UT 9: Bases de Datos. Operaciones básicas.

Introducción

Las Bases de Datos tienen una gran relevancia a nivel personal, pero más si cabe, a nivel empresarial. En la actualidad, cualquier organización que se precie, por pequeña que sea, debe contar con una Base de Datos, pero para que sea todo lo efectiva que debe, no basta con tenerla: hay que saber cómo gestionarlas.

Las principales utilidades que ofrece una base de datos a la empresa son las siguientes:

Agrupar y almacenar todos los datos de la empresa en un único lugar.
Facilitar que se compartan los datos entre los diferentes miembros de la empresa.
Evitar la redundancia y mejorar la organización de la agenda.
Realizar una interlocución adecuada con los clientes.

Si una Base de Datos se gestiona adecuadamente, la organización podrá tener las siguientes ventajas:

aumentará su eficacia, los trabajos se realizarán con mayor rapidez y agilidad gracias a su simplificación,
podremos mejorar la seguridad de los datos que almacenamos, y
maximizaremos los tiempos y por tanto, se producirá una mejora en la productividad.

Como se suele decir, la información es poder, de modo que cuantos más datos tengamos y mejor los gestionemos, mayor será el nivel de competitividad de la compañía.

9.1 Aspectos generales y creación de tablas en Access

El paquete Microsoft Office incluye la aplicación Microsoft Access, con la que aprenderás a manejar bases de datos.

Una base de datos es un conjunto de información almacenada de forma ordenada.

Los elementos que componen una Base de Datos son:

Tabla: conjunto de datos distribuidos en filas y columnas, es la información utilizada para trabajar
Formulario: presentación de datos en la pantalla, permite introducir los datos facilmente
Informe: son datos extraidos de las tablas, pueden imprimirse en formato adecuado
Consulta: permite buscar datos de forma específica
Macro: secuencia de operación que se ejecutan en un solo paso
Módulo: aplicación que automatiza tareas en una base de datos (estan escritos en Visual Basic)

Diseño de una Base de Datos

Antes de crear una bases de datos, primero hay que diseñarlas porque las bases de datos en blanco no contienen tablas, ni formularios, etc.

Crear nuevas tablas en Access: pestaña Crear / grupo Tablas / Diseño de tabla

Al pulsar sobre esta opción nos aparece la siguiente ventana:

Desde aquí podremos crear la nueva tabla indicando:

Nombres de campo: Identifica y define a cada campo.
Tipo de datos de cada campo. Tenemos 10 tipos de campos disponibles:

Texto: o combinación texto+números. El tamaño del campo es hasta 255 caracteres.
Memo: Texto extenso de hasta 64.000 caracteres.
Número: Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.
Fecha/Hora
Moneda: Valores numéricos de moneda utilizados en cálculos matemáticos.
Autonumérico: Número secuencial (incrementado de 1 a 1). No se puede actualizar.
Si/No: Campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso,...)
Objeto OLE: imagen, documentos, hojas de cálculo,... vinculado en el campo.
Hipervínculo: dirección de hipervínculo (direcciones web, email, archivos, etc.)
Asistente para búsquedas: nos permite crear un campo de búsqueda.

Descripción: comentario que podemos añadir para describir el campo, finalidad,....
Propiedades de los campos.

Clave principal

Es aquella característica que se añade al campo de una tabla que me permiten identificar a los elementos o registros de una tabla. Es un campo único para cada registro. Por ej., si la tabla es un listado de coches podríamos definir la matrícula como clave principal, ya que la matrícula identifica a los automóviles y es un dato único para cada uno.

Para definir un campo como clave principal:

pestaña Diseño / grupo Herramientas / botón Clave principal

Cuando establezcamos a un campo como clave principal, nos aparecerá una llave a la izquierda.

NOTA: También podemos establecerla poniéndonos en la línea que queremos que sea la clave principal y le damos con el botón derecho de nuestro ratón. Así, nos aparece la opción de establecer ese campo como clave principal.

