UT7: Gestión documental ante la Administración Pública

RA 7. Realiza gestiones de obtención de información y presentación de documentos ante las Administraciones Públicas identificando los distintos tipos de registros públicos.

Contenidos de la UT

Gestión de la documentación ante la Administración Pública:

Los documentos en la Administración.
Los Archivos Públicos. Clasificación.
Los Registros Públicos.
El Derecho a la información y sus límites, atención y participación del ciudadano.
Relaciones telemáticas con la Administración Pública. Ventanilla única, páginas Web entre otras.

1. Los documentos de la Administración

Son el resultado de la actividad administrativa que llevan a cabo los órganos de la Administración en el ejercicio de las funciones y competencias que le encomiendan las normas.

Algunos ejemplos cercanos:

un certificado de los estudios realizados
la administración te comunica que debes formar parte de una mesa electoral

Soporte de los documentos administrativos.

Tradicionalmente, en papel.
La incorporación de las TIC ha hecho aparecer los medios informáticos y electrónicos y su empleo en la administración.

Garantías

El soporte o medio en el que se recoge un documento administrativo será válido siempre y cuando se garantice:

La recepción del documento por la persona interesada, quedando constancia de que se ha recibido.
La autenticidad del documento. Su contenido ha de ser verdadero, impidiendo su falsificación. Se puede garantizar la autenticidad mediante,
- el uso de sellos en documentos escritos
- el empleo de los certificados y firmas digitales.
La integridad del documento. Se mantendrá su unidad sin que puedan perderse o eliminarse alguna de sus partes.
La conservación del documento sin posibilidad de pérdidas, deterioros o su posible destrucción.

Confección de documentos administrativos

En ocasiones, resulta difícil leer un documento administrativo porque se utiliza un lenguaje un poco enrevesado. Se emplea una redacción administrativa y oficial, con un tono impersonal y muy formal. Pero se hacen siguiendo unos criterios de redacción que pretende dar al escrito objetividad.

En el documento administrativo aparecerá:

Deberá figurar encabezamiento con los siguientes datos:
- Título del documento: tipo de documento, su contenido y procedimiento administrativo del que forma parte.
- Número o clave asignado para la identificación del expediente en el que se integra el documento.

Cargo o puesto de trabajo del titular del órgano administrativo para la emisión del documento, así como el nombre y apellidos de la persona que firma el documento.

Lugar y fecha.

Identificación del destinatario del documento, expresándose nombre y apellidos si se trata de una persona física o la denominación social en los casos de personas jurídicas.

Fuentes:

2. Los archivos públicos. Clasificación

Las administraciones públicas generan y reciben una gran cantidad de documentación, por lo que, en cada unidad administrativa existe un registro general, en el que se hará la anotación de todos los documentos que se hayan recibido y de todos aquellos a los que haya que dar salida. Hoy en día este libro-registro es en soporte informático.

En cada entrada o salida de documentos se registra la siguiente información:

Número de entrada o salida.
Tipo de documento que entra o sale.
Fecha y hora de entrada o salida.
Remitente o personas interesadas o unidades administrativas destinatarias.
Breve referencia al contenido del documento.

Concepto de archivo

Conjunto de documentos reunidos que podrán ser utilizadas para información, investigación, fines culturales y la gestión administrativa.

Los documentos pueden aparecer agrupados en,

expedientes: conjunto de documentos que sirven para la resolución de un procedimiento administrativo,
dossier: conjunto de escritos e informaciones correspondientes a un asunto, materia o persona,
correspondencia: reflejo de las relaciones entre personas y unidades administrativas.

En la actualidad, el concepto de documento se ha ampliado más allá del papel, pudiendo incluir los siguientes tipos de soportes documentales:

Textuales: la información se transmite por escrito.
Informáticos: se emplean códigos informáticos para la transmisión y conservación de la información.
Gráficos: el mensaje se representa a través de íconos, formas, dibujos, signos y colores.
Digitales: se utilizan medios de almacenamiento digital u óptico como el CDRom y el DVD.
Sonoros: conservación de grabaciones sonoras en cintas, discos, etc.

Los archivos de la administración

En las AAPP existen varios tipos de archivos, según las funciones que cumpla cada uno de ellos.

