UT 8: Tratamiento y envío de comunicación empresarial
Introducción
Existen muchos requerimientos legales y fiscales que obliga a las empresas a tener un sistema de control documental, almacenamiento y cuidado de información que permita conocerse su trazabilidad.
Todos los documentos escritos que llegan a la empresa tienen como fin ser procesados de forma que algunos de ellos serán archivados y en otros casos se procederá a su destrucción. El sentido de archivar un documento es el de utilidad tanto en el presente como en el futuro.
Tanto en la recepción, registro, ditribución y recuperación de documentos escritos se aplican unos criterios específicos en cada una de las tareas, que a continuación estudiaremos.
8.1 Tipos de comunicaciones escritas en la empresa (RA 4, a,b,c)
Podemos citar,
Cartas escritas – correo ordinario:
Se ha mantenido vigente en la historia de la humanidad a pesar al uso masivo del correo electrónico. Hoy en día muchas empresas y organizaciones la siguen utilizando, aunque su coste sea mayor.
La prensa – los diarios (papel/digital):
Es un medio de comunicación (emisor) hacia miles de receptores (sociedad).
Ofimática - correo electrónico (e-mail):
Es el hardware y software usado para crear, coleccionar, almacenar, manipular y transmitir digitalmente la información necesaria en una oficina. Dentro de la ofimática incluimos el uso del correo electrónico o e-mail. Entre las ventajas e inconvenientes más importantes podemos citar,
Ventajas del email:
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Con el mismo coste permite enviar el mismo mensaje a muchos destinatarios al mismo tiempo
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Poco esfuerzo, rápido y económico
-
No está sometido a tantas formalidades
Inconvenientes del email:
La firma no puede ser autógrafa, de forma que,
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Pierde el carácter personal de cada carta
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No tiene carácter probatorio en los procedimientos legales
Sin embargo, en la actualidad, muchos programas de correo ya permiten firmar con certificado de firma electrónica, con lo que desaparecería esta desventaja.
Tecnologías de la información y comunicación (TIC).
El concepto de ofimática fue muy popular en los años 1970-80. Hoy en día, sin embargo, se suele emplear más el término TIC (Tecnologías de la Información y la Comunicación). Se trata de un concepto más amplio que el de ofimática, ya que engloba al:
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comercio electrónico,
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redes sociales (Facebook, Twitter, LinkedIn, Blogs, ...)
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mensajerías instantáneas (WhatsApp, Telegram, por ejemplo)
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y el correo electrónico (e-mail).
Ventajas de las TIC en el ámbito laboral:
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Pueden acercarse más a los distintos mercados (la distancia no es un límite)
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Puede ofrecerse una imagen más innovadora
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Ahorro en tiempo y costes ya que mejora los flujos de información
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Es posible recopilar información fiable y procesarla. Asi se facilita la toma de decisiones dentro de la empresa
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Las plataformas digitales son una excelente oportunidad de negocio y contacto. Aprovechando el boom de las redes sociales, las organizaciones pueden contactar de forma sencilla con proveedores o profesionales con intereses comunes, donde pueden mostrar sus novedades en tiempo e interactuar con otros.
Como conclusión, se puede afirmar que las TIC han revolucionado la forma de hacer los negocios. Aquellas empresas que no se adapten a estos cambios, irán perdiendo capacidad competitiva en un mercado cada vez más ágil y global.
Reto 1
intercambio de ideas, la importancia de la gestión de la correspondencia en la empresa.
El servicio de correspondencia debe ser ¿centralizado o descentralizado?
8.2 Recepción y despacho de la correspondencia en la empresa (RA 4, a,b,c)
a) Etapas y tratamiento en la entrada-salida de documentos:
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Recepción y clasificación:
La correspondencia llega por medio de los servicios de reparto. Una vez que haya tenido entrada, el siguiente paso será clasificarla según el tipo de envío: cartas, impresos, periódicos, paquetes, etc.
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Apertura y comprobación:
Suele haber una persona encargada de la apertura de los sobres para distribuir posteriormente la documentación por los departamentos. Si alguno de los sobres viene marcado como “confidencial/personal/a la atención de…” o alguna forma similar significa que debe entregarse cerrado a su destinatario.
