UT 2: Gestión y administración de proyectos mediante aplicaciones de control

Introducción

“La mayoría de las personas gastan más tiempo y energías en hablar de los problemas que en afrontarlos.”

Henry Ford

En esta unidad, nos adentraremos en el universo de la gestión de proyectos. Aprenderemos cómo las herramientas digitales han revolucionado la forma en que planificamos, ejecutamos y controlamos nuestros proyectos, desde pequeñas iniciativas hasta grandes emprendimientos.

¿Por qué es importante esta unidad?
En el mundo laboral actual, la capacidad de gestionar proyectos de manera eficiente es una habilidad altamente valorada. Ya sea que estés liderando un equipo, trabajando en un proyecto personal o formando parte de una gran organización, dominar estas herramientas te permitirá:

Aumentar tu productividad: Optimizarás el uso de tu tiempo y recursos.
Mejorar la colaboración: Facilitarás el trabajo en equipo, incluso a distancia.
Reducir riesgos: Identificarás y mitigarás posibles problemas antes de que se conviertan en crisis.
Aumentar la satisfacción del cliente: Entregarás proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.

2.2 La organización del proyecto. (CE b)

La organización de proyectos empresariales es una disciplina que busca planificar, ejecutar y controlar iniciativas con el objetivo de alcanzar metas específicas dentro de una empresa. Esta organización involucra una serie de procesos y herramientas que permiten gestionar de manera eficiente los recursos, el tiempo y los equipos involucrados.

Fases gestión de proyectos:

Generalmente, un proyecto pasa por las siguientes fases:

Iniciación: Se define el alcance del proyecto, los objetivos y los recursos necesarios.
Planificación: Se crea un plan detallado del proyecto, incluyendo el cronograma, el presupuesto y la asignación de tareas.
Ejecución: Se llevan a cabo las tareas planificadas y se gestionan los recursos.
Seguimiento y control: Se monitorea el progreso del proyecto y se realizan los ajustes necesarios.
Cierre: Se entrega el producto final, se evalúa el proyecto y se archivan los documentos.

GAI RA2, fases de gestión de proyectos.png

¿Por qué es importante la gestión de proyectos?

Aumenta la eficiencia: Ayuda a utilizar los recursos de manera óptima y a evitar retrasos.
Mejora la calidad: Garantiza que el proyecto se entregue cumpliendo con los estándares de calidad establecidos.
Reduce costes: Ayuda a identificar y mitigar los riesgos que podrían aumentar los costes.
Aumenta la satisfacción del cliente: Permite entregar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.

Se recomienda visualizar este vídeo de Marta Falcón

Metodologías de gestión de proyectos
Existen diversas metodologías para gestionar proyectos, como:

Metodología en Cascada (Waterfall): Una metodología tradicional que sigue una secuencia lineal de fases.
Este tipo de estrategia es de las más rígidas y tiene sus orígenes en los ’70. Cada etapa del proyecto está concatenada y por lo tanto son interdependientes. Esto significa que no puede avanzarse al punto C sin haber hecho el punto B. Así