Archivo de oficina: estarán los documentos recientes, mientras estén en tramitación o vayan a ser utilizados de manera constante. Se calcula un periodo de permanencia de unos cinco años.
Archivo central: son estudio de series documentales y donde estarán unos 15 años.
Archivo intermedio: tras perder su vigencia como consulta, los documentos deben ser valorados por si tienen valor o vigencia jurídica o administrativa. Si carecen de valor, deben ser eliminados en las tareas de expurgo.
Archivo histórico: cuando los documentos tiene valor jurídico, histórico o vigencia administrativa, se pondrán a disposición de los investigadores tras las tareas de control, clasificación, ordenación y conservación

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3. Los Registros Públicos.

El Registro Público, o las oficinas de registro, son los lugares que puede utilizar el ciudadano para,

presentar documentos (solicitudes, escritos y comunicaciones) dirigidos a las Administraciones Públicas, y
para registrar documentos que se envían al ciudadano, a entidades privadas o a la propia Administración.

Algunos ejemplos,

cuando naciste te inscribieron en un registro para darte un nombre,
si consideras la posibilidad de tener una empresa deberás realizar trámites en otro registro
igual pasará cuando tengas en propiedad una vivienda.

El recibo de presentación

Cuando el ciudadano presenta un documento en un registro administrativo, el personal de dicho registro, expedirá el correspondiente recibo o copia anotada cuya función es la de acreditar su presentación ante la Administración.
Este recibo de presentación debe emitirse en el mismo momento de la presentación de la documentación.
En el recibo de presentación aparecerá:
- lugar y la fecha de presentación, incluyendo la hora en que la presentación se produce
- identificación del remitente (ciudadano que firma la solicitud, escrito o comunicación)
- órgano destinatario y
- un extracto del contenido, escrito o comunicación.

Cuando dicho documento sea en soporte papel, puede servir como recibo una fotocopia del mismo sellada por el organismo oficial dónde entregó dicho documento. En este sello aparecerá la fecha y lugar de entrega.

Cuáles son las oficinas de registro

Los registros de cualquier órgano administrativo que pertenezca a la Administración General del Estado.
Los registros de cualquier órgano administrativo que pertenezca a las Administraciones de cualquier CCAA.
Los registros de las Entidades locales que hayan suscrito Convenio de «Ventanilla Única».
En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.
En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.
En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.

El Ministerio de Administraciones Públicas actualiza y publica la relación de las oficinas de registro dela Administración General del Estado y de sus Organismos públicos. Puedes ver la relación de registros aquí.

Fuente: https://www.parainmigrantes.info/que-es-un-registro-publico-843/

4. El Derecho a la información y sus límites, atención y participación del ciudadano

Cómo sabemos, la ciudadanía tiene derecho a recibir información acerca de los procedimientos en que sean personas interesadas (Real Decreto 208/ 1996).

Existen dos tipos de información administrativa:

Información administrativa general: se facilita dicha información a los ciudadanos, sin exigirles la demostración de interés particular alguno.
Información administrativa particular: esta información sólo podrá ser facilitada a las personas que tengan la condición de personas interesadas en cada procedimiento o a sus representantes legales.

Oficinas de información y atención a la ciudadanía.

Sus funciones son:

Atender a la ciudadanía en las peticiones de información de carácter general: por ejemplo, sobre los trámites que pueden realizarse en las diferentes unidades administrativas, su localización y horario de atención al público.
Información administrativa particular: a personas interesadas acerca de procedimientos administrativos que les afecten.
Atender personalmente a los ciudadanos-as: para dar orientación e informarles sobre los procedimientos y gestiones, trámites, requisitos y documentación necesaria en las solicitudes que deban presentar o para utilizar un servicio público, así como recibir y tramitar quejas, reclamaciones, iniciativas y sugerencias.

Algunos ejemplos:

Oficinas de información Administración General del Estado.png

Servicio atención ciudadanía Guardia Civil.png

Oficina municipal atención ciudadanía Málaga.png

El acceso a archivos y registros.

“Los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los documentos que, formando parte de un expediente, obren en los archivos administrativos, cualquiera que sea la forma de expresión, gráfica, sonora o en imagen o el tipo de soporte material en que figuren, siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos terminados en la fecha de la solicitud”.

Fuente: artículo 37.1 Ley 30/1992, de 26 de noviembre de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

Límites al derecho de información.

El derecho de acceso implica que se pueden obtener copias o certificados de los documentos que hayan sido consultados, pero el acceso debe ser autorizado por la administración que impondrá determinados límites a la información:

El acceso a los documentos que contengan datos referentes a la intimidad de las personas estará reservado a éstas.
Se podrá denegar el acceso cuando prevalezcan razones de interés público o por intereses de terceros más dignos de protección como son los menores.

