RA3, OPI: Gestión de sistemas de archivos
Introducción
En la era digital, la información es un recurso valioso y saber cómo organizarla, almacenarla y encontrarla eficientemente es clave para la productividad.
La gestión de archivos implica el uso de estrategias para organizar documentos digitales y físicos de manera que sean accesibles y seguros.
Por otro lado, la búsqueda de información requiere habilidades para encontrar datos fiables y relevantes en diferentes fuentes, como bases de datos, internet y archivos físicos.
RA3.2. Descarga e instalación de aplicaciones, programas y utilidades a través de la web
Descarga e instalación de software en la web
Hoy en día, descargar e instalar programas desde Internet es una práctica común, pero es fundamental hacerlo de manera segura para evitar riesgos como malware o software no deseado.
Fuentes confiables para descargar software
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Sitios oficiales: Siempre es recomendable descargar aplicaciones desde la web oficial del desarrollador.
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Repositorios seguros: Plataformas como Ninite permiten instalar múltiples programas de forma automática y segura.
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Webs especializadas: Existen sitios confiables que ofrecen software gratuito y seguro, como Xataka y Computer Hoy.
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Pasos para una instalación segura
Verificar
fuentes
Asegurarse que el sitio web es legítimo
(no es fraude).
Leer condiciones antes de instalar
Revisar los permisos y condiciones antes de instalar cualquier programa.
Utilizar herramientas de seguridad
Tener un antivirus actualizado.
Actualizar regularmente
Mantener los programas actualizados para mejorar la seguridad y el rendimiento.
Reto 2
Instalación de un software práctico para la gestión administrativa
Objetivo: Descargar e instalar un programa útil para administración y analizar su funcionamiento.
Ejemplo de software:
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Ninite para instalar múltiples programas sin publicidad no deseada.
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LibreOffice como alternativa gratuita a Microsoft Office.
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I Love PDF, múltiples usos.
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CapCut: edición de vídeos, etc.
Pasos:
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Cada alumno elige uno de los programas y sigue el proceso de descarga e instalación.
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Explora las funciones clave del programa
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Expón tu experiencia, desafíos encontrados y soluciones aplicadas.
RA3.1. Internet y navegadores: Utilidad de los navegadores.
Internet es una red global de computadoras interconectadas que permite el acceso y el intercambio de información en todo el mundo.
Conceptos clave sobre Internet:
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Historia y evolución: Internet nació en la década de 1960 como un proyecto militar en EE.UU. y se expandió hasta convertirse en una red mundial utilizada por millones de personas.
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Funcionamiento: Se basa en protocolos como TCP/IP, que permiten la comunicación entre dispositivos conectados a la red.
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Servicios en Internet: Incluye navegación web, correo electrónico, almacenamiento en la nube, redes sociales y transmisión de datos.
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Direcciones IP y dominios: Cada dispositivo conectado a Internet tiene una dirección IP única, y los dominios (como www.ejemplo.com) permiten acceder a sitios web de forma más amigable.
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¿Para qué sirven los navegadores web?
Los navegadores web son herramientas esenciales que permiten a los usuarios acceder y explorar contenido en Internet.
Funcionan interpretando código HTML, CSS y JavaScript para mostrar páginas web de manera visualmente atractiva y funcional.
De esta forma, los navegadores web son el puente entre los usuarios y la información en línea. Sin ellos, acceder a contenido digital sería prácticamente imposible
Principales usos de los navegadores
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Acceso a la información: Facilitan la consulta de noticias, artículos, recursos educativos y multimedia.
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Navegación eficiente: Permiten organizar el contenido mediante marcadores, pestañas y funciones de búsqueda avanzada.
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Compras en línea: Ayudan a buscar productos, comparar precios y realizar transacciones seguras.
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Acceso a servicios en la nube: Permiten el uso de almacenamiento en la nube y aplicaciones colaborativas desde cualquier dispositivo
Entre los navegadores más conocidos, y que seguro ya conoces, podemos citar:
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Google Chrome: Rápido y compatible con múltiples extensiones.
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Safari: Exclusivo de Apple, con gran eficiencia en el consumo de energía.
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Microsoft Edge: Integrado en Windows, optimizado para rendimiento y seguridad.
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Mozilla Firefox: Destacado por su enfoque en la privacidad y la personalización.
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Opera: Reconocido por su VPN integrada y herramientas avanzadas.
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DuckDuckGo: No almacena información personal de los usuarios.
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Reto 1
Pregunta estilo Socrático e intercambio de ideas,
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¿Cuál es tu navegador favorito?
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¿Cuáles son la razones que te han llevado a utilizarlo en tu día a día?
