UT 5: Formación y promoción del personal

Introducción

La formación y desarrollo de los empleados ofrece al capital humano de la empresa la oportunidad de desarrollar sus capacidades para desempeñar mejor su función presente y futura. Esto aumenta la productividad, la motivación y, seguramente, los resultados obtenidos.

La formación de personal también se conoce a través de términos como reskilling y upskilling. El primero busca formar a un empleado para que ocupe un nuevo puesto dentro de la organización y el segundo, el upskilling, tiene como objetivo enseñar a un profesional nuevas habilidades que optimicen su desempeño. Los beneficios de implementar el reskilling y upskilling se equiparan con los genéricos de la formación.

Fuentes:

La Unión Europea destaca la importancia del desarrollo de upskilling y reskilling para la transición verde y la transición digital (Agenda 2030)

Upskilling y reskilling, reinventarse para las profesiones del futuro (y del presente)

Reskilling vs Upskilling en las empresas

Fuente: www.EstrategiayPersonas.com

5.1 La formación y desarrollo profesional en la empresa. (RA5, a, d)

Se ha demostrado, desde el punto de vista económico, que las empresas que invierten en formación de sus empleados son más competitivas en el mercado.

La empresa que cuenta con personas cualificadas y bien formadas podrán desenvolverse eficazmente en su tarea, con seguridad y superando dificultades imprevistas. Así, la formación empresarial es inversión y no gasto.

Mediante la formación, los trabajadores consiguen actualizar las competencias que ya poseen o adquieren nuevas competencias que les habilitan para ocuparse de otras tareas dentro de la empresa.

Detección de las necesidades de formación

Para detectar necesidadades de formación en la empresa se ha de comparar lo que se tiene que hacer en un puesto de trabajo concreto y lo que realmente sabe hacer el trabajador que lo ocupa.

La formación puede realizarse en 2 momentos:

Antes de que la necesidad exista. Por ejemplo si tenemos intención de incorporar nueva maquinaria o nuevos programas informáticos en la empresa.
Cuando la necesidad ya se ha creado. Por ejemplo la nueva maquinaria o el nuevo programa informático ya se ha introducido y se observa la necesidad de formar a los trabajadores en su uso.

La detección de las necesidades de formación en la empresa consiste analizar qué prioridades formativas se requieren en las organizaciones empresariales en orden a maximizar la productividad y la competitividad y sobre todo que se adapten a las innovaciones.

Existen varios procedimientos para detectar las necesidades de formación en la empresa:

La observación: La observación diaria de los empleados y las quejas de clientes o usuarios, el control de calidad interno, las peticiones de los propios empleados o las peticiones de los propios directivos.
Los grupos de formación: comités de trabajadores, supervisores..., reuniones con miembros de un departamento, etc.
Los cuestionarios: con sus respuestas se priorizan las necesidades formativas (contenido y a quién va dirigidas).
Entrevistas: con grupos de trabajadores.

Para que la formación sea efectiva, previo a cualquier plan de formación, se precisará de un análisis exhaustivo de la realidad empresarial.

1. Pregunta a las personas de tu entorno cuales son las necesidades de formación que detectan en su sector profesional:

indica 3 necesidades de formación
justifica los motivos
incluye tus conclusiones en tu porfolio personal

2. En tu opinión, señala 3 necesidades de formación que necesitarían el profesorado en general:

Justifica tus razones
Incluye tus conclusiones en tu porfolio personal

5.2 Plan de formación. (RA5, b, c)

Una vez que ya conoces las necesidades de formación que requieren los empleados de una empresa, se elaborará para ellos un plan de formación. Para elaborarlo, se deben marcar una serie de fases, estas son:

Diseño y creación del plan de formación.
Desarrollo y ejecución del plan de formación.
Evaluación del plan de formación.

El plan de formación es un documento donde se especificará:

a qué personal a quien va dirigido,
las acciones formativas concretas que se van a desarrollar,
el presupuesto con el que se cuenta,
los resultados esperados previstos y los resultados alcanzados,
la evaluación de dicho plan.

Objetivos

La técnica SMART es una ayuda eficaz para la elaboración, proceso y fijación de objetivos.
El significado de la palabra SMART, o MARTE (castellano) significa Medible, Alcanzable, Realista, Temporal y Específico.

