UT 5: Procesadores de texto, operaciones avanzadas
Introducción
Hoy en día a los trabajadores-as que trabajan en el sector Administrativo se les exige una gran polivalencia.
En su día a día han de realizar tareas que resultan muy repetitivas y han de hacerlas con precisión y agilidad, como por ejemplo, la creación de distintos tipos de documentos. Es por ello que es vital tener un conocimiento más profundo del funcionamiento de los procesadores de texto, y se han de conocer cuales son las nuevas posibilidades que ofrece Word.
La automatización de tareas hace que en la actualidad se puedan conseguir la consecución de multitud de tareas administrativas, que años atrás seria inimaginable pudieran realizarse por una sola persona: realización de formularios, diseño de facturas, uso de plantillas de documentos enpresariales diversos..., estas funciones automáticas facilitan las tareas diarias, como se irá mostrando a lo largo de estas unidades didácticas.
5.2 Configurar página
En la pestaña Diseño de Página / Configurar Página podremos establecer:
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el margen que tendrá el documento
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orientación de la página (vertical / horizontal)
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el tamaño que tendrá el documento
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si el texto está escrito en columnas o no,
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saltos, etc.
Secciones y Saltos
Las secciones son utilizadas en Word para diferenciar algunas partes del documento con propiedades diferentes, por ejemplo, tamaño, orientación de hoja, diferentes contenidos de encabezado y/o pié de página. Las secciones permiten crear distintas partes en un documento de forma que podamos aplicar distintos formatos.
Las secciones están separadas por saltos.
Para agregar un salto de sección:
1. Seleccionar el lugar donde desea que empiece la nueva sección.
2. Nos vamos a "Diseño de Pagina / Configurar Página / Saltos"
3. Elejir el tipo de salto de sección que deseamos:
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Página siguiente: el Salto de la nueva sección se inicia en la página siguiente.
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Continuo: el Salto de la nueva sección comienza en la misma página.
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Página par: el Salto de la nueva sección se inicia en la siguiente página par.
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Página impar: el Salto de la nueva sección se inicia en la siguiente página impar.
Podemos usar Saltos para cambiar el diseño o el formato de las páginas de un documento:
1. Insertar "Salto de sección" al principio de donde quiere que se cambie
2. Realizar el cambio de formato justo después del "Salto de sección"
3. Si desea cambiar el formato otra vez, coloque otro "Salto de sección"
Orientación, tamaño, márgenes y columnas
En Word podemos elegir:
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El margen y tamaño de nuestros documentos. Cuando abrimos un nuevo documento Word, aparecen unas medidas predefinidas que podemos modificar a través de los botones que hemos señalado anteriormente.
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La orientación que queremos para cada sección nuestros documentos. Esta puede ser:
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vertical
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horizontal
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Podemos dividir un texto en columnas (de estilo periodístico). Podemos elegir el número de columnas que necesitamos. Recordar que separaremos una sección con texto normal de otra sección en columnas a través de "Salto"
5.1 Plantillas de documentos Word
Una plantilla es un documento predefinido con un diseño y formato concreto.
Cuando necesitamos redactar varios documentos del mismo tipo, resulta práctico disponer de una plantilla . Así, sólo tendremos que escribir algunas partes, por ejemplo, los datos del destinatario.
Microsoft ofrece plantillas listas para ser utilizadas, tan sólo tendremos que dirigirnos a esta dirección web: https://templates.office.com/es-es
Si no encontramos una plantilla a nuestro gusto, podemos crear una plantilla personalizada que se adapte a nuestras necesidades. En este caso, tenemos 2 opciones:
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Tomar una plantilla ya existente, realizar modificaciones y guardarla con un nuevo nombre que la identifique
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Crear un nuevo documento desde cero, y una vez creado lo guardaremos como plantilla
Es aconsejable que todas nuestras plantillas estén guardadas en una misma carpeta para poder localizarlas facilmente.
5.3 Encabezados y pies de página
Un encabezado o pie de página puede contener:
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texto
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gráficos
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información sobre el documento (fecha, número de página,...)
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imágenes
Se puede crear un encabezado o pie de página para todo el documento o tener un encabezado o pie de página diferente para la primera página, impar. y páginas pares, o incluso varias secciones.
Insertar Encabezado / Pie de página
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Ir a la pestaña Insertar / Encabezado o Pie de página
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Elegir el estilo que se desea. Si se desea modificar o eliminar, también se puede desde este menú
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Cambie el texto del encabezado o pie de página: puede hacer algunos cambios en su apariencia (incluir número de página, incluir fecha y hora, información del documento, imágenes, mover su posición,...). Cuando haya terminado pulse en Cerrar encabezado/pie de página
5.4 Tablas
Para una insertar una tabla básica en un documento Word, haga clic en la pestaña Insertar / Tabla:
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mueva el cursor sobre la cuadrícula hasta que haya resaltado el número de columnas y filas que se necesiten.