RA3.3. Herramientas Web 2.0: blogs, wikis, servicios de alojamientos de vídeos e imágenes y redes sociales, entre otros.
Las herramientas Web 2.0 han revolucionado la forma en que interactuamos en línea, permitiendo la creación, colaboración y compartición de contenido de manera dinámica.
Aquí tienes un resumen de los principales tipos de herramientas:
1. Blogs
Los blogs son plataformas donde los usuarios pueden publicar contenido de manera periódica. Son utilizados para compartir información, reflexiones y noticias. Ejemplos populares incluyen WordPress, Blogger y Wix.
2. Wikis
Los wikis permiten la edición colaborativa de contenido, facilitando la construcción de conocimiento de manera colectiva. Wikipedia es el ejemplo más conocido, pero existen herramientas como Wikispaces y PBworks para uso educativo y empresarial.
3. Servicios de alojamiento de vídeos e imágenes
Estas plataformas permiten almacenar y compartir contenido multimedia. Algunos ejemplos incluyen:
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YouTube y Vimeo para vídeos.
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Flickr y Google Photos para imágenes.
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Canva y Genially para diseño gráfico interactivo.
4. Redes sociales
Las redes sociales han transformado la comunicación y el marketing digital. Algunas de las más utilizadas son:
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Facebook y Twitter para interacción social y noticias.
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LinkedIn para networking profesional.
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Instagram y TikTok para contenido visual y tendencias.
5. Otras herramientas Web 2.0
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Foros y comunidades: Espacios de discusión como Reddit y Quora.
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Marcadores sociales: Plataformas como Diigo y Pocket para guardar y compartir enlaces.
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Presentaciones interactivas: Herramientas como Prezi y Slideshare para compartir contenido visual.
Reto 3
Utiliza una plantilla de Wix para crear tu porfolio personal. Incluye:
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1ª hoja: sobre mí
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2ª hoja: ¿por qué estoy estudiando 1º curso de AF /AD?
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3ª hoja. algunos de mis trabajos en este curso
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Incluye pie de página con autoría y licencia Creative Commons que consideres oportuna.
Tipos de licencias Creative Commons: puedes verlas en: https://creativecommons.org/licenses/?lang=es_ES
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RA3.4. Compresión y descompresión de archivos.
¿Qué es la compresión de archivos?
La compresión de archivos es el proceso de reducir el tamaño de un archivo mediante algoritmos que eliminan datos redundantes o los representan de manera más eficiente. Esto permite ahorrar espacio en el disco y acelerar la transferencia de archivos.
Tipos de compresión
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Compresión sin pérdida: Reduce el tamaño del archivo sin eliminar información, permitiendo su restauración exacta.
Ejemplo: formatos ZIP, PNG y FLAC. -
Compresión con pérdida: Reduce el tamaño eliminando datos menos relevantes, lo que puede afectar la calidad.
Ejemplo: formatos JPEG, MP3 y MP4.
Comprimir en Windows:
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Seleccionamos los archivos y carpetas desde el explorador de archivos de Windows.
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"Clic derecho" con el ratón sobre uno de ellos y a seleccionamos la opción "Enviar a, Carpeta comprimida (en zip)".
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Aparecerá una carpeta comprimida con el nombre en modo edición para que nombremos la carpeta comprimida como más nos guste.
¿Qué es la descompresión de archivos?
La descompresión es el proceso inverso, en el que un archivo comprimido se restaura a su estado original para su uso.
Formatos de archivos comprimidos más comunes:
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ZIP: Formato ampliamente utilizado en Windows y macOS.
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RAR: Ofrece mayor nivel de compresión, pero requiere software específico como WinRAR.
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7z: Formato de alta compresión con soporte para múltiples algoritmos.
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TAR.GZ: Común en sistemas Linux para empaquetar y comprimir archivos.
Descomprimir en Windows:
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Guardar el archivo comprimido en nuestro equipo.
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Clic derecho de ratón sobre él y seleccionamos la opción "Extraer todo".
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Nos abrirá una ventana en la que se nos solicita que indiquemos la ruta exacta donde lo queremos descomprimir y donde podemos indicar si queremos que se abra la carpeta de destino automáticamente cuando finalice el proceso.
Reto 4
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Crea una carpeta ZIP dónde incluyas varios documentos.
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Después, descomprímela.
Nota: crear una carpeta ZIP es muy interesante sobre todo cuando tenemos que enviar documentos por email y queremos que no pese el archivo demasiado.
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RA3.5. Buscadores de información.
¿Qué es un buscador de información?
