UT 2: Motivación y formación en los RRHH
Introducción
El principal reto en una organización es alcanzar los resultados deseados, con eficiencia, calidad e innovación, costes reducidos. En este contexto, la motivación laboral se convierte en el eje central por excelencia para alcanzar los resultados deseados de manera más eficiente. Es por tanto un valor intangible e imprescindible de manejar ya que nos conducirá a una mayor productividad de la empresa.
Dentro de los aspectos motivacionales para los trabajadores de la empresa se encuentra la promoción y crecimiento de los mismos dentro de la empresa. "El desarrollo profesional y personal constituye una motivación para la mayoría de las personas, por eso es importante incentivar espacios de entrenamiento técnico, capacitación gerencial y crecimiento personal en los empleados", estas son palabras de Doriana Faccini, directora de Human Dimensions International (HDI), firma especializada en consultoría organizacional.
2.1 La motivación laboral RA 2, a
El Departamento de Recursos Humanos debe promover y crear las estrategias que produzcan un clima de motivación así como también centrarse en el esfuerzo del reconocimiento, escucha activa y comunicación eficaz entre los objetivos de la empresa y el empleado. En ese mismo orden, RRHH debe lograr que las organizaciones vean a la motivación como un arma para alcanzar objetivos y metas.
En la Gestión de Recursos Humanos debe contemplarse que la motivación ocupa un lugar central en los procesos mediante los cuales las necesidades se transforman en metas y acciones.
Existen múltiples teorías que explican el comportamento de las personas en el puesto de trabajo, algunas de las principales son:
Teoría de Maslow:
Maslow formula en su teoría una jerarquía de necesidades humanas y defiende que conforme se satisfacen las necesidades más básicas (parte inferior de la pirámide), los seres humanos desarrollan necesidades y deseos más elevados (parte superior de la pirámide).
Teoría de Douglas McGregor: Teoría X y Teoría Y
Las teorías X e Y de McGregor definen dos estilos de dirección muy distintos:
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la teoría X se corresponde con un estilo de dirección autoritario, donde la dirección dicta las normas
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la teoría Y se corresponde con un estilo de dirección participativo, donde la dirección motiva a los trabajadores, les da confianza, formación y facilita su participación en la toma de decisiones
Teoría bifactorial de Herzberg
Herzberg en su libro «¿Cómo motiva usted a sus trabajadores?», habla de dos tipos de factores:
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Factores Higiénicos o ambientales: estos no producen motivación propiamente dicha pero cuya carencia genera insatisfacción en la plantilla. Entre ellos podemos citar:
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el ambiente físico de trabajo,
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el salario,
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la estabilidad laboral,
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seguridad,
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las relaciones correctas con los compañeros y jefes, etc.
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Factores Motivacionales: estos ayudan a trabajar más y mejor y guardan relación con el contenido del puesto y de la tarea realizada. Entre estos factores cabe citar:
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promoción dentro de la empresa,
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la posibilidad de desarrollo profesional,
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grado de responsabilidad en el trabajo.
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asumir objetivos y ser evaluado conforme a los mismos,
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reconocimiento, etcétera.
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Para explicar mejor esta teoría, existe una comparativa muy interesante entre las teorias de Maslow y Herzberg, se muestra en el siguiente gráfico:
Os dejo algunos vídeos explicativos de estas teorías:
Instrumentos que pueden mejorar la motivación de los trabajadores y colaboradores:
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Seleccionar a aquellas personas más adecuadas a los puestos de trabajo: si el trabajador no está capacitado, este se desmotivará al ver sus carencias, sentirá estrés, incluso aburrimiento.
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Acoger adecuadamente a los nuevos empleados: esto favorece el buen ambiente laboral.
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Mejora de ciertas condiciones laborales en el entorno de trabajo: iluminación, temperatura, equipos de trabajo, decoración, condiciones salariales, etc.
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Políticas de conciliación vida personal, laboral y familiar: horario flexible, posibilidad de reducciones en la jornada laboral, guarderías, excedencias, etc.
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Favorecer la participación de los trabajadores: dando más autonomía a los trabajadores.
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Reconocimiento de logros conseguidos y por el trabajo bien hecho: agradecimiento, felicitación por email, informe favorable, propuesta de ascenso, días de descanso extra, conseguir un bonus, etc.
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Formación: que le pueda permitir conseguir promociones y ascensos.
Se recomienda visualizar este fragmento de la película "amor sin escalas" donde podemos observar hasta que punto es importante la motivación en los trabajadores.
Por último, visualicemos estos vídeos de trabajadores de empresas españolas sobre algunos de los factores que pueden favorecer muy positivamente en la motivación de los trabajadores.
2.2 Formación de trabajadores RA2, a,b,c,d,e,f
Las empresas necesitan innovación, la cual implica más conocimiento, lo que genera una mayor necesidad de formación. La globalización de los mercados y la aparición de nuevas tecnologías exige a las empresas una inversión continua en el recurso más importante con el que cuentan: su capital humano.
