UT 6: Documentos Escritos de comunicación empresarial
Introducción
La comunicación es esencial en cualquier tipo de actividad organizada. En la era digital, la globalización en las relaciones económicas hace imprescindibles interacciones a una gran velocidad, de forma que la comunicación en la empresa adquiere una importancia mucho más relevante.
Es importante saber comunicarnos por escrito de forma clara y eficaz, especialmente dentro de una organización empresarial. Un escrito eficaz puede contribuir a optimizar el proceso de toma de decisiones alcanzando así los objetivos de la empresa.
A continuación, vamos a ampliar estos temas relacionados con los documentos escritos empresariales
6.1 Comunicación escrita: modelos (RA 3, e)
Gracias al desarrollo de internet, las comunicaciones escritas en las empresas están siendo sustituidas por el correo electrónico, tanto en el ámbito interno como externo.
Las empresas generan mucha documentación escrita, por ej.
1. Correspondencia Comercial: Cartas comerciales
2. Textos de organización interna:
Por ej. dirigidos a trabajadores, accionistas, miembros de sindicatos…
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Aviso o anuncio: documento breve que trata de informar a un gran número de destinatarios.
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Memorándum: documento interno dirigido a los trabajadores que se usa para transmitir órdenes, exponer temas, exponer recomendaciones.
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Informe: documento más extenso que se elabora a petición de alguien. Aparece una exposición detallada y ordenada de unos hechos o actividades.
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Convocatoria: documento escrito por el que se cita a 1 o varias personas a participar en una acto. Ej. reunión, junta de accionistas, asamblea…
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Acta: documento resumen de lo acontecido en una reunión y de las posibles votaciones y acuerdos que se hayan tomado. Quien lo redacta es el secretario. Se utiliza estilo impersonal, siguiendo el orden cronológico de los hechos.
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Memoria de actividades: documento que emiten las empresas en la que incluyen datos de contenido muy diverso.
3. Textos relacionados con la Administración Pública, entre ellas:
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Autorización: documento por el que una persona autoriza a otra para hacer, en su nombre, un trámite o resolver un asunto.
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Solicitud/instancia: documento por el cual se solicita algo a la Administración Pública.
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Oficio: documento básico de comunicación dentro de la Administración Pública para comunicarse entre sus distintas entidades y con particulares. La finalidad es informar o avisar de algún hecho que les afecte.
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Alegaciones: declaración para dejar constancia de una serie de circunstancias, hechos o aportación de documentos en un procedimiento.
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Queja: documento para exponer hechos de los cuales la administración es responsable.
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Denuncia: documento mediante el cual el emisor pone en conocimiento de un organismo público unos hechos que podrán ser una infracción.
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Recursos: documento dirigido a una institución pública reclamando la modificación de una resolución administrativa.
4. Otros documentos de comunicación externa:
Aparte de las cartas, existen otros documentos importantes de comunicación externa, estos son
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Saluda: bienvenida a una persona o entidad
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Tarjeta de invitación: texto breve para invitar a un acto que celebre la empresa.
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Comunicaciones de prensa: documento dirigido a los medios de comunicación para anunciar algo de interés periodístico. Un comunicado de prensa puede anunciar muchos tipos de noticias: eventos, promociones, nuevos productos/servicios, datos financieros, nombramientos, etc.
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Certificado: documento mediante el que da fe o se certifica algún asunto. Se utiliza en la Administración Pública y empresas privadas.
Reto 1
Pregunta de estilo Socrático,
¿en qué ocasiones has visto los documentos que vamos a ver en esta UT (empresas ámbito andaluz)?
Reto 2
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El alumnado traerá a clase ejemplos de cartas comerciales de empresas andaluzas que pudieran tener en casa o bien obtenidas desde internet.
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Comentamos en clase los distintos documentos, su fin y utilidad.
6.2 Carta comercial y Correo electrónico (e-mail) (RA 3, c,d,e,f,h)
a) Carta comercial:
Es el principal documento de comunicación externa de la empresa. Las cartas se pueden dirigir a otras empresas, particulares, clientes, trabajadores, proveedores, etc.