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Registro de entrada de la correspondencia:
Registrar la correspondencia consiste en anotar en un libro (físico o digital) los datos más relevantes de cada envío. Previamente los documentos se numeran. Se estampa un sello en la que figura la fecha de entrada. Se anota en el registro de entrada todos los documentos que han llegado ese día. Los organismos públicos tienen la obligación legal de registrar todos los documentos que reciben. Las empresas no están obligadas, pero cuando el volumen es grande, suele llevarse un registro y puede comprobarse la trazabilidad de un determinado documento (fecha en la que entró, quien lo entregó).
Un ejemplo de registro de entrada puede ser el siguiente (este sería en formato Excel):
-
Distribución interna:
Tras su registro, se reparte la documentación entre los departamentos y destinatarios de los mismos. Cuando un mismo documento afecta a más de un departamento, suele hacerse fotocopias y apuntarse en el registro la persona o departamento que se queda con el original. Estas anotaciones pueden ir en el apartado de “observaciones”.
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Preparación de la correspondencia de salida y registro de salida de correspondencia:
En cada sección/departamento hay personas encargadas de preparar la correspondencia que allí se genera. Lo habitual es de disponer de 2 copias:
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una que se envía al destinatario
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y otra que se queda en el archivo (físico o digital)
El uso de herramientas informáticas ahorra papel. A veces se utilizan los 2 sistemas como medida de seguridad. Los documentos definitivos con todas sus correcciones se entregan para que se firme por la persona correspondiente.
La forma de doblar las cartas también es importante:
-
Las cartas se suelen doblar en 3 partes (si utilizamos A4).
-
Los sobres más utilizados son los "sobres con ventana", tiene una ventana transparente que permite ver la dirección del destinatario escrita en la carta. Los sobres deben tener la dirección de la empresa y opcionalmente también el logo.
Una vez doblada la carta, la introduciremos en el sobre.
Si el sobre no tiene ventana, tenemos 2 opciones:
OPCIÓN 1: el remitente y el destinatario están en la parte delantera
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el remitente se colocará en la parte superior izquierda
-
el destinatario se puede colocar en la parte inferior derecha o en el centro
OPCIÓN 2: el destinatario está en la parte delantera y el remitente en la parte trasera del sobre
Ver imagen.
En ocasiones, hay correspondencia que antes de enviarse ha de ser firmada.
La correspondencia que se presenta para la firma se conoce como firma del día. Se colocan en unas carpetas especiales llamadas “portafirmas” provistas de separadores interiores de forma que cada documento se pueda colocar en un compartimento. La mayoría de las cartas las firma las personas directamente responsables (jefes de departamento o sección). Cuando el comunicado tiene especial importancia, gerencia o dirección general procederá a su firma. Ya firmado, la correspondencia está lista para su salida/expedición.
-
Expedición del correo:
En esta fase hay que hacer el denominado registro de salida, son prácticamente las mismas normas que en el registro de entrada. Este registro es obligatorio para los organismos oficiales, pero no para las empresas. Este registro se puede llevar en sistema informático.
Un ejemplo de registro de entrada puede ser el siguiente (este sería en formato Excel):
b) Servicios de correspondencia y paquetería:
Las empresas pueden optar por realizar sus entregas por:
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Medios propios
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Correos: es el servicio postal de España. Principales servicios:
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carta ordinaria: no es urgente y es < a 2 kg.
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carta urgente: igual que la anterior, pero con entrega urgente
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carta certificada: se garantiza la entrega del envío, puede hacerse seguimiento a través de la web de Correos o por tlf.
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burofax: se utiliza para el envío urgente de documentos que requieren entrega fehaciente. Puede servir de prueba frente a terceros. Se entrega bajo firma del destinatario.
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telegrama: comunicación breve, clara, concisa que se transmite a través del telégrafo.
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fax: permite el envío de documentos a terminales de fax.
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valija: servicio para empresas que necesitan intercambiar correspondencia periódica entre varios destinos nacionales, de forma que todos los envíos se agrupan en un embalaje.
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portal exprés: pensado para envíos de paquetería, se pueden realizar seguimiento a través de web o de tlf.
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paquete azul: envío de paquetes o documentos voluminosos a territorio nacional y a Andorra. Entrega a domicilio y bajo firma.