Un acrónimo para las características de objetivos delegados bien definidos. Las letras significan:

S Específica.
M Medible.
A Alcanzable.
R Realista.
T Restringida por el tiempo.

Los objetivos deberán ser:

Específico: deben ser claros y concretos.
Medibles: los objetivos tienen que poder medirse para poder evaluar su consecución y analizar desviaciones.
Alcanzables: para evitar la frustración que supondría el no alcanzarlos nunca.
Realistas: el objetivo debe ser motivador, orientado a resultados concretos, tiene que ser un reto que obligue a luchar por él cada día.
Temporal y restringida en el tiempo: importante establecer horizontes temporales concretos para no quedarnos atrapados en objetivos que nunca se alcancen o que nunca lleguen a su fin.

Diseño y creación

Para ello:

se deben analizar las carencias
determinar las habilidades, las competencias y las actitudes que se necesitan para que el trabajo se desarrolle con efectividad
establecer los objetivos formativos, es decir, las capacidades que se deben desarrollar
concretar las acciones formativas, identificando el contenido, los destinatarios, la metodología y la temporalización.

Desarrollo y ejecución

El desarrollo, ejecución y duración del plan de formación depende de:

Acciones formativas de adaptación al puesto: son de forma colectiva. Su principal inconveniente es que no individualiza el trabajo para cada trabajador y en ocasiones no permite la aclaración. Se desarrolla principalmente en forma de cursos o jornadas de no muy larga duración.
Acciones formativas basadas en el desarrollo de la competencia: intercambio de experiencias o grupos de trabajo de comparación entre empresas. Estas acciones suelen ser de más larga duración.
Acciones Formativas individuales: Autoformación, educación a distancia o sistemas de enseñanza on line (e-learning). La duración será variable dependiendo del contenido formativo.
Formación continua (reciclaje).

Evaluación

La evaluación del plan de formación pretende medir la relación entre los objetivos planteados en el diseño y los logros conseguidos.

Los indicadores más utilizados para la medición del resultado son:

Satisfacción. Valora la acción formativa en cuanto a materiales utilizados, docentes, organización, utilidad.
Aprendizaje. Mide la asimilación de los contenidos de la acción formativa.
Transferibilidad. Mide la puesta en práctica en el puesto de trabajo de lo aprendido en la acción formativa.

Existe un indicador en la medición de los resultados de un plan formativo denominado ROI (retorno de la inversión), que mide su rentabilidad. Si la evaluación del plan de formación:

es positiva en cuanto a su eficacia, satisfacción y resultados económicos el plan habrá sido un éxito,
si por el contrario se observan resultados negativos se deberá plantear mejoras en el plan de formación.

¿Quiénes van a ser los agentes de la evaluación?.

La evaluación global de la formación ha de ser realizada por los responsables de RRHH o por la dirección de la empresa.
Las actividades formativas concretas han de ser evaluadas por los participantes de la formación, por los propios formadores y por el departamento de RRHH. Estas evaluaciones se realiza rellenando una encuesta (satisfacción del curso, su utilidad en el puesto de trabajo, metodología utilizada, documentación aportada, duración del curso, actuación del formador, etc.)

Presupuesto

El presupuesto de un plan de formación puede provenir de:

un presupuesto individual específico para este plan de formación
una parte del presupuesto del dpto. de recursos humanos.
cada dpto. de la empresa puede destinar una parte para formación.

Todo presupuesto empresarial destinado al plan de formación debe contener:

Costes directos, coste por ej., salario de formadores y consultores externos, desplazamientos, dietas...
Costes indirectos: tales como tareas administrativas.
Coste por acción formativa: nº días/horas de formación por empleado, número de participantes,...
Costes de las acciones formativas por departamento.
Costes de acciones formativas por nivel jerárquico.

De este modo es posible identificar y cuantificar los recursos destinados a cada ámbito y acción formativa. La finalidad será encontrar el equilibrio entre tres variables: calidad, tiempo y coste.

