UT 5: Comunicación Escrita en el ámbito empresarial

Introducción

Vivimos en un mundo empresarial globalizado. Las empresas necesitan que sus empleados tengan suficientes habilidades y competencias comunicativas escritas a la hora de ser contratados. Así se mantendrán comunicaciones escritas óptimas con compañeros, proveedores, clientes…, favoreciéndose la resolución de posibles conflictos empresariales y, por tanto, mejorando su competitividad.

Un escrito eficaz puede contribuir a optimizar el proceso de toma de decisiones alcanzando así los objetivos de la empresa.

A continuación, vamos a ampliar estos temas relacionados con la comunicación escrita en la empresa.

5.1 La comunicación escrita en la empresa: normas (RA 3, d)

La base para una redacción eficaz dentro de la empresa es la claridad de ideas. La gramática y el estilo tienen mucha importancia, pero las ideas lo son aún más. Un documento bien redactado es aquel que deja claro el mensaje principal.

Por tanto, a la hora de hacer un escrito deberemos tener claro los siguientes principios básicos:

El propósito
A quien va dirigido
Qué pretendemos conseguir con el mismo

Una empresa puede necesitar hacer escritos por distintas razones:

Aclarar puntos importantes sobre el negocio
Sugerir o intentar convencer de que otros hagan algo
Solicitar alguna cosa
Informar a otras personas sobre nuestras acciones, etc.

Por tanto, es esencial indicar de la forma más clara posible las razones por la que escribimos dicho escrito. Recordemos que la comunicación escrita tiene el inconveniente de que no hay retroalimentación inmediata.

Las características fundamentales que deben presentar dichos escritos son:

El papel que se suele utilizar es DIN A4, medida similar en e-mail.
Los documentos suelen tener 3 párrafos, así su lectura es más sencilla:
- encabezado
- cuerpo
- pie
Tipo de letra, suele utilizarse:
- Arial, Calibri, Times New Roman
- Helvetica: muy usada en Facebook y Twitter
Márgenes:
- izquierdo y superior: 4 cm
- derecho e inferior: 3 cm
Interlineado: desde sencillo hasta 1,5
Tamaño de letra: 11 ó 12 puntos
Color: negro o azul oscuro.

Usar lenguaje formal, sencillo y directo, sin usar palabras rebuscadas o muy técnicas. Es conveniente usar oraciones cortas. Evitar ambigüedades, confusiones o imagen negativa.
Estructura del texto: debe parecerse a un artículo de prensa (planteamiento, desarrollo, conclusiones). Primero la información más importante y después información menor...
Para economizar esfuerzos suele utilizarse plantillas de documentos que se reutilizaran.
Hacer un esquema: esto nos puede ayudar a redactar un documento y a la larga nos ahorrará tiempo.
Utilizar lenguaje no sexista, la utilización de los dos géneros evita ofender al lector.

Reto 1

Recopila documentos escritos diversos de empresas andaluzas o bien localiza escritos de empresas andaluzas a través de la web.

Comprueba si en ellos se tiene en cuenta las normas básicas establecidas señaladas en esta pregunta
A tu juicio, ¿la empresa transmite su mensaje adecuadamente a sus clientes?

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Fuente https://es.slideshare.net/ChristianJavierVaneg/errores-de-ortografa-y-redaccin-en-los-avisos

5.2 Estilos de redacción (RA 3, c, e)

Existen técnicas básicas que pueden usarse para realizar un escrito efectivo:

la idea principal a de aparecer al principio del escrito
la idea ha de explicarse de forma muy clara
en el resto de párrafos se desarrollará esa idea principal,
- aclarándola y explicándola

Podemos diferenciar 5 estilos distintos en función del trato o confianza,

Muy formal: cuando el destinatario es considerado de rango superior al remitente. Ej. Excelentísimo Sr. Martínez.
Educado: es neutral pero bastante formal. Ej. A la atención del Sr. Martínez.
Neutral: amistoso pero neutral, recomendado para toda la correspondencia. Ej. Estimado Sr. Martínez.
Cordial: amistoso y respetuoso. Ej. A la atención de Carlos Martínez,
Personal e informal: existe mucha confianza. Ej. Querido Carlos.