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Máscara de entrada

Sirve para facilitar la entrada de los datos mediante teclado. Le da el formato que se haya asignado mediante la máscara y además controla qué valores pueden ser introducidos.

Se puede elegir una máscara ya prediseñada o bien introducir una de modo manual.

Caracteres más utilizados a la hora de crear máscaras de entrada:

9.2 Relaciones entre tablas

Para que la base de datos funcione correctamente no basta con crear las distintas tablas que van a contener la información que deseamos almacenar en la misma. Estas tablas deberían estar relacionadas.

Así:

1º.- Plantearemos las distintas relaciones lógicas que se pueden encontrar

2º.- Posteriormente hay que implementar estas relaciones en Access.

Conozcamos qué tipos de relaciones podemos establecer:

Uno a uno: UN registro de una tabla está relacionado con UN único registro de otra tabla.

Ejemplo:

Tabla 1: nombrePersonas

Tabla 2: DNI-Personas

A una persona le corresponde un único nº de DNI y viceversa

Uno a varios: UN registro de una de ellas está relacionado con VARIOS registros de la otra

Ejemplo:

Tabla 1: Clientes

Tabla 2: Pedidos

Un cliente puede realizar varios pedidos

Varios a varios: UN registro de una tabla está relacionado con VARIOS registros de la otra y viceversa

Ejemplo:

Tabla 1: cuentasBancarias

Tabla 2: titularesCuentas

Cada cliente del banco posee varias cuents y en cada cuenta puede existir varios titulares

Cómo se hacen las relaciones en Access:

en Herramientas de la tabla / pestaña Diseño / grupo Relaciones / botón Relaciones

Añadiremos en la ventana que aparecen las tablas que deseamos relacionar. Podemos arrastrar las tablas desde el panel de exploración o usar el botón Mostrar tabla de la ficha Diseño.

Uno a uno: este tipo de relación se realizará uniendo dos campos, uno de cada tabla, que contendrán el mismo tipo de información (mismo tipo de datos y las mismas características).

Para realizar la unión física pulsamos con el ratón sobre uno de los campos y lo arrastramos hasta el otro. Al soltar el ratón nos aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Uno a varios: usamos el mismo método utilizado anteriormente. En esta ocasión, en el cuadro de diálogo Modificar relaciones aparece el tipo de relación Uno a varios.

Varios a varios: este tipo de relación no puede ser implementada directamente, debe existir una tabla intermedia que nos permita crear dos relaciones uno a varios. Esta tabla intermedia debe tener, al menos, 2 campos que contendrán el mismo tipo de información que las claves principales de las tablas que queremos relacionar, tendrán el mismo tipo de datos y las mismas características. Además estos 2 campos serán claves principales de la nueva tabla creada.

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Mediante este cuadro de diálogo podemos crear las relaciones. En este caso, al haber seleccionado dos campos que son únicos en su tabla, el tipo de relación será Uno a uno.

128_access_relaci%C3%83%C2%B3n_1_a_vario

En la práctica, ya verás que es más sencillo de lo que parece, realmente se trata de diseñarar las tablas que creamos necesarias para almacenar toda la información, y establecer las relaciones lógicas entre ellas.

9.3 Importar y exportar datos

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En Access existe una pestaña exclusiva para importar y exportar datos:

pestaña DATOS EXTERNOS / grupo Importar y vincular ; grupo Exportar

Esta aplicación es compatible con gran número de formatos: Excel, archivos de texto, archivos XML, etc.

9.4 Buscar, ordenar y filtrar información en Access

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Al igual que en Word y Excel, también tenemos las funciones buscar, ordenar y filtrar a la que podemos acceder del siguiente modo:

Buscar: pestaña Inicio / grupo Buscar / botón Buscar
Ordenar: pestaña Inicio / grupo Ordenar y filtrar / botón Ordenar Ascendente-Descendente
Filtrar: pestaña Inicio / grupo Ordenar y filtrar / botón Filtro