1. Diseña un plan de formación para el profesorado (con las necesidades detectadas en la pregunta anterior)

5.3 Métodos de desarrollo profesional. (RA5, f)

El desarrollo profesional ayuda a las personas a desarrollar sus capacidades y mejorar su desempeño. Entre los benefícios que proporciona podemos citar:

ayuda a incrementar el nivel de satisfacción de los empleados y por lo tanto a reducir el número de personas que dejan la organización.
proporciona igualdad de oportunidades, identifica a cada persona por sus méritos
permite a los empleados aprender mejores aspectos de su trabajo de modo que les ayuda a administrar su tiempo de manera eficiente
mejora la calidad de vida de los empleados
mejora las habilidades de los empleados que repercute en una mejora de la empresa

Aparte de la formación, otros métodos de desarrollo profesional son:

Rotación de tareas: Los empleados podrían ofrecerse como voluntarios para rotar roles con colegas en un turno o equipo, de forma que puedan poner en práctica algunas de esas nuevas habilidades.
Coaching: Empleados de alto nivel trabajan uno a uno con personas con menos experiencia. Se aprenden habilidades específicas de liderazgo y gestión de equipos.
Tutorías: Un gerente senior tutoriza el trabajo de un trabajador para ayudarle a desarrollar habilidades importantes para su trabajo.
Talleres y grupos de trabajo: Los empleados tienen la oportunidad de interactuar con compañeros y colegas de dentro y fuera de la organización.
Simulaciones o role play.
Conferencias.
Autoaprendizaje.
Plan de carrera: proyecto de formación para empleados, de manera que tengan la oportunidad de crecer profesionalmente dentro de la empresa.

El programa de desarrollo profesional se debe divulgar por toda la empresa. Hay diferentes formas: publicación de boletines, inclusión en el manual del empleado, inclusión en vídeos, presentaciones en vivo...

1. Imagina que trabajas para el Dpto. de RRHH de una empresa donde la mayor parte de sus trabajadores-as son de mediana edad (aprox. 45 - 50 años) y requieren formación en competencias digitales (en general). Ya han hecho cursos de formación, pero este colectivo señalan que siguen teniendo dudas en la utilización de las TIC en su día a día.

plantea alguno de los anteriores métodos de formación para este colectivo
justifica su elección
incluye tus conclusiones en tu porfolio digital

5.4 Gestión y organización de la formación. (RA5, e)

La formación en las empresas nace con las revoluciones industriales.

En la 2ª revolución industrial época conocida como Fordismo (Henry Ford) con su sistema de producción en cadena, se requería mano de obra cualificada, de modo que aparece la necesidad del formar a trabajadores, cualificación profesional que ha ido aumentando con el paso del tiempo.

La evolución tecnológica ha obligado a su actualización, que contribuye a mejora de la competitividad de las empresas, manteniendo los trabajadores sus puestos de trabajo.

El responsable de formación ha de actuar en base a dos criterios:

Ofrecer la formación a los trabajadores desde una perspectiva de desarrollo personal y profesional.
Ofrecer a la dirección un proyecto y forma de actuación coherente con los objetivos de la empresa.

Hoy en día te imaginarás que los responsables de formación en una empresa pueden incorporar al proceso de formación elementos tecnológicos que implican el aprendizaje on line, por intranet o internet con comunicación a web.

En este contexto de formación se produce la desaparición del formador y la aparición de múltiples mediadores (el formador reaparece como coordinador de éstos). Las dinámicas de grupo adquieren gran importancia al objeto de encontrar soluciones novedosas que redunden la formación hacia la productividad. También se sustituye el aula tradicional por un conjunto de recursos tales como la sede social, centros de I+D+I, hoteles o actividades al aire libre, espacios virtuales etc.

1. Reflexiona:

¿Hacia dónde debe ir encaminada la Educación para la sociedad de hoy?

Elabora un documento o podcast e inclúyelo en tu porfolio personal.

5.5 Programas de formación de las AAPP. (RA5, g)

Desde la perspectiva de las Administraciones Públicas, la formación profesional continua y el reciclaje profesional de todos los empleados públicos constituye una necesidad imprescindible en orden a conseguir sus objetivos permanentes de eficacia y de modernización.

La formación constituye un factor relevante para incrementar la productividad de cada empleado público y de la organización en su conjunto siendo este un objetivo esencial para alcanzar los niveles de competitividad a que debe aspirar un país como el nuestro, en el marco de la Unión Europea y en la dinámica de la globalización.

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5.6 Programas de evaluación del desempeño del puesto de trabajo. (RA5, g)

La evaluación del desempeño del puesto de trabajo es un proceso sistemático y periódico que sirve para estimar cuantitativa y cualitativamente el grado de eficacia y eficiencia de las personas en el desempeño de sus puestos de trabajo, mostrándoles sus puntos fuertes y débiles con el fin de ayudarles a mejorar.