Presentación:

Debemos cuidar tanto el contenido como la apariencia porque un texto escrito correctamente transmite una imagen positiva. Así, debemos cuidar nuestra:

presentación,
ortografía,
sintáctica
y gramática.

Tratamientos:

El tratamiento es el modo protocolario de dirigirse a una persona en función del rango que ocupa y a otras circunstancias personales.
Los tratamientos pueden ser personales (corresponde a las personas por méritos propios) o funcionales (en función del cargo, salvo excepciones) y no sólo las personas físicas sino también a los organismos y corporaciones (por ej. los Ayuntamientos tienen el tratamiento de Excelentísimo).
En ambientes de negocio u oficial, los tratamientos y títulos en una carta son extremadamente importantes, de forma que es preciso mencionar el cargo del destinatario. No es conveniente exagerar con los tratamientos porque podría parecer una burla.

Párrafos:

De forma más detallada, podemos decir existen los siguientes párrafos,

Párrafos de narración o explicación. Intentan explicar un punto de vista u otros temas. Utilizamos expresiones cómo: "en mi opinión", "se dice/se piensa", "entiendo que", ...
Párrafos de causa-efecto. Establece una relación de porqué ocurren los hechos, eventos relacionados: "porque", "ya que", "como resultado de", "debido a", "por consiguiente", ..
Párrafos de definición. Se utilizan para explicar el significado de la idea principal: "se define como", "es un tipo de",...
Párrafos de clasificación y división. Agrupa ideas del mismo tipo en categorías: "puede dividirse en", "se divide en", "está agrupado con", "relacionado a", "está asociado con", ...
Párrafo de descripción: proporciona información detallada de una persona, un lugar, un objeto...
Párrafo de comparación y contraste. Muestra similitudes y diferencias entre 2 o más personas, lugares, objetos, ideas: "es similar a", "ambos", "también", "por otro lado", "a diferencia de", ...
Párrafo de secuencia o proceso. Describe una serie de eventos o un proceso en un determinado orden: "primero, segundo, tercero...", "al principio, luego, después, finalmente".
Párrafo de evaluación: bueno/malo, correcto/incorrecto, verdadero/falso, importante/trivial, ...

A modo de ejemplo:

Cartas formales en español

Fuente: Experiencias en español, aprende gratis con ICLE

Saludo de inicio:

Estimado Señor X / Estimada Señora XX
Estimados Señores,

Introducción al tema-s:

Le informamos por medio de este email que...
Ponemos en su conocimiento que según contrato...
A través de esta carta quisiera hacerle saber...
Contacto con usted con motivo de...

Despedida:

Si tiene alguna cuestión al respecto, no dude en contactar conmigo/con nosotros
Esperando sus prontas noticias reciba un cordial saludo,
Atentamente,
Agradeciendo de antemano la atención prestada, reciba un cordial saludo,
Un afectuoso saludo

Si necesitas ver más modelos de cartas, no dudes en visitar el siguiente sitio web,

https://modelo-carta.com/?utm_content=cmp-true

Reto 1

Pregunta estilo socrático e intercambio de ideas:

¿Es tan importante tener una buena comunicación escrita en las empresas?
Señala posibles consecuencias, reales o ficticias, de los malentendidos en el ámbito empresarial

Reto 2

Elabora una carta de presentación que acompañaría a tu CV. Dirígela a una empresa a tu elección

5.3 Signos de puntuación. Siglas y abreviaturas. Símbolos. (RA 3, d, e)

Signos de puntuación, negritas, cursivas y emoticonos

Se utilizan para dar sentido a las oraciones, ayudando a la persona que lee a interpretar un mensaje.

Para muchos, el uso correcto de signos de puntuación, negritas, cursivas y los emoticonos son considerados como el "lenguaje no verbal en la escritura".

Punto y aparte: indica la finalización de una idea o apartado
Interrogación: indica preguntar algo ¿le veré mañana?
Signos de admiración: para dar énfasis ¡es increíble!
Puntos suspensivos: para dejar algo 'en el aire', etcétera. Por ejemplo, "me gustaría ir pero..."
Texto escrito en negrita, en mayúsculas, en itálica o subrayado puede ser una forma de matizar o remarcar la importancia de una información, con un tono de voz algo más fuerte o más especial.
Emoticonos: expresar de una forma muy rápida y bastante sencilla emociones y sentimientos por medio de la escritura. Ej: :) :( ;)

Siglas

Es una palabra formada por un conjunto de letras iniciales. Por ejemplo: ARN significa Ácido Ribonucleico o FP, Formación Profesional. También se denomina sigla a cada una de las letras que forman dicha palabra.