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Insertar tabla: si pulsamos esta opción nos aparecerá un cuadro de diálogo donde indicaremos,
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nº de filas
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nº de columnas
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puede autoajstarse al contenido o a la ventana
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puede guardarse el ajuste para otras tablas
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Dibujar tabla: si pulsamos este botón el puntero del ratón se convierte en un lápiz. Cuando lo arrastramos, va dibujando las celdas de la tabla.
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Insertar hoja de calculo Excel: abre esta aplicación para crear esta tabla
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Tablas rápidas: inserta tablas prediseñadas
Herramientas de la tabla
Cuando creamos una tabla en Word, aparece una pestaña nueva de opciones que se llama "Herramientas de la tabla", y a su vez, esta se divide en 2: Diseño y Presentación. Todas estas funciones las practicaremos en los ejercicios prácticos.
5.5 Insertar "ilustraciones"
Hoy en día es muy habitual acompañar los documentos de Word con imágenes y gráficos. Para ello, nos vamos a la pestaña Insertar / Ilustraciones
1. Insertar imágenes y capturas de pantalla: tanto desde un archivo nuestro como desde internet
Si pulsamos en Estilo, veremos el siguiente desplegable donde aparecen distintas imágenes. Si pinchamos en ellas, podemos cambiar el estilo de nuestra imagen, tal y como podemos ver a continuación.
Si pulsamos con el botón derecho del ratón sobre la imagen, nos saldrá los siguientes desplegables
Si pulsamos en Recortar podemos recortar la imagen y eliminar las partes que no nos interese
2. Formas: lo encontramos en la pestaña Insertar / Formas. Pulsando este botón podemos insertar imagenes prediseñadas como estas,
3. Agrupar y desagrupar imágenes: es de gran utilidad agrupar varias imágenes, formas..., para así formar una sola imagen agrupada. Para agrupar imágenes se seleccionan los elementos a agrupar, manteniendo pulsada la tecla Ctrl o Mayúsc. Pulsamos con el botón derecho del ratón, y después pulsar "agrupar"
4. Insertar Diagramas (SmartArt): son, por ejemplo, diagramas de procesos. Algunos de ellos son,
5. Insertar Gráficos: son la representación de datos numéricos, de forma que la información se presenta a través de líneas, barras, etc. Algunos de ellos son,
5.6 Insertar Vídeo, Comentario y Textos
Además de poder insertar tablas, gráficos e imágenes, también podemos...
1. Insertar Vídeo: si pulsamos este botón, podremos insertar enlaces de vídeos en línea (por ejemplo de YouTube o Bing) en un documento Word
2. Insertar Comentario: si marcamos alguna palabra del texto que queramos explicar y pulsamos este botón, podremos insertar un comentario al margen del documento en la pestaña Insertar. De forma más completa, podemos hacerlo desde la pestaña Revisar / Comentarios.
2. Insertar Cuadro de texto: es fácil introducir datos en un cuadro de texto, se trata de colocar el cursor dentro del cuadro de texto y, a continuación, se escribe la información requerida.
3. Insertar WordArt: este botón permite insertar texto con formato especial. Se utiliza para hacer portadas llamativas.
4. Insertar Letra capital: este estilo de formato se usa a menudo para marcar el párrafo de apertura de una publicación.
5. Insertar Ecuaciones: con este botón se facilita la introducción de expresiones matemáticas.
6. Insertar Símbolo: con este botón se facilita la introducción de símbolos del siguiente tipo,
5.7 Programador: Formularios y Macros
Para crear un formulario en Word, se necesita que la pestaña Desarrollador (o Programador) esté activa. Si esta pestaña no se muestra en la cinta de opciones, tendremos que agregarla.
1. En la pestaña archivo , pulsa el botón derecho del ratón / personalizar la cinta de opciones.
2. En Personalizar la cinta de opciones, active la casilla Desarrollador (o Programador).
Crear un Formulario
1. En documento en blanco de Word, introduzca los datos que desea preguntar en el formulario
2. Vaya a "Desarrollador" (o Programador) y haga clic en "Modo de diseño". Después inserta los controles que desee.
3. Para continuar, puedes seguir los pasos indicados en el vídeo adjunto, o bien abre el PDF y sigue sus instrucciones (pulsa aquí).
Macros
Para ahorrar tiempo en las tareas que realiza con frecuencia se pueden agrupar los pasos en una macro.
Una macro es una serie de comandos e instrucciones que se agrupan de forma conjunta como un mismo comando para completar una tarea automáticamente. Los pasos a seguir para crear una macro son:
1. Haga clic en Vista / Macros / Grabar macro.
2. Escribe el nombre de la Macro (en este caso no le hemos cambiado el nombre "Macro1")
3. Para usar esta macro en futuros documentos, en Guardar macro pone "Todos los documentos (Normal.dotm)".
4. Para que la macro se ejecute al hacer clic en un botón, elija Botón.
5. Haz clic en la nueva macro (algo así como Normal.NewMacros.<nombre de la macro>), y luego en Agregar.
6. Haga clic en Modificar
7. Elija una imagen para el botón, escriba el nombre que quiera y haga clic en Aceptar dos veces.
8. Ahora es el momento de grabar los pasos (en nuestro ejemplo, pon tu antefirma).
9. Para detener la grabación, haga clic en Vista / Macros / Detener grabación.
10. El botón de la macro aparece en la Barra de herramientas de acceso rápido. Para ejecutarla, haga clic en ella.
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5.8 Combinar correspondencia
En las empresas es habitual generar un mismo tipo de escrito en el que sólo cambien pequeños detalle, como por ejemplo, cambiar la dirección de envío. Pues bien, Combinar Correspondencia permite crear un lote de cartas personalizadas en las que cada letra tiene el mismo diseño, formato, texto y gráficos, excepto las partes personalizadas, como el saludo.