Un buscador de información es una plataforma que permite a los usuarios encontrar contenido en Internet mediante palabras clave. Utiliza algoritmos para rastrear, indexar y clasificar páginas web según su relevancia.
Tipos de buscadores
1. Buscadores generales: Motores de búsqueda que indexan una gran cantidad de páginas web.
Ejemplos:
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Google: El más utilizado a nivel mundial, con algoritmos avanzados de búsqueda.
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Bing: Ofrece integración con herramientas de Microsoft y búsqueda visual mejorada.
2. Buscadores especializados: Enfocados en sectores específicos, como:
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PubMed (medicina y salud).
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Google Scholar o Google académico (investigación académica).
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Wolfram Alpha (cálculos y datos científicos).
3. Metabuscadores: No tienen base de datos propia, sino que consultan múltiples buscadores a la vez. Ejemplo: DuckDuckGo.
4. Buscadores privados: Protegen la privacidad del usuario y no almacenan datos de búsqueda.
Ejemplo: Startpage, ofrece resultados de Google sin rastreo.
¿Cómo mejorar la busqueda de información?
Para ello, es fundamental aplicar estrategias que optimicen los resultados y reduzcan el tiempo de búsqueda.
Aquí tienes algunas técnicas detalladas con ejemplos:
1. Uso de palabras clave precisas
Ejemplo: En lugar de buscar "mejorar la productividad en el trabajo", usa "técnicas de productividad laboral". Esto reduce resultados irrelevantes.
2. Uso de operadores de búsqueda
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site: para buscar dentro de un sitio web específico. Ej.: site:bbc.com cambio climático (solo mostrará resultados de BBC).
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intitle: para encontrar páginas con palabras clave en el título. Ej.: intitle:"gestión administrativa" (solo mostrará páginas con ese título).
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filetype: para buscar documentos específicos. Ejemplo: filetype:pdf gestión de archivos (solo mostrará archivos PDF).
3. Uso de búsqueda avanzada
Google y otros buscadores ofrecen filtros avanzados:
Ejemplo: En Google, puedes filtrar por fecha, idioma y tipo de contenido para encontrar información más actualizada.
4. Evaluación de fuentes
No toda la información en Internet es fiable.
Para verificar la credibilidad:
Ejemplo: Comparar información en sitios oficiales como universidades, organismos gubernamentales o medios reconocidos.
5. Búsqueda en más de un idioma
Muchas investigaciones están en inglés, por lo que traducir términos puede ampliar los resultados:
Ejemplo: Buscar "digital marketing trends" en lugar de "tendencias de marketing digital" para obtener estudios internacionales.
6. Uso de metabuscadores
Los metabuscadores consultan múltiples motores de búsqueda a la vez:
Ejemplo: DuckDuckGo y Startpage ofrecen resultados sin rastreo de datos.
Reto 5.1: Planificación de un viaje
Situación: Un estudiante quiere recorrer España en tren.
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Búsqueda eficiente: mejores rutas en tren por España site:renfe.com.
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Comparar pases de transporte en Eurail o Omio.
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Buscar información sobre descuentos para estudiantes o grupos.
Reto 5.2: Búsqueda de restaurantes locales
Situación: Un viajero quiere probar la comida típica de México.
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Búsqueda eficiente: mejores restaurantes de comida mexicana en Ciudad de México
site:yelp.com.
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Buscar recomendaciones en Google Maps con fotos de platos típicos.
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Explorar blogs gastronómicos con reseñas de restaurantes.
RA3.6. Importación/exportación de la información.
¿Qué es la importación y exportación de información?
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Importación:
Es el proceso de traer datos desde una fuente externa a un sistema o aplicación.
Se usa para integrar información nueva sin necesidad de ingresarla manualmente. -
Exportación:
Es el proceso de extraer datos de un sistema para utilizarlos en otro formato o aplicación.
Ejemplos de importación y exportación
1. Hojas de cálculo:
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Importar datos desde un archivo CSV a Excel.
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Exportar una tabla de Excel a formato PDF o CSV.
2. Bases de datos:
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Importar registros desde un archivo SQL a una base de datos MySQL.
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Exportar datos de una base de datos para su análisis en otro software.
3. Software administrativo:
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Importar facturas en formato XML a un sistema contable.
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Exportar reportes financieros desde un ERP a Excel.
4. Plataformas digitales:
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Importar contactos desde un archivo CSV a Gmail.
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Exportar publicaciones de un blog a otro CMS.
Herramientas para importar y exportar información
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Microsoft Excel: Permite importar datos desde CSV, TXT y bases de datos.
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Google Sheets: Facilita la importación desde fuentes en línea y la exportación a múltiples formatos.