Abreviaturas:

Las abreviaturas son la representación gráfica reducida de una palabra o grupo de palabras. Siempre se cierran en punto, pero a veces puede sustituirse por una barra inclinada. Ej. C/C (cuenta corriente, C/ (calle). En la práctica comercial son muy usados. Por ej. en cheques, letra de cambio, facturas…

Para su utilización, hay unas normas básicas de dicta la RAE con respecto a las abreviaturas:

La abreviatura ha de ser eficaz, y como mínimo debe suprimir 2 letras de la palabra abreviada.
Debe evitarse su uso cuando es la única palabra que aparece en una línea.
Las abreviaturas mantienen la tilde de la palabra original (pág., Admón., Cía).
Las formas plurales dependen de su forma de construcción:
- Lo normal, pág. – págs.
- Se duplican letras por ej. Estados Unidos – EEUU

Las abreviaturas más utilizadas son:

A/A; At.; Att.; - a la atención.
Art. – artículo
a/cta. – a cuenta
Admón. – administración
Bco. – banco
Cert. – certificado
Cía. – compañía
Dpto. – departamento
Excmo. – excelentísimo
Fra. – factura
Ref. – referencia
Rbo. – recibo
S.S. – Seguridad Social
SS.SS. – Seguros Sociales
S.A. – Sociedad Anónima
S.L. – Sociedad Limitada

Símbolos:
Son abreviaciones de carácter científico – técnico:

no llevan punto al final
no puede cambiarse por mayúsculas
no se pluralizan.

Existen distintos tipos de símbolos, por ej.

Sistema métrico decimal: kilogramo – kg
Puntos cardinales: N, S, E, O, SO, etc.
Símbolos monetarios: euro (€), dólar (US; $)

Reto 1

Imagina que trabajas en un concesionario de coches
redacta un email dirigido a tus clientes recordándoles la fecha la próxima revisión de su vehículo
Incluye el logo de dicho concesionario

Reto 2

Imagina que trabajas en la secretaría del IES
elabora un email que has de enviar al alumnado que no haya pagado aún el seguro escolar
incluye el logo del IES

Reto 3

Imagina que has terminado tus estudios :)
lamentablemente has perdido tu título :(
escribe un email a tu antiguo IES solicitando información para obtener un duplicado

La empresa debe cuidar todos estos elementos para crear una imagen corporativa positiva, ya para ellas será parte de su identidad.

5.4 Elementos utilizados en la documentación profesional

(RA 3, a,b,j,f)

En los documentos escritos empresariales, la imagen corporativa está ligada al:

diseño gráfico de los documentos
logotipo
calidad y forma del papel utilizado
estilo de redacción y lenguaje utilizado en los textos

Veamos los soportes que se utilizan para elaborar y transmitir documentos.

1. Soporte papel
Es el soporte tradicional de los documentos, la información se introduce a mano o mecánicamente (ordenador, impresora).
El tamaño papel más utilizado es el DIN A-4, excepto en casos específicos como el saluda o invitación, cuyo tamaño es inferior (los veremos más adelante)

La empresa quiere causar buena impresión, así que por lo general utilizará papel de buena calidad, con gramaje y blancura apropiados, sobre todo si se imprime a color.

Existen muchos tipos de papel:

papel offset, utilizado comúnmente en fotocopiadoras o impresoras láser. Se utiliza mucho como papel para cartas.
papel estuchado, se utiliza para revistas, catálogos y folletos. Es brillante, no se utiliza para escribir encima porque la tinta resbalaría.
papel ecológico, cada vez más utilizado ya que protege el medio ambiente

2. Soportes digitales

Actualmente, la mayoría de los mensajes escritos que recibimos y enviamos no son en papel sino en formato digital (revista digital, por ejemplo), ya que a través de estas herramientas podemos acceder a mucha información en el momento que la necesitemos.