La formación no solo incrementa la productividad de los trabajadores, sino que también aumenta su motivación, genera mayor confianza en la propia organización, favorece un sentimiento de adhesión y pertenencia a la empresa, disminuye la sensación de estancamiento profesional y aumenta los periodos de permanencia en la empresa (fidelización de trabajadores en la empresa).
El aprendizaje es un aspecto vital en cualquier empresa y se debe fomentar en cada departamento y entre todos los miembros del personal, ya sean directivos u operarios. Por tanto, en las empresas debe existir una cultura del aprendizaje, donde el desarrollo personal recibe el reconocimiento, el respeto y la recompensa que merece.
A continuación hablaremos de:
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planes de carrera
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planes de formación
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formación profesional para el empleo
Planes de carrera:
Un plan de carrera es un proyecto de formación individual de un trabajador, cuyo propósito es trazar el curso de su carrera y desarrollo profesional dentro de la empresa de modo que este se ejecuta de manera conjunta.
Así, a la hora de trazar un plan de carrera profesional, debemos distinguir:
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Por un lado, la empresa, cuyo interés en el plan de carrera consiste en contar con una plantilla más preparada que pueda adquirir mayor responsabilidad cuando llegue el momento.
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Por otro, el trabajador, que quiere crecer profesionalmente para alcanzar puestos de jerarquía más alta dentro de la empresa.
Los elementos clave de un plan de carrera son:
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Datos personales del trabajador-a
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Nivel de estudios máximo alcanzado.
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Puesto actual que desempeña en la empresa y detalle sobre sus funciones.
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Posibles puestos a los que acceder mediante el plan de carrera profesional.
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Número de años en los que ha formado parte de la compañía.
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Resumen de las fortalezas y debilidades detectadas (análisis DAFO del candidato, pulsa aquí) y como pueden solventarse (análisis CAME).
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Competencias requeridas para alcanzar el nuevo puesto.
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Programas formativos que debe incluir el plan de carrera profesional.
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Objetivos fijados.
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Resultados de la evaluación de desempeño.
Planes de formación
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Determinar cómo va a ser nuestra formación y calendario:
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Duración y horarios de la formación
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Modalidad en la que se impartirá: presencial, online, blended learning (semipresencial)…
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Contenidos teórico-prácticos específicos
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Número de alumnos
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tener en cuenta aspectos como la conciliación vida profesional y personal de los trabajadores.
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Comunicación: la empresa debe comunicar primero el plan de formación a la Representación Legal de los Trabajadores (en caso de que exista) y después a los propios trabajadores.
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Seguimiento: en este proceso podemos establecer las correcciones oportunas para volver a re-elaborar un nuevo plan de formación..
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Evaluación del plan de formación: el dpto. de RRHH debe hacer un autoanálisis en un doble sentido,
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evaluando el propio plan: cómo se han llevado a cabo las fases de diseño y puesta en marcha
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evaluando los resultados obtenidos después de desarrollar el plan:
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si se han cumplido objetivos
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si ha los trabajadores han aprendido conocimientos para su aplicación en el entorno laboral
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si la inversión económica realizada por la empresa se ha visto recompensada con la mejora y aplicación de la formación a la cadena de valor de la empresa…
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Un plan de formación es un documento que recoge todas aquellas acciones formativas que permitirán a una empresa tener un equipo competitivo que contribuya a la mejora de la productividad de la empresa. El plan de formación ofrece a los trabajadores las herramientas necesarias para desarrollar sus conocimientos y habilidades, de forma que las pondrán poner en práctica para beneficio de la empresa. La clave del éxito, como siempre, está en invertir en las personas pues ellas son y serán el principal activo del negocio.
Para diseñar un correcto plan de formación, es necesario tener en cuenta las siguientes fases:
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Analizar las necesidades de formación de los trabajadores de la empresa, hay que adecuar nuestras acciones formativas a las necesidades detectadas.
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Todos los miembros de una organización han de estar integrados en el plan de formación, pero deben establecerse prioridades, y es bueno empezar por ellos-as.
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Establecer acciones formativas útliles que aporten nuevos conocimientos y desarrolle actitudes y habilidades acordes a cada puesto de trabajo, de modo que se cumplan los objetivos y expectativas de la empresa y de los empleados.
Formación profesional para el empleo:
La formación profesional para el empleo son un conjunto de acciones que tiene como finalidad impulsar y extender entre las empresas, los trabajadores ocupados y los desempleados una formación que responda a sus necesidades favoreciendo el aprendizaje permanente en un mercado de trabajo basado en el conocimiento, el cual hay que actualizar.
- Modalidades de formación
La formación puede ser impartida de distintas formas,
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Presencial en el puesto de trabajo
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Presencial fuera del puesto de trabajo (mediante la contratación de empresa especializada)
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Teleformación, formación no presencial que se realiza a través de internet
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Formación mixta o "Blended Learning", se trata de una combinación de formación presencial y online
- Tipos de formación que existen
Se destaca:
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Formación de demanda (formación bonificada): las empresas disponen de ayudas económicas para formar a sus trabajadores. Son los créditos de formación (% de la cuantía aportada a la Seguridad Social). Este crédito se renueva cada año, de forma que si la empresa no hace uso del crédito para formar a trabajadores en ese año, este se pierde.