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MySQL y PostgreSQL: Bases de datos que permiten importar y exportar registros en SQL.
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Canva y Genially: Exportan diseños en formatos PDF, PNG y HTML interactivo.
Reto 6: Creación de un catálogo interactivo.
Objetivo: Exportar documentos para compartir información de forma efectiva.
Pasos:
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Los alumnos diseñan un catálogo de productos o servicios en Canva.
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Exportan el catálogo en formatos PDF y PNG para evaluar cuál es mejor según su objetivo comercial.
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En tu opinión, ¿Cuál es el formato adecuado?
RA3.7. Técnicas de archivo.
Las técnicas de archivo digital e informático permiten organizar, almacenar y recuperar información de manera eficiente en entornos digitales. Son esenciales para la gestión documental en empresas y organizaciones.
Fin del archivo
La conservación de documentos,
los cuales han de estar bien ordenados y clasificados, garantizando así la eficacia de una búsqueda rápida
Función del archivo
Ser un centro activo de información.
Esto quiere decir que han de relacionarse los nuevos documentos con los ya archivados.
Organización de archivos
No se mezclen mezclar unos documentos con otros.
Debe separarse los documentos que se utilizan continuamente de otros que, se utilizan de vez en cuando, y de los que casi no se utilizan.
Algunas recomendaciones:
1. Organización: Para mantener un sistema de archivos ordenado, se recomienda,
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Estructura de carpetas con jerarquía: ha de ser clara y con nombres descriptivos.
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Nomenclatura coherente: como Factura_2025_ClienteX.pdf.
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Establecer etiquetas y metadatos: para facilitar la búsqueda.
2. Métodos de almacenamiento.
-
Discos duros y SSD: Almacenamiento local con acceso rápido.
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Servidores y almacenamiento en la nube: Plataformas como Google Drive, OneDrive y Dropbox permiten acceso remoto y la colaboración entre los trabajadores de un mismo equipo.
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Bases de datos: Uso de SQL y NoSQL para gestionar grandes volúmenes de información.
3. Seguridad y protección de archivos.
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Copias de seguridad: Implementar backups automáticos en discos externos o la nube.
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Cifrado de datos: Proteger archivos sensibles con herramientas como BitLocker o VeraCrypt.
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Control de acceso: Definir permisos para evitar modificaciones no autorizadas.
4. Recuperación y gestión de archivos.
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Uso de Software de gestión documental: Por ejemplo, herramientas como SharePoint facilitan la organización.
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Uso de búsqueda avanzada: Uso de operadores en Windows (kind:document) o en Google Drive.
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Tener distintas versiones de archivos: Mantener registros de los cambios realizados para evitar pérdida de información.
RA3.8. El archivo informático. Gestión documental.
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental es el conjunto de prácticas, normas y tecnologías utilizadas para administrar los documentos en una organización. Esto incluye tanto los documentos recibidos como los creados internamente. Es esencial para mantener la integridad, accesibilidad y eficiencia de la información en una organización.
¿Qué es un Sistema de Gestión Documental?
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Un Sistema de Gestión Documental es una solución que permite almacenar, organizar y gestionar digitalmente los documentos de una organización.
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Funciona como un sistema centralizado que reemplaza el uso de archivos físicos y promueve la digitalización de los documentos, facilitando su acceso y búsqueda.
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Además, ofrece funcionalidades como control de versiones, flujos de trabajo, colaboración en tiempo real, seguimiento de cambios y gestión de permisos de acceso.
De esta forma, un Sistema de Gestión Documental permite a los empleados organizar los archivos para:
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Garantizar que el personal pueda encontrar inmediatamente los documentos que necesita en tiempo real.
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Proteger la seguridad y la confidencialidad con derechos de acceso, cifrado y otras garantías.
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Sustituir las tareas manuales repetitivas por flujos de trabajo automatizados.
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Crear procesos más sostenibles que no dependan del papel.
El proceso de gestión documental requiere de los siguientes pasos:
Preparación
Los documentos físicos se clasifican y ordenan antes de ser escaneados.
Tecnologías utilizadas en el proceso de gestión documental:
Escáneres
Dispositivos especializados para capturar imágenes de documentos.
Software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
Convierte las imágenes escaneadas en texto
Reconocimiento Inteligente de Documentos (IDR)
Aplica inteligencia artificial para reconocer y clasificar los documentos
Sistemas de gestión de documentos (SGD)
Organiza y almacena los archivos digitales
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"Real Decreto 1708/2011 - Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la AGE"
Colaboradores
Jose Manuel
Campoy Moreno
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Ana Belén
Caro Arrabal
Profesores FP Administración
Junta de Andalucía