Cuando se utilizan este tipo de medios informáticos, el soporte básico en que se elaboran y transmites los documentos es el archivo, el cual contiene datos textuales y gráficos creados a través de un programa informático.

Estos documentos digitales, en ocasiones contienen sonidos, imágenes y textos, de forma que cada vez necesitamos más capacidad de almacenamiento. Como sabemos, un documento que contiene solo texto ocupa muy poco espacio, pero si incluyen imagen y sonido se incrementa la cantidad de espacio requerida.

Ejemplos:

Flipsnack: https://www.flipsnack.com/
Wix: https://es.wix.com/

Canales que se utilizan para transmitir documentos

1. Correo convencional

Se utiliza como elemento tradicional de constancia escrita de lo comunicado. Pueden utilizar el servicio de la empresa Correos, o bien otro tipo de mensajería externa. También pueden tener su propio servicio de mensajería.

2. Fax

Actualmente apenas se utiliza, actualmente se utiliza el correo electrónico, aunque en muchas empresas se utiliza el servicio de burofax. El fax consiste en un sistema de telecomunicaciones en que se transmite por vía telefónica un material escaneado, ya sea texto cómo imágenes, a otro dispositivo de salida. De esta forma se transmite una copia exacta de la información, pero de menos calidad que la transmitida a través de email.

3. Correo electrónico

Hoy en día es un instrumento imprescindible tanto en el ámbito personal como profesional. Para su uso, sólo necesitamos de un ordenador con acceso a internet.

El e-mail permite el envío de documentos a una o varias personas en tiempo real a través de medios digitales.

Cuando recibimos un email, tendremos de pensar si nos merece la pena guardarlo o no. Si pensamos guardarlo, elegiremos una carpeta para archivarlo digitalmente. Sólo en caso de que sea imprescindible, imprimiremos el correo. De esta forma contribuiremos a preservar el medio ambiente (3R: reducir, reutilizar, reciclar).

Ventajas del uso del e-mail:
- no es necesario tener instalada una aplicación específica para recibir e-mails
- es gratuito
- podemos consultar nuestros e-mails desde cualquier lugar

Inconvenientes:
- podemos recibir e-mails no deseados: spam (normalmente publicidad)
- posibilidad de recibir virus a través de un archivo infectado adjunto al e-mail. Es vital disponer de un buen antivirus.
- posibilidad de suplantación de identidad (emisor), su fin es obtener información importante
- creación de grandes cadenas de e-mails (reenvíos)
- permite difundir noticias falsas o "fake-news".

4. Instrumentos de comunicación interna

Dentro de la empresa podemos encontrar los siguientes sistemas de comunicación interna,

Buzón de sugerencias: recogen ideas y propuestas de los empleados
Tablones de anuncios: recoge información y noticias que afectan al personal de la empresa. Estarán en sitios visibles y accesibles a los trabajadores.
Intranet: acceso a información interna a través de la red de internet de la empresa. Ej.: intranets bancarias, iPasen, etc.
Sitio web corporativo: recoge información de la empresa en una web. Ej.: www.mecd.gob.es (sitio web del Ministerio Educación, Cultura y Deportes).
Portal web: recoge información temática, administrativa o servicio electrónico. Ej.: web de un ayuntamiento o de una empresa.

Otro ejemplo de comunicación interna escrita puede ser el manual de bienvenida de la empresa. Si quieres ver un ejemplo real pulsa aqui

Más ejemplos:

HERRAMIENTAS GRATUITAS PARA HACER TU REVISTA DIGITAL:

https://www.crehana.com/es/blog/diseno-grafico/programas-para-hacer-revistas/

5. Comunicación y tramitación de documentos a través de la web

Para facilitar la comunicación de los clientes o usuarios con las empresa u organismo, en los sitios web existen:

Formularios: donde completaremos nuestros datos. Así la empresa/organismo puede ponerse en contacto con nosotros.
Direcciones de correo electrónico (e-mail): así podemos contactar con ellos directamente.

En las Administraciones Públicas cada vez es más frecuente la tramitación de documentos a través de internet. Para ello, es de gran utilidad tener instalado un certificado digital o disponer de DNI electrónico. Así podremos identificarnos y firmar gestiones de forma segura.