Supongamos que queremos crear una carta que pretendemos enviar a nuestros clientes
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Crearemos en formato Word la carta (pulsa aquí)
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Haremos un cuadro Excel con las direcciones de los clientes a quienes queremos enviar las cartas (pulsa aquí)
Explicación paso a paso: combinar correspondencia
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Abrimos nuestra carta en Word y en la pestaña ”Correspondencia” pulsamos “Iniciar combinación de correspondencia”. Como queremos hacer cartas, seleccionamos "Cartas".
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Pulsamos el botón "Seleccionar a los detinatarios"
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Los destinatarios los tenemos en una lista en Excel, por ellos seleccionamos "Usar una lista existente".
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Buscamos nuestra Excel con el listado, pulsamos encima y le damos al botón "abrir".
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Indicar la hoja Excel desde donde se tomarán los datos para las cartas, en nuestro caso este caso es la Hoja1. Pulsamos "aceptar".
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Pulsamos "Insertar campo combinado". Nos aparecerá el siguiente desplegable, iremos colocando cada campo en nuestra carta, haciendo clic sobre cada línea y después le damos a "Insertar".
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Una vez introducidos todos los campos donde deseamos ponerlos, pulsamos "vista previa de resultados", y comprobamos con las flechas que las cartas están correctas. Por último, pulsamos "Finalizar".
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5.9 Trabajar con documentos extensos: estilos y tablas de contenido
Estilos
Con frecuencia, los usuarios deben usar documentos extensos, tanto en su vida laboral como personal.
Los estilos ayudan a ahorrar tiempo. Si utiliza estilos para crear un documento, puede cambiar el aspecto de todo el documento con unos pocos clics. Para ello, iremos a Inicio / Estilos.
Tabla de contenido
Una tabla de contenido en Word está basada en los títulos del documento.
Para crear una tabla de contenido debemos seguir estos pasos:
1. Colocamos el cursor en el lugar donde desea agregar la tabla de contenido.
2. Nos vamos a "pestaña Referencias / Tabla de contenido / elija un estilo automático".
3. Si realiza cambios, actualiza la tabla. Para ello haz clic con el botón derecho del ratón en la tabla de contenido y selecciona "Actualizar campo".
5.10 Compartir y enviar grandes documentos de Word
Compartir documentos Word desde Google Docs
Os aconsejo visualiceis el siguiente vídeo explicativo de "Generación aprende" sobre documentos Word en Google Docs.
Enviar documentos de gran tamaño: WeTransfer
Si necesitais enviar archivos de gran tamaño, os va a ser de gran utilidad WeTransfer: https://wetransfer.com/
Anything else? :)
Se recomienda la lectura del siguiente artículo: "La suite ofimática libre cumple este 2020 su veinte aniversario"
https://www.muylinux.com/2020/02/04/suite-ofimatica-libre-aniversario/
Si estas interesado-a en conocer cómo funciona estas importantes herramientas gratuitas, te recomiendo visualices estos vídeos del canal de YouTube "Video Tutoriales Education":
¿In
English?, of course
DUOLINGO: App for learning English
VIDEOS EXPLICATIVOS
Se recomienda visualizar los siguientes vídeos y ejercicios prácticos de la página web gratuita TeFormas.com: https://teformas.com/cursos-de-informatica/curso-de-word-con-ejercicios-practicos/
Además, os recomiendo ver los vídeos del Canal de YouTube "Saber Programas" y "Aulaclic", a continuación podéis ver algunos de ellos:
En este vídeo podrás ver de forma muy sencilla cómo se pueden hacer y modificar gráficos en Word 2016
En este vídeo podrás ver de forma cómo se puede insertar y modificar comentarios en Word
En estos 2 vídeos podrás aprender a incluir en tu Word la pestaña Programador. Con ella, podrás crear Formularios en Word
En este vídeo podrás ver de forma muy sencilla cómo hacer Macros en Word
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Nota: La grabación de Macro es hasta el minuto 2:35 del vídeo
Aquí podrás ver cómo hacer Indice automático en Word (por ejemplo, para hacer el índice de un trabajo en Word realizado de forma automática)
Cómo realizar tabulaciones en Word
Párrafo, sangrías, espaciado, interlineado
Columnas
Un par de vídeos de tu profe Belén
SmarArt
Combinar correspondencia
Colaboradores
Jose Manuel
Campoy Moreno
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Ana Belén
Caro Arrabal
Profesores FP Administración
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