La redacción de una carta debe ser cuidada de manera que el lector tenga la impresión que ha sido escrita exclusivamente para él. De lo contrario, tiene muchas posibilidades de ser desatendida y terminará en la papelera sin haber sido leída.
La estructura de la carta comercial se compone básicamente de 3 partes: encabezamiento, cuerpo y cierre (ver imagen).
Además, tendremos en cuenta las siguientes recomendaciones:
¿Sientes pánico a la hora de escribir una carta?
Don't panic!.
Es muy sencillo, en estos vídeos se explica de forma muy sencilla :)
A continuación, tenéis enlaces con ejemplos concretos:
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Cartas comerciales - ejemplos estilos, pulsa aquí
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Cartas comerciales - ejemplos, pulsa aquí
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Carta reclamación o queja, pulsa aquí
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Carta reclamación, lo que nunca debes hacer, pulsa aquí
Se recomienda la visualización del vídeo de Teresa Baró sobre comunicación no verbal en la escritura:
b) Correo electrónico - email:
El correo electrónico es más sencillo que la carta comercial, requiere menos formalidades. Las partes que la componen son:
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Dirección del destinatario: puede guardarse en una agenda de correo.
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Dirección del remitente: no hace falta incluir la dirección de correo de quien lo envía porque ya aparecerá automáticamente. Se puede incluir un membrete.
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Fecha: tampoco es necesario ponerla pues el día que se envía queda incorporado al propio mensaje.
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Saludo y despedida: se puede utilizar las fórmulas habituales de la correspondencia convencional, pero evitando formalidades.
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Mensaje: el contenido del email será breve y conciso. Ten en cuenta que es un poco más complicado la lectura en una pantalla.
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Tipo de letra: la más sencilla posible, tamaño entre 10 y 12 puntos.
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Firma: pon junto a la firma electrónica/logotipo ciertos datos de nuestra empresa (telf..., fax, pág. web).
Fuente: Instituto Emprende
Canal YouTube https://www.youtube.com/channel/UCrENMAQSm1Ak8a3qSCf9aAA
Normas para el uso del correo electrónico en los negocios:
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Ser cautos con el exceso de recursos como exceso de colores, gráficos, sonidos o los archivos adjuntos. Un email muy extenso puede bloquear el correo electrónico de algunos usuarios.
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Conviene utilizar programas para la confección de textos de uso generalizado para evitar incompatibilidad de sistemas.
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Cuidar el lenguaje que se vaya a emplear, mantener siempre las buenas maneras y la corrección gramatical.
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Evitar abreviaturas y jergas que se utilizan con frecuencia en los mensajes entre particulares.
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El mensaje ha de ser claro y sencillo, sin caer en un lenguaje tipo telegrama o lenguaje excesivamente extenso.
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Preparar un buzón que permita el envío de respuestas inmediata en forma de acuse de recibo. Esto ofrece buena imagen a la empresa.
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Preparar una respuesta automática para los casos en que la empresa permanece inactiva (vacaciones u otra causa) que impida responder al correo y atender a la persona que contacta con nosotros.
Reto 1
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Hacer una carpeta en Drive donde se guardarán los documentos que se realizarán en clase,
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cartas comerciales, de reclamación, de pedido, ...