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catálogos y publicaciones periódicas: se envían envueltos en plásticos transparentes o en sobre abierto para que se pueda ver su contenido.
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reenvío postal: este servicio permite a una empresa seguir recibiendo su correspondencia durante tiempo limitado, cuando se produce un cambio de sede.
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publibuzón: se emplea para envíos de publicidad de hasta 100 gr mediante buzoneo, por lo que no consta la identidad del destinatario.
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acuse de recibo: confirmación escrita de la entrega.
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certificaciones: se trata de la emisión de un certificado de que se ha realizado la entrega
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franqueo electrónico: permite abono online de envíos mediante tarjeta bancaria o PayPal.
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reembolso: gestión de cobro segura y sencilla. Correos realiza el cobro a la entrega del envío al destinatario.
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portes debidos: el porte del envío lo abona quien recibe la mercancía.
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valor declarado: es una garantía adicional que permite asegurar los envíos de objetos de valor, por si se pierden o sufren daño.
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recogida a domicilio: Correos recoge la correspondencia del cliente con la frecuencia que este desea (diaria, semanal,...)
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CityPap: permite enviar/recibir paquetes a cualquier hora en tu comunidad de vecinos o en puntos de recogida (estaciones de servicio, grandes superficies,...)
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Compañías privadas de mensajería y paquetería: alternativa a Correos (DHL, SEUR, MRW, Envialia, ...)
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Servicios nacionales:
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urgente: en el mismo día
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nocturno: la entrega se realiza a 1ª hora de día siguiente
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día siguiente: se entrega a lo largo del día siguiente
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día de la semana: se contrata para un día de la semana concreto
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servicios insulares: entrega a Baleares, Canarias, Ceuta o Melilla. Plazo de entrega entre 1 y 10 días
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Servicios internacionales: las agencias agrupan a los países por zonas cercanas
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Servicios complementarios:
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reembolso: el valor del envío lo paga el destinatario cuando se hace la entrega
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confirmación de entrega: el remitente recibe copia del albarán de entrega, firmado por el destinatario
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valor declarado: el remitente contrata un seguro complementario para cubrir posibles daños
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servicio de buzón: la empresa coloca un buzón en las oficinas del cliente, donde recoge la correspondencia
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c) Tratamiento telemático de la documentación:
Las TIC e internet han posibilitado que los servicios de correspondencia y paquetería tradicionales se adapten a los nuevos requerimientos de inmediatez. De este modo, actualmente contamos con:
1. Oficina virtual de Correos:
(disponible en su web, se accede mediante nombre de usuario y clave).
Puede presentarse documentos de forma telemática y ofrece servicios online tales como:
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correo digital: podemos confeccionar cartas y tarjetas postales desde nuestro ordenador y Correos se encarga de su impresión, ensobrado y envío.
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franqueo electrónico: pago a través de internet de una relación de envíos.
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identificación de certificados y notificaciones: podemos hacer envío certificados a través de internet.
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telegramas: permite enviar telegramas por internet.
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tu sello: para encargar sellos personalizados con nuestras propias imágenes.
2. Servicios online ofrecidos por las compañías de mensajería a través de internet:
Encargo de envíos online, pagar desde la web, hacer seguimientos de pedidos, ...
3. Servicios administrativos online ofrecidos por las AAPP:
Los ciudadanos pueden realizar trámites administrativos a través de internet (Admón. electrónica). Para ello, requeriremos,
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portafirmas electrónico: facilita el uso de la firma electrónica de forma que se agiliza la actividad administrativa. Si quieres más información (guía rápida portafirmas electrónico), pulsa aquí
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certificado digital: documento electrónico que establece que un ciudadano le corresponde una clave pública determinada (permite asegurar la identidad del usuario). Si quieres obtener tu certificado digital, pulsa aquí
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Ventajas de la Administración electrónica: no hay que desplazarse físicamente a la ventanilla de los distintos organismos y que el servicio se accede a través de la web 24/7 (24 horas al día, 7 días a la semana)
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Inconvenientes: algunos organismos públicos no están adaptados
Cómo obtener certificado digital: https://www.fnmt.es/ceres
Se recomienda ver el siguiente vídeo
(programa del canal Tv la Sexta) :
A la justicia española se le acumulan los problemas, pulsa aquí
Reto 1
Role-play, cada alumno-a simula ser un trabajador-a dentro de una empresa.
