UT 10: Bases de Datos. Operaciones avanzadas.

Introducción

El desarrollo tecnológico está llevando a las empresas a personalizar sus ofertas, combinando las ventajas de la producción artesana con las de las modernas tecnologías, generando productos y servicios ajustados a las necesidades concretas que alcanzan, incluso, un nivel individual. Y esa personalización sólo es posible si se dispone de información particular acerca de cada individuo. Y como sabemos, esta información la podemos obtener de las Bases de Datos de clientes.

Gracias a ella, será posible pensar en los clientes actuales o potenciales como individuos con necesidades y preferencias únicas, y utilizar técnicas de marketing uno-a-uno para llegar a cada uno de ellos. De esta forma, la información y su forma de gestionarla se han convertido en uno de los activos de mayor valor de una organización. Quien posee y controla la información, podrá tomar decisiones con mayor exactitud que el resto, adquiriendo una ventaja competitiva sobre el resto de empresas del mismo sector.

10.1 Consultas:

a) Consultas con asistente

Una de las tareas más habituales que necesitamos es realizar consultas y seleccionar la información deseada.

Para ello accedemos a la ficha:

pestaña Crear / grupo Consultas / botón Asistente para consulta

Seguimos los siguientes pasos:

Seleccionamos el Asistente para consultas sencillas / pulsamos el botón "aceptar"
Seleccionamos los campos que necesitamos / pulsamos "siguiente"
Marcamos “consulta de detalle” / pulsamos "siguiente"
Abrimos la consulta para ver información / pulsamos "finalizar"

b) Consultas de selección

Ejemplo ejercicio 1, parte 1

Consultas de selección y de actualización

c) Consultas de actualización

d) Consulta de datos anexados

Este tipo de consultas permite añadir nuevos campos a una tabla.

Pasos a seguir:

En un campo vacío de la consulta se escribe el nombre del nuevo campo
A continuación se pone :
Después se pone los campos que vamos a añadir [entre corchetes]

Ejemplo:

IMPORTE BRUTO: [cantidad]*[precio]

Ejemplo ejercicio 1, parte 2

Anexar

Ejemplo ejercicio 1, parte 3

Ejemplo ejercicio 1, parte 4

10.2 Formularios con asistente

Los formularios son unos objetos de la base de datos que nos permiten acceder a la información almacenada en las tablas. Los podremos utilizar para escribir, modificar, eliminar, buscar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Son como ventanas por las que los usuarios visualizan y acceden a las bases de datos.

Para ello accedemos a:

pestaña Crear / grupo Formularios / Asistente para formulario

Describiremos los pasos:

1º.- En este primer paso elegimos la tabla y a continuación los campos que deseamos incluir en el formulario (seleccionando los campos que nos interesen pasándolos a la lista de la derecha usando los botones con forma de flecha que están entre ambas listas). Podemos seleccionar datos de más de una consulta o tabla.

Cuando hayamos elegido todos los campos que deseemos pulsamos al botón Siguiente

2º.- Sólo aparecerá esta pantalla si hemos seleccionado campos de más de una tabla o consulta. Indicaremos cómo deseamos ver los datos en el formulario. Elegimos la opción deseada (ej. columnas), pulsamos "Siguiente".

3º.- Elegimos la distribución de los datos en el formulario. "Siguiente".

4º.- Elegimos el estilo que deseamos aplicar al formulario. "Siguiente".

5º.- Escribimos el nombre para el formulario. Si hemos elegido campos de varias tablas o consultas aparecerán dos objetos: formulario y subformulario.

6º.- Pulsamos finalizar y, si hemos dejado marcada la opción Abrir el formulario para ver o introducir información, visualizaremos el formulario resultante. Además este formulario se habrá guardado en el panel de exploración con el nombre que le hayamos indicado.

Diseño del formulario

Esta es una vista que tenemos disponible para trabajar con los formularios ya creados. Accedemos a ella si abrimos un formulario y acudimos a pestaña Inicio / Ver. Desde esta vista podemos hacer modificaciones en el diseño del formulario.

Vista presentación

Esta es una vista que tenemos disponible para hacer modificaciones en los formularios ya creados. Accedemos a ella si abrimos un formulario y acudimos a pestaña Inicio / Ver.

10.3 Informes con asistente

Un informe es un objeto de la base de datos que se utiliza para mostrar, imprimir o exportar los datos (pero no se pueden modificar).

Se pueden hacer informes tanto de tablas como de consultas.

Para ello, nos vamos a:

pestaña Crear / grupo Informes / botón Asistente para informes.

Describimos ahora los pasos de este asistente:

1º.- Elegimos la tabla sobre la que trabajaremos. A continuación señalamos los campos que deseamos incluir en el informe. Debemos seleccionar los campos que nos interesen pasándolos a la lista de la derecha usando los botones con forma de flecha que están entre ambas listas. Pulsamos al botón "Siguiente".

2º.- Este paso sólo aparecerá si hemos seleccionado campos de más de una tabla o consulta. Indicaremos cómo deseamos ver los datos en el informe. Elegimos la opción deseada y continuamos con el paso "Siguiente".

3º.- En este paso podemos agregar algún nivel de agrupamiento. "Siguiente".

4º.- En este paso podemos indicar algún criterio de ordenación. "Siguiente".

5º.- Elegimos la distribución de los datos en el informe y la orientación de la hoja. "Siguiente".

6º.- Elegimos el estilo que deseamos aplicar al informe. "Siguiente".

7º.- Por último escribimos el nombre para el informe. Pulsamos "finalizar" y, si hemos dejado marcada la opción "Vista previa del informe", visualizaremos el informe resultante.

Vista presentación

Esta es una vista que tenemos disponible para hacer modificaciones en los informes ya creados. Accedemos a ella a través de la pestaña Inicio / Ver.

Vista preliminar

Esta es una vista que tenemos disponible para visualizar e imprimir los informes ya creados. Accedemos a ella a través de la pestaña Inicio / Ver.

10.4 LibreOffice Base

Base es una interfaz de base de datos de escritorio con todas las funciones. Base proporciona asistentes para ayudar a los usuarios que son nuevos en el diseño de bases de datos (o simplemente nuevos en Base) para crear tablas, consultas, formularios e informes, y se suministra con un conjunto de definiciones de tablas predefinidas para el seguimiento de activos, clientes, facturas, etc.

Además, se integra perfectamente con otras aplicaciones de la suite LibreOffice.

Es muy similar a Access, que ya conocemos.

Se recomienda visualizar este vídeo del canal de YouTube de la Universidad de Valencia