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Acciones formativas de las empresas. Las empresas planifican la formación para sus trabajadores y esta se dará:
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directamente por parte de la empresa
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la empresa la contrata para que la realicen centros especializados
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Permisos individuales de formación. La empresa autoriza a los trabajadores a que cursen sus estudios en un centro donde les puedan ofrecerles una acreditación oficial (se incluyen títulos y certificados de profesionalidad) durante parte de su jornada laboral.
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Formación de oferta (formación subvencionada): entre ellas destacamos,
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Cursos o planes de formación, dirigida a trabajadores empleados
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Acciones formativas, dirigidas a personas desempleadas
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2.3 Gestión del expediente personal de los trabajadores RA2, g,h,i,j
En el departamento de RRHH es habitual consultar información de los trabajadores de la empresa para el correcto desempeño de distintas tareas. Para ello, es preciso conservar documentación de cada uno de los trabajadores, también por imposición legal. Esta documentación de cada trabajador constituye el archivo laboral de nuestra empresa.
Se suele conservar en papel y/o formato digital un expediente por trabajador.
Este expediente contendrá, entre otros, los siguientes documentos:
Otros documentos relacionados con la actualización de expedientes:
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Contrato/s de trabajo, modificaciones y prorrogas
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Alta/s y Baja/s del trabajador
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Documento retenciones IRPF (modelo 145 AEAT)
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Nóminas (normalmente se guardan en formato digital)
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Excedencias y permisos
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Fechas de disfrute de vacaciones
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Cambios en la situación familiar y personal: matrimonio, nacimiento de hijos, mayores dependientes...
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Documentación vinculada a situaciones de incapacidad temporal (bajas, maternidad,...)
El volumen del expediente puede variar mucho dependiendo, por ejemplo, de si el trabajador es fijo o eventual, en cuyo caso podría tener distintos contratos, solo uno de ellos vigente. También podría producirse un cambio de las condiciones de un trabajador indefinido, una modificación de contrato.
¿Qué podemos hacer para que gestionar los expedientes de personal nos cueste lo menos posible?
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Automatizar (por software) la clasificación y referenciación de los documentos.
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Eliminar los costes de archivado físico, búsqueda y re-archivado, digitalizando los documentos y facilitando el acceso es concurrente y en tiempo real, a través de un repositorio común.
Conservación de la documentación
Por Ley, se establecen distintos periodos para la conservación de la documentación del Dpto. de RRHH,
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Legislación laboral: las empresas deben archivar y conservar durante mínimo de 4 años los siguientes documentos,
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Documentos de afiliación de los trabajadores a la Seguridad Social
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Partes de altas, bajas y variación de datos de inscrición en la Seguridad Social
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Documento de afiliación a Mutuas para la protección de accidentes y enfermedades profesionales
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Nóminas
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Boletines de cotización a la Seguridad Social
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Legislación fiscal: mínimo 4 años a contar desde la liquidación de los impuestos
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Código de comercio: mínimo 6 años a contar desde la fecha de cierre del ejercicio contable
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Otras administraciones: estos plazos son superiores a la empresa se le ha concedido subvenciones relacionadas directamente con los salarios (por ejemplo, subvenciones del Fondo Social Europeo para la realización de cursos de formación, o bien subvenciones para favorecer la creación de empleo).
Expurgo de la documentación
Se refiere a la destrucción física de documentos que hayan perdido valor administrativo u histórico. Dicha destrucción debe garantizar la imposibilidad de reconstruir los documentos para mantener la confidencialidad de los datos. En muchos casos, esta labor es realizada por empresas especializadas.
Documentos de la incorporación del trabajador-a
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CV (curriculum vitae)
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Carta de presentación
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Ficha con los datos personales
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Certificado titularidad de cuenta bancaria
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Resultado de las pruebas de selección
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Resultado del examen médico
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Copia de títulos (formación)
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Copias del contrato de trabajo
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Copia de la tarjeta sanitaria NUSS y DNI
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Informe de Vida Laboral
Documentos de formación y desarrollo del trabajador-a
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Cursos de formación realizados
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Certificados de profesionalidad
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Informes sobre "Evaluación del desempeño"
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Sanciones y amonestaciones
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Informe de absentismo laboral
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Documentos de finalización de contratos / finiquitos
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Carta de renuncia del trabajador (si hubiera)
Anything else? :)
Se recomienda la lectura del siguiente artículo del blog de Pedro Rojas "Reclutamiento 2.0 – Innovación, ventajas y desventajas en RR.HH.": https://pedrorojas.es/reclutamiento-20-innovacion-ventajas-desventajas-en-rrhh/
VIDEOS EXPLICATIVOS
En el siguiente vídeo, una trabajadora de la empresa Iberdrola explica cómo motiva y forma su empresa a los trabajadores