Se representa el circuito que seguirá la correspondencia de entrada y salida.
8.3 El archivo: concepto, finalidad, funciones y tipos (RA 4, d,e)
Concepto
Archivar consiste en guardar los documentos en un archivo, esta tarea es imprescindible para disponer de toda la información que se necesite en el momento preciso. Si los documentos no se archivan correctamente con el tiempo puede que se olvide dónde se dejaron, con la consiguiente pérdida de tiempo y de imagen que supone la búsqueda.
Finalidad
La finalidad del archivo es guardar y clasificar todos los documentos que la empresa necesita conservar para poder funcionar normalmente porque:
-
así lo establece la ley.
-
por utilidad práctica para la empresa, la de localizar documentos de forma ágil y rápida.
Funciones
Las funciones del archivo dentro de la empresa son:
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Reunir de forma ordenada todos los documentos que circulan por la empresa
-
Asegurar la perfecta conservación de los mismo
-
Poder disponer de ellos de forma rápida y ágil
-
Cumplir con las disposiciones legales
Tipos
Un archivo será eficaz cuando sirve para encontrar rápidamente lo que se busca.
Existen distintos tipos de archivos en función del propósito al que se destinen:
1. EN FUNCIÓN DEL TIPO DE SOPORTE DE ARCHIVO UTILIZADO
a) Archivos convencionales:
Son los archivos destinados a almacenar documentos en soporte papel. Para que no se deterioren, estos se guardarán en carpetas, cajas, cajones o armarios. Distinguimos,
-
Horizontal: para archivar pocos documentos, se almacenan uno encima de otro en carpetas, cajas archivadoras o cajones.
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Vertical: los documentos se almacenan en carpetas móviles, colgando de una guía. Muchas mesas de despacho llevan un cajón destinado a este tipo de archivo.
-
Lateral: los documentos se archivan uno al lado de otro normalmente en carpetas o cajas que se colocan paralelamente. El título del archivo se coloca en el lomo de la carpeta o caja. Se pueden instalar estanterías de suelo a techo.
b) Archivos informatizados:
Hoy en día, cada vez más empresas sustituyen el formato papel por el archivo digital donde se pueden almacenar tanto archivos generados en equipos informáticos, como los generados en formato papel y posteriormente digitalizados (documentos escaneados). La información se guardará en discos duros.
Las ventajas de este tipo de archivos son múltiples, de forma resumida:
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Permiten guardar mucha información en muy poco espacio. En un pen drive podemos trasladar la información equivalente a toda una biblioteca.
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El acceso a la información contenida en soporte informático es rápido, eficaz y preciso.
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Las bases de datos relacionales pueden combinar datos de varios ficheros, lo que multiplica su potencia y eficacia.
-
Es posible el intercambio de información entre programas diferentes: bases de datos, procesadores de textos, hojas de cálculo, etc., así como enviar esa información a través de redes como internet.
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Empleando muy poco tiempo y esfuerzo, podemos realizar tareas como:
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Actualizar la información.
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Realizar consultas o búsquedas de datos concretos.
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Seleccionar los datos que nos interesan de todo el conjunto de información.
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Ordenar los datos de acuerdo con diferentes criterios, etc.
-
2 . EN FUNCIÓN DE LA FRECUENCIA DE USO DE LOS DOCUMENTOS
a) Archivo activo (archivo de oficina o de gestión)
Contiene documentos que son utilizados con cierta frecuencia, por ello deben estar en un lugar accesible y cercano a los distintos puestos de trabajo. Así evitaremos pérdidas de tiempo.
b) Archivo semiactivo (archivo central)
Contiene documentos de consulta reducida los cuales deben conservarse por razones legales. Cada cierto tiempo su contenido debe ser revisado para eliminar aquellos documentos que hayan perdido valor legal u operativo. El resto, con el tiempo, deberán pasar al archivo inactivo. Suelen estar en dependencias específica, ya no tan cercano a los puestos de trabajo.
b) Archivo innactivo (archivo pasivo, históricos o definitivos)
Contiene documentos que raramente son consultados, pero tienen un alto valor documental y legal
3 . EN FUNCION DE LA LOCALIZACIÓN FÍSICA DEL ARCHIVO
a) Gestión centralizada del archivo: Implica guardar toda la documentación en un mismo lugar.