Lo que se pretende con la evaluación del desempeño del puesto de trabajo es identificar los aspectos a mejorados para establecer planes de formación.

Los objetivos de la evaluación del desempeño son:

La mejora del desempeño laboral.
El establecimiento de una política de incentivos.
La movilidad de los trabajadores a puestos o cargos compatibles con sus conocimientos habilidades y destrezas.
La promoción de los empleados de la organización.
La detección de necesidades formativas en los trabajadores.

Para evaluar cómo responden las personas en sus puestos de trabajo, es necesario identificar las actividades y objetivos que cada persona desarrolla y cuyo desempeño será evaluado. Es imprescindible que, tanto por parte del evaluador, como por parte del evaluado, se conozcan los criterios cualitativos y cuantitativos, con los que serán medidos los resultados.

Se utilizan dos sistemas de evaluación del desempeño del puesto de trabajo:

Evaluación del Desempeño según las Actividades: se evalúa el nivel de cumplimiento de las distintas actividades.
Evaluación del Desempeño por Objetivos: se evalúa es el grado de consecución de los diferentes objetivos para cada puesto.

La evaluación del desempeño de cada trabajador suele ser realizada por su superior inmediato, quien utiliza como herramienta un cuestionario o evaluación redactada por el departamento de Recursos Humanos. Ésta se plasmará documentalmente y servirá para la toma de decisiones y la adopción de mejoras.

Factores a tener en cuenta en la evaluación del desempeño:

Calidad de trabajo: Evalúa la exactitud, seriedad, claridad y utilidad en las tareas encomendadas.
Cantidad de trabajo: Cumple los objetivos de trabajo, realiza un volumen aceptable de trabajo.
Conocimiento del puesto: Mide el grado de conocimiento y entendimiento del trabajo.
Iniciativa.
Relaciones con los compañeros: Busca u ofrece asistencia y consejo a los compañeros o en proyectos de equipo.
Relaciones con el supervisor: Informa al supervisor del progreso en el trabajo y de los problemas que puedan plantearse.
Relaciones con el público: Mantiene y mejora las relaciones con clientes, proveedores, poderes públicos, etc.
Dirección y desarrollo de los subordinados: Mantiene a los subordinados informados de las políticas y procedimientos de la empresa y procura su aplicación.
Puede trabajar independientemente.

1. Elabora:

Imagina que trabajas para una consultora de RRHH, te piden realices los siguientes trabajos,

Elabora guion de entrevista de evaluación del desempeño para los administrativos que atienden al público en el Ayuntamiento de tu localidad.
Elabora guion de entrevista de evaluación del desempeño para el profesorado de tu IES.
Incluye ambos cuestionario en tu porfolio personal.

5.7 Sistemas de evaluación e incentivos. (RA5, h, i)

Un plan de promoción que recoje los requisitos principales que deben cumplir los candidatos que aspiren a promocionar dentro de la organización empresarial. Todos los trabajadores de la empresa deben conocer su propio plan de carrera, es decir, los requisitos individuales necesarios para promocionar.

Planes de carrera:

Un plan de carrera es un proyecto de formación individual de un trabajador, cuyo propósito es trazar el curso de su carrera y desarrollo profesional dentro de la empresa de modo que este se ejecuta de manera conjunta.

A la hora de trazar un plan de carrera profesional, debemos distinguir:

Empresa: necesita contar con una plantilla más preparada que pueda adquirir mayor responsabilidad cuando llegue el momento.
Trabajador: quiere crecer profesionalmente para alcanzar puestos de jerarquía más alta dentro de la empresa.

Los elementos clave de un plan de carrera son:

Datos personales del trabajador-a
Nivel de estudios máximo alcanzado.
Puesto actual que desempeña en la empresa y detalle sobre sus funciones.
Posibles puestos a los que acceder mediante el plan de carrera profesional.
Número de años en los que ha formado parte de la compañía.
Competencias requeridas para alcanzar el nuevo puesto.
Programas formativos que debe incluir el plan de carrera profesional.
Objetivos fijados.
Resultados de la evaluación de desempeño.
Resumen de las fortalezas y debilidades detectadas (análisis DAFO del candidato, pulsa aquí) y como pueden solventarse (análisis CAME).

