados ya que representan de forma visual los datos de una hoja de cálculo. Los valores de las celdas aparecen en formas de líneas, columnas, etc.

Si queremos insertar un gráfico a partir de unos datos que están en una tabla de Excel, iremos a:

Pestaña Insertar / grupo Gráfico