6. Procesamiento informático de documentos escritos

Los procesadores de texto permiten crear y editar documentos de texto a los que se les puede aplicar una sere de funciones y efectos de redacción, con diferentes tipografías, tamaños de letra, colores, tipos de párrafos y efectos artísticos. Así podemos obtener documentos atractivos y precisos, siendo su uso muy sencillo

El procesador te texto se utiliza para editar, guardar e imprimir documentos que pueden contener texto, imágenes, gráficos y otros objetos. Existen muchos procesadores de texto en el mercado, los más usuales son: Microsoft Word, Office Writter y Wordperfet.

Entre las muchas funciones que tienen los procesadores de textos es la de autocorrección de escritos, de forma que es capaz de corregir la ortografía y gramática de nuestros textos con un sólo click. Además, incluye un diccionario de sinónimos y antónimos, corrección de textos en otros idiomas, etc.

Para conocer los trámites a seguir para obtener tu certificado digital pulsa aquí

Reto 1

Elabora el logo de una empresa ficticia que crees a tu elección

Reto 2

Elabora un documento informativo de aviso a los comerciales de empresa ficticia a tu elección donde,

les recuerdes que han de escanear todos los documentos relacionados con los clientes, y guardarlos informáticamente
este documento contendrá el logo de dicha empresa

Reto 3

Imagina que has comprado un artículo por internet y te han cobrado por duplicado.

escribe email de reclamación adjuntando recibo justificativo del cobro duplicado

Reto 4

Elabora los siguientes documentos para colgar en el corcho de la clase,

recordatorio del calendario de vacunas de la gripe y Covid
realizar infografía con las normas de higiene en el IES

5.5 Necesidad de confidencialidad en la expresión y comunicación (RA 3, i)

Todas las empresas están sometidas a la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) que garantiza y protege a todos los ciudadanos en lo que concierne al tratamiento de sus datos personales, libertades públicas y derechos fundamentales, especialmente de su honor e intimidad.

Esto significa que cuando disponemos de información de carácter personal, hay que ser cuidadosos en cuanto a su manejo, conservación y eliminación. Por ello, cuando se solicitan datos de una persona física, se la informará de la política de privacidad que sigue a la empresa.

Esta política de privacidad requiere con los datos personales:

Sólo se podrán recoger estos datos cuando sean necesarios
Siempre que se solicite debe informarse al interesado de que van a formar parte de un fichero con una finalidad concreta
No podrán usarse para un fin distinto al que se señalaba en la solicitud

Estos datos serán cancelados cuando dejen de ser necesarios
Quien los solicita es responsable de su conservación y buen uso de los mismos, y sólo accederán a ellos las personas autorizadas
Se garantiza al ejercicio del derecho de acceso, rectificación, oposición y cancelación por parte de la persona a la que se refieren
Su tratamiento requerirá el consentimiento del afectado
No puede utilizarse para el envío de comunicaciones electrónicas o comerciales no solicitadas

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La Agencia Estatal de Protección de Datos (AEPD) es un organismo público que vela por el cumplimiento de la LOPD y tienen la potestad para sancionar los incumplimientos.

Una buena gestión comunicacional dentro de la empresa implica saber cuándo divulgar o no determinada información. Hay empresas que tienen manuales de ética, contratos de confidencialidad que bajo ninguna circunstancia debe hacerse público.

Hay distintas categorías para clasificar la información según su confidencialidad:

Legal: amparado por la Ley de Protección de Datos vigente del país

Acuerdos de confidencialidad: por ej. sobre base de datos de clientes, proveedores, datos financieros…En este sentido conviene señalar que el acuerdo con nuestra legislación laboral, el empleado tiene el deber de confidencialidad, aunque no exista este contrato como tal especificado.

Estrategia empresarial: todo aquello que la empresa considere como privado o limitado con la finalidad de proteger tácticas comerciales y recursos.
Discreción y compañerismo: datos que conviene resguardar por motivos de convivencia, privacidad y preservación del clima laboral.

Reto 1

Elaborar vídeo donde se aporten consejos a seguir por los administrativos a la hora de elaborar documentos escritos empresariales, así como las normas de confidencialidad que han de tenerse en cuenta