Por otra parte los sistemas de clasificación profesional podrán también no sólo establecer los ascensos sino instaurar una modificación al alza en la remuneración. Es lo que se denomina incentivos. A veces se aplican en función de la productividad y otras teniendo en cuenta elementos tales como la asistencia o la puntualidad.

Valoración de los puestos de trabajo.

La valoración de puestos de trabajo es un mecanismo que se implementa para diseñar la estructura organizacional y precisar el valor de cada trabajador. Además permite determinar el salario justo que le corresponde. Se trata de asociar un valor a un trabajo.

Para consolidar la estructura de la empresa, una forma eficaz para organizar a toda la plantilla es usar un organigrama empresarial. Diseñarás la estructura organizacional en unos pocos pasos; una herramienta que deja claro las funciones, tareas y responsabilidades y garantiza las decisiones de tu equipo.

Será necesario realizar una valoración de puestos de trabajo cuando se considere que existan diferencias importantes entre los salarios de los trabajadores pertenecientes a una misma clasificación profesional o cuando existan dificultades para establecer nuevos salarios tras la modificación de métodos de trabajo, utilización de nueva maquinaria etc.

La valoración de puestos debe comenzar con:

el análisis de puestos y el establecimiento de los salarios máximos y mínimos para cada grupo de tareas
posteriormente se comparan y agrupan los puestos en función de sus características o dificultades

Para saber más:

La promoción profesional

La promoción profesional de los trabajadores en su empresa puede basarse:

por criterios objetivos que previamente conocen los empleados: la antigüedad, la formación específica que se adapte al puesto al que se opta, una determinada cualificación profesional o en base a alguna habilidad especial del trabajador
por criterios subjetivos del empresario, quedando en este caso a la libre disposición del empleador la decisión de la promoción de los trabajadores . Esto no es lo deseable.

Por último, señalar que la promoción profesional vienen ligada al incremento de la calidad en el puesto de trabajo.

Incentivos y productividad

Los incentivos son primas salariales cuya finalidad es premiar al trabajador por alcanzar un alto rendimiento o productividad en su puesto de trabajo. Estos se otorgan en función de cantidad, tiempo u otras tareas productivas, o por bajo absentismo, baja siniestralidad laboral, etc.

El objetivo principal de los incentivos y de las empresas es el de alcanzar un nivel alto de motivación en los trabajadores para tener como resultado mejorar sus niveles de desempeño dentro de la empresa y así poder reducir los costes de mano de obra.

Los incentivos deben elegirse y estructurarse en base a las características de las tareas que desempeña cada grupo de trabajo dentro de las diferentes áreas de la organización.

Así distinguiremos:

Planes de incentivos por productividad: son adecuados para motivar a los trabajadores que tienen en sus manos la posibilidad de mejorar cuantitativamente la producción, como en el caso de la fuerza de ventas.
Planes de incentivos de mejora de la calidad: buscan mejorar la producción de forma cualitativa, es decir, mejorar la calidad del producto o la atención al cliente.

Para saber más https://retos-directivos.eae.es/cuales-son-los-mejores-incentivos-para-tus-empleados/

https://www.peoplefirst.blog/incentivos-laborales-en-grandes-companias/

1. Debate en clase:

¿Cómo motivarías a este grupo de trabajo?

5.8 Registro y archivos de la información y la documentación. (RA5, j)

Todos los elementos que intervienen en la formación deben ser registrados documentalmente para dejar constancia de su desarrollo y poder realizar un archivo con toda las acciones formativas realizadas, así como su evaluación y resultado.

Existen dos instrumentos documentales importantes para asegurar la calidad de la formación empresarial, estos son,

El pliego de condiciones es un documento que recoge las características de la acción formativa, es elaborado por el responsable de formación y debe contener:
- Objetivos de la acción formativa.
- Destinatario de la acción formativa.
- Contenido de la acción formativa.
- Organización y funcionamiento de la acción formativa.
- Financiación de la acción formativa.
- ¿Quieres ver un ejemplo?, pulsa https://www.forem.es/assets/files/Pliego_condiciones_F140029AA_Administracion.pdf
El dossier pedagógico es un documento que especifica las características técnicas de la acción formativa, su temporalización y metodología. Para ver un ejemplo https://interimgrouphr.com/blog/ejemplos-acciones-formativas/