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emails dirigidos a empresas
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enlazar dicha carpeta a vuestro porfolio digital en Wix
Reto 2
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Revisar los distintos textos escritos en este apartado enfocándonos en la importancia de los signos de puntuación
6.3 Textos de organización interna (RA 3, c,d,e,f,h)
1. Aviso o anuncio:
Documento breve que trata de informar a un gran número de destinatarios. Para ver ejemplo pulsa aquí
2. Memorándum:
Documento interno dirigido a los trabajadores que se usa para transmitir órdenes, exponer temas, exponer recomendaciones. Para ver ejemplo pulsa aquí
3. Informe:
Documento más extenso que se elabora a petición de alguien. Aparece una exposición detallada y ordenada de unos hechos o actividades. Para ver ejemplo pulsa aquí
4. Convocatoria:
Documento escrito por el que se cita a 1 o varias personas a participar en una acto. Ej. reunión, junta de accionistas, asamblea…Para ver ejemplo pulsa aquí
5. Acta:
Documento resumen de lo acontecido en una reunión y de las posibles votaciones y acuerdos que se hayan tomado. Quien lo redacta es el secretario. Se utiliza estilo impersonal, siguiendo el orden cronológico de los hechos. Para ver ejemplo pulsa aquí
6. Memoria de actividades:
Documento que emiten las empresas en la que incluyen datos de contenido muy diverso. Para ver ejemplo pulsa aquí
Reto 1
-
Hacer una carpeta en Drive donde se guardarán los documentos que se realizarán en clase,
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aviso, memorándum, informe, convocatoria, acta, memoria de actividades
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-
enlazar dicha carpeta a vuestro porfolio digital en Wix
Reto 2
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Crear plantilla tipo para cada modelo visto
6.4 Textos relacionados con la Administración Pública (RA 3, c,d,e,f,h)
1. Autorización:
Documento por el que una persona autoriza a otra para hacer, en su nombre, un trámite o resolver un asunto. Para ver ejemplo pulsa aquí
2. Solicitud/instancia:
Documento por el cual se solicita algo a la Administración Pública. Para ver ejemplo pulsa aquí
3. Oficio:
Documento básico de comunicación dentro de la Administración Pública para comunicarse entre sus distintas entidades y con particulares. La finalidad es informar o avisar de algún hecho que les afecte. Para ver ejemplo pulsa aquí
Ejemplo Sede Electrónica Instancia General
Fuente: Ayuntamiento de Logroño
4. Alegaciones:
Declaración para dejar constancia de una serie de circunstancias, hechos o aportación de documentos en un procedimiento. Para ver ejemplo pulsa aquí
5. Queja:
Documento para exponer hechos de los cuales la administración es responsable. Para ver ejemplo pulsa aquí
6. Denuncia:
Documento mediante el cual el emisor pone en conocimiento de un organismo público unos hechos que podrán ser una infracción. Para ver ejemplo pulsa aquí
Reto 1
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Hacer una carpeta en Drive donde se guardarán los documentos que se realizarán en clase,
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autorización, instancia, oficio, alegaciones, queja, renuncia
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enlazar dicha carpeta a vuestro porfolio digital en Wix
Reto 2
-
Crear plantilla tipo para cada modelo visto
6.5 Otros documentos de comunicación externa (RA 3, c,d,e,f,h)
1. Saluda:
Bienvenida a una persona o entidad. Para ver ejemplo pulsa aquí
2. Tarjeta de invitación:
Texto breve para invitar a un acto que celebre la empresa. Para ver ejemplo pulsa aquí
3. Comunicado de prensa:
Documento dirigido a los medios de comunicación para anunciar algo de interés periodístico. Un comunicado de prensa puede anunciar muchos tipos de noticias: eventos, promociones, nuevos productos/servicios, datos financieros, nombramientos, etc. Para ver ejemplo pulsa aquí
4. Certificado:
Documento mediante el que da fe o se certifica algún asunto. Se utiliza en la Administración Pública y empresas privadas. Para ver ejemplo pulsa aquí
A modo de resumen, os dejo el siguiente vídeo que he elaborado con la App para móvil y para Android Quik.
Reto 1
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Hacer una carpeta en Drive donde se guardarán los documentos que se realizarán en clase,
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saluda, comunicado de prensa, invitación, certificado
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enlazar dicha carpeta a vuestro porfolio digital en Wix
Reto 2
-
Crear plantilla tipo para cada modelo visto
Anything else? :)
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No te preocupes! Utiliza arText, es fácil y gratuito
ARTEXT: Un sistema automático de ayuda a la redacción de textos especializados
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Está enfocado a la redacción en castellano. Por ejemplo, una reclamación, informe, alegación, carta de presentación, solicitud, requerimiento, o un documento dirigido a la ciudadanía.
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Está dirigido a estudiantes, profesionales y ciudadanos que deban redactar textos destinados a la AAPP.
VIDEOS EXPLICATIVOS,
de tu profe Belén ;)
Pregunta 1
Pregunta 2, a (cartas)
Pregunta 2, b (email)
Pregunta 3
Pregunta 4
Pregunta 5