El derecho de acceso no podrá ser ejercido con respecto a expedientes que contengan información sobre las actuaciones del Gobierno del Estado o de las Comunidades Autónomas, en el ejercicio de sus competencias constitucionales, información sobre la Defensa Nacional o la Seguridad del Estado, los tramitados para la investigación sobre delitos cuando pudiera ponerse en peligro la protección de los derechos y libertades de terceras personas, materias protegidas por el secreto comercial o industrial y los relativos a actuaciones administrativas derivadas de la política monetaria.

Participación ciudadana: quejas y sugerencias

Cuando la ciudadanía, bien sea a través de asociaciones o grupos sociales o a nivel particular, tiene alguna iniciativa o sugerencia que pretenda mejorar la manera de prestar los servicios públicos, se puede enviar un escrito a la administración para que organismos o unidades administrativas con las competencias atribuidas en esa materia las valoren y puedan ponerlas en práctica. Estos escritos pueden presentarse en forma de quejas y sugerencias.

La administración deberá crear una unidad administrativa responsable de la gestión de quejas y sugerencias. Sus funciones serán:

recoger las quejas y sugerencias y,
dar respuesta a los ciudadanos informándoles de las actuaciones realizadas y en su caso de las medidas adoptadas.

Los medios para hacer llegar a la Administración, las quejas y sugerencias pueden ser:

Presencial, en las oficinas de los organismos correspondientes.
Correo postal.
Telemático, incluyendo teléfono, correo electrónico e Internet.

Libro sugerencias y reclamaciones JJAA.png

Queja sugerencia ayuntamiento malaga.png

Una vez recibida la queja y/o sugerencia,

se deberá facilitar al interesado un justificante de su presentación a través del medio que éste haya indicado.
Las quejas y sugerencias realizadas presencialmente deberán estar suscritas en el correspondiente formulario facilitado por la administración o en cualquier documento escrito.
Las presentadas por correo electrónico e Internet deberán estar firmadas con firma electrónica de la persona interesada.
Las quejas y sugerencias anónimas (ya sean de manera presencial, escritas o telemáticas) no surtirán efectos de cara a la contestación a la persona interesada, aunque sí podrán ser tenidas en cuenta a efectos internos.

5. Relaciones telemáticas con la Administración Pública. Ventanilla única, páginas web entre otras

La Ley 39/2015, contempla el uso de medios electrónicos en todas las fases del procedimiento administrativo, desde la identificación y representación de los interesados hasta la preferencia por la notificación electrónica.

Las personas físicas podrán elegir en todo momento si se comunican con las Administraciones Públicas a través de medios electrónicos.
Las personas jurídicas estarán en todo caso obligadas a relacionarse a través de medios electrónicos.

A través de estos medios electrónicos, los documentos aportados por los interesados en un procedimiento administrativo podrán presentarse todos los días del año durante las 24 horas, en el registro electrónico que cada Administración. En caso de hacerlo de forma presencial, los documentos deberán ser digitalizados e incorporados al expediente electrónico.

Respecto a la notificación de los actos administrativos se practicará “preferentemente” por medios electrónicos, aunque en la práctica, sólo resultará de obligada utilización en los casos en los que el interesado resulte obligado a recibirlas por esa vía.

Ventanilla única (concepto):

El concepto "ventanilla única" hay que entenderlo desde el punto de vista del ciudadano, es decir como un punto en el que el ciudadano puede encontrar toda la información que necesita.
En España la ventanilla única, constituye el agrupamiento -en una sola instancia u organismo- de todos los trámites diferentes que el ciudadano debe realizar ante la Administración pública con un fin particular.
En el Reino Unido, recibe el nombre de One stop shop, aunque esta denominación se vinculaba en origen a los ayuntamientos o administraciones locales.
Las ventanillas únicas se crean para agilizar los pagos y los procedimientos oficiales en la consecución de permisos, acreditaciones, recursos, servicios o presentación de solicitudes, evitando que la ciudadanía tenga que ir físicamente a sitios distintos. Con ellas se evita pérdidas de tiempo.

Ventanilla única electrónica de la Junta de Andalucía y del Ayuntamiento de Málaga:

Ventanilla única ayuntamiento Málaga.png

Anything else? :)

Vamos a colaborar en realizar nuestras propias preguntas tipo test.

Os facilito el siguiente documento compartido del Drive para que podáis hacer vuestras propias aportaciones.

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1vCAl_a8nIoP1B-8CsRpx3-byWHLuje53vhN58fJkoJA/edit?usp=sharing

Colaboradores

Jose Manuel

Campoy Moreno

Ana Belén

Caro Arrabal

Profesores FP Administración

Junta de Andalucía