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Ventajas: ahorro en espacio y recursos, mayor control sobre la documentación reduciendo los posibles extravíos.
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Inconvenientes: se dificulta la localización rápida de documentos, es poco operativo.
b) Gestión descentralizada del archivo: Está basado en la utilización de distintos espacios para el archivo. Cada departamento tendrá su propio archivo
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Ventajas: se accede rápidamente a la documentación, reduce los costes (no es necesario tener un gran archivo).
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Inconvenientes: cada departamento puede tener un sistema de clasificación documental, de forma que se dificulta la localización y en ocasiones puede extraviarse documentos.
c) Gestión mixta del archivo: Los archivos activos y semiactivos están juntos, sólo existe un único archivo inactivo centralizado en la empresa. Está a medio camino entre la gestión centralizada y la descentralizada.
Reto 1
Trabajo pequeño grupo + puesta en común, correos y paquetería, ventajas e inconvenientes (en Andalucía)
-
Elección mejor canal de envío: servicios postales, mensajería o transporte.
-
Elaboración firma corporativa para e-mail de empresa ficticia del alumnado
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Buscar en web, cómo tener Certificado/firmas digitales ¿Dónde usarlas?
Reto 2
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Videos + presentación, plantear posibles soluciones a los problemas relacionado con los archivos (ver vídeos).
-
Subir a porfolio alumnado.
8.4 Sistema de clasificación documental (RA 4, f)
Existen muchos criterios para almacenar los documentos de un archivo, pero hay que indicar que no exite un sistema más eficaz que otro. Se recomienda se destaque una característica definitoria de los documentos, así se creará un sistema de almacenamiento intuitivo y sencillo.
Algunos de los sistemas más utilizados son:
Sistema alfabético
Se ordena los documentos a archivar por orden alfabético, para ello hay que determinar una palabra clave (ordenatriz). Este es el sistema más extendido por ser sencillo, permitiendo la rápida localización de documentos. Esta palabra clave suele ser:
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nombres de persona: por primer apellido
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nombres de persona con partícula: ej, Sandra de los Rios, sería por....Rios, Sandra de los
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nombres de persona con apellido compuesto: Paula Sánchez-Vidruelo Alonso.... Sánchez-Vidruelo Alonso, Paula
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nombres de persona extranjero, las partículas si te tienen en consideración: Wolfgang von Knoop....von Knoop, Wolfgang
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en personas con título académico, se ordena por 1º apellido: Dr. Andrés Casado Fuentes....Casado Fuentes, Andrés (Dr)
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nombres con designaciones cronológicas, primero el nombre: Carlos V....Carlos V
-
nombres comerciales, el nombre propio de la empresa: Bar la Manzana.....Manzana Bar la
Sistema numérico
Se ordena la documentación a partir de un número, siguiendo orden ascendente o descendente.
Ese número puede ser:
-
por nº de factura (este criterio es el más aconsejable para las facturas emitidas a clientes)
-
por nº u orden de llegada del documento al archivo (menos usado)
-
por nº de asiento contable del programa de Contabilidad de la empresa
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por nº de pedido, para archivar la documentación referida a un pedido a proveedores en concreto
En el caso de asignar una numeración específica, es necesario un índice auxiliar en el que se relacione cada documento con el nº que se le ha asignado.
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En el caso de seleccionar el nº de registro del programa de Contabilidad, este registro lo realiza el propio programa de forma automática (por ejemplo, Contasol).
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En el caso de facturas emitidas a clientes, pueden ordenarse los documentos por nº de factura. Este registro se realiza de forma automática por el programa informatico usado para ello (por ejemplo, Factusol).
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Algo similar puede ocurrir con los pedidos, los cuales pueden archivarse por nº de pedido generado por el programa informático.
Sistema cronológico
-
Se destaca del documento una determinada fecha y se ordena a partir de ella.
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Puede ser la fecha en la que se elaboró, emitió, entró en el archivo, la fecha en la que se abonó...
-
La ordenación puede hacerse desde la fecha más reciente a la más antigua o viceversa.
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Hay empresas que clasifican inicialmente los documentos por años o meses, y después por días.
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Ventaja: sistema sencillo y rápida localización, siempre que la fecha sea muy determinante
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Se recomienda en las actas, justificantes bancarios, recibos, nóminas, seguros sociales.
Sistema geográfico
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El criterio de ordenación es una localización física concreta del documento
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Se suele clasificar los documentos por países, regiones, provincias...
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Ventaja: sistema flexible
-
Inconveniente: puede llegar a ser muy complejo y engorroso
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Recomendable para la gestión documental proveniente de empresas comerciales o de transporte de mercancías, donde su actividad se desarrolla en múltiples zonas
Sistema temático
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El archivo es por temas o asuntos. Necesita completarse con otro sistema que suele ser el alfabético.
-
Ventaja; rapidez y flexibilidad
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Inconvenientes: si un documento trata 2 temas, es difícil clasificarlo y localizarlo
-
Ejemplo:
Sistema mixto: sistema alfanumérico
Es un sistema más efectivo ya que combina las ventajas de ambos sistemas, por ejemplo, para ordenar matrículas de coches.
Otro ejemplo podría ser ordenar facturas por: nombre del Proveedor y después por nº de asiento contable.
Aunque este vídeo no se refiera a una empresa, explica cómo puede ser un archivo por temas.
¿Te parece complicada el archivo de documentación empresarial?
¡No te preocupes!
En este Genially con audio te lo explico de forma muy sencilla :)
¿Cómo podemos organizar el archivo de una empresa? consulta el siguiente sitio web,
https://www.gabilos.com/comosehace/OrganizarArchivo/textoOrganizarArchivo.htm
Reto 1
trabajo grupo clase:
Gestión de la biblioteca del IES
8.5 Consulta y conservación de la documentación. Seguridad y protección de datos (RA 4, g,h,i,j,k)
a) Consulta y conservación de la documentación
Como el número de documentos que manejan las empresas es muy elevado, es necesario conservar sólo lo estrictamente necesario, tanto desde el punto de vista práctico como legal:
Normas básicas para la consulta de la documentación
-
Es necesario la existencia de un registro auxiliar de entrada o salida de un documento previamente archivado. Así se conocerá siempre la localización exacta y quien tiene el documento.
-
Cuando sacamos un documento ya archivado, es recomendable coger el expediente completo, para no alterar su localización exacta.
-
Una vez utilizado el documento, se recomienda devolverlo lo antes posible al archivo.
Normas básicas con el fin de conservar documentos y evitar extravíos:
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Según el Código de Comercio (art. 30), los documentos que generen derechos y obligaciones de la empresa con respecto a terceros se conservarán, debidamente ordenados, durante 6 años a partir del último asiento realizado en los libros. Se refiere en concreto a los libros, correspondencia, documentación y justificantes de su actividad comercial.
-
Los documentos laborales, los libros de visita y de matrícula, así como los libros contables tienen que conservarse, al menos, cinco años a partir del último asiento efectuado. Los expedientes de personal deben ser conservados íntegramente al menos durante el tiempo que permanezcan en la empresa.
-
Otros documentos deben conservarse indefinidamente, como, por ejemplo, aquellos de los que se derivan derechos de propiedad.
Existen unas normas generales, aplicables a cualquier tipo de archivo. En concreto, hacen referencia a que los documentos y expedientes siempre deben estar ordenados y almacenados en condiciones que permitan su perfecta conservación y preserven la confidencialidad de la información contenida en los mismos.
Gestión de datos en soporte informático:
Su gestión se facilita con un sistema de gestión de base de datos: este es un programa informático capaz de obtener información de una base de datos, gestionando acceso, consulta y eliminación de datos. Los más utilizados son Microsoft Access o Dbase. Los distintos ficheros de las bases de datos se pueden interrelacionar, de modo que se facilita su gestión y podemos obtener más información. Una vez creados los registros de un fichero, se pueden realizar consultas. También se pueden realizar informes, los cuales les podemos dar un formato determinado: con fecha, membrete, añadir gráficos, etc.
Ventajas:
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opciones de búsqueda que son muy rápidas en comparación con archivos tradicionales
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ocupan mucho menos espacio físico que el archivo en papel
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ahorro en costes y recursos, ya que ocupan menos espacio físico
-
inmediatez: su obtención y consulta se pueden realizar en cualquier momento y lugar
-
Es posible el intercambio de información entre programas diferentes: bases de datos, procesadores de textos, hojas de cálculo, etc., así como enviar esa información a través de redes como internet.
b) Purga y destrucción de documentos:
Cuando los documentos ya no son necesarios porque carecen de utilidad para la empresa, será necesario destruirlos. Este proceso se denomina purga o expurgo:
-
Pueden destruirse por cualquier procedimiento, aunque lo más recomendable es entregarlos a una empresa especializada para su posterior reciclado o bien depositarlos en los contenedores habilitados a tal fin. Es totalmente desaconsejable utilizar otros procedimientos como enterrarlos o quemarlos (por el daño al medio ambiente) o tirarlos a la basura (además de lo anterior, porque pueden contener datos que, de alguna manera, comprometan a la empresa).
c) Seguridad, protección y confidencialidad de la información. LOPD
El trabajo con archivos, sobre todo los informáticos, requiere adoptar una serie de medidas de seguridad ante las amenazas y riesgos que puedan sufrir. Algunos ejemplos pueden ser: (ver cuadro adjunto)
-
En caso de que contengan datos personales, el procedimiento para su destrucción deberá estar indicado en el documento de seguridad. El procedimiento más adecuado de destrucción es utilizar máquinas destructoras de papel, que impiden poder conocer el contenido de los documentos.
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Eso sí, hay que tener especial cuidado en que los documentos que se vayan a destruir, desde que son desechados hasta el momento de su destrucción, no estén almacenados en cajas que permitan su acceso por personal no autorizado. También hay que vigilar el traslado hasta el lugar donde se vayan a destruir, para evitar pérdidas o sustracciones o acceso indebido a la información.
![reygif.com[65573].gif](https://static.wixstatic.com/media/1a5ab4_590278c79d5b4b2d86a46a5344b38334~mv2.gif)
Las empresas, en los expedientes que guardan en sus archivos, disponen de datos de aquellas personas relacionadas comercialmente con ellas. Por ello, en cuanto al tratamiento y conservación de esos datos de carácter personal en el archivo, deben observar estrictamente la normativa exigida por la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD).
Las empresas que tengan archivos que contengan datos personales tienen las siguientes obligaciones:
-
Inscribirlos en el Registro de protección de datos, existente en la Agencia Española de Protección de Datos.
-
Informar a los afectados que sus datos figuran en un archivo, dónde está ese archivo y cuál es su finalidad y solicitarles el consentimiento para poder tratar sus datos.
-
No ceder los datos sin el expreso consentimiento de sus titulares.
-
Guardar secreto y mantener la confidencialidad de los datos recogidos. Esta obligación la tiene tanto la empresa en sí, como sus trabajadores, respecto de los datos que conocieran por su trabajo.
-
Adoptar, en la conservación de los datos, las medidas de seguridad exigidas por la legislación.
-
Permitir a los titulares de los datos su derecho de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
Ejemplos de archivos:
Se recomienda la visualización de los siguientes vídeos relacionados con este tema:
Reto 1
Buscar ¿qué es el EDI? (intercambio electrónico de datos) y para qué se utiliza.
Exposición mediante Elevator Pich. Grabar y subir porfolio
Reto 2
Trabajo + exposición.
Tratará sobre las distintas opciones de copia de seguridad y respaldo de archivos para la empresa.
Reto 3
Ordenamos las actividades de ofimática en carpetas.
Anything else? :)
Se recomienda la lectura del siguiente artículo: https://escuelainenka.com/gestion-documental/
lee este artículo del diario Málaga Hoy: https://www.malagahoy.es/malaga/juzgados-Estepona-ahora-situacion-ingestionable_0_818618739.html
Si necesitas enviar archivos que pesen bastante a través de internet, se recomienda leer: https://miguelangeltrabado.es/herramientas-enviar-archivos-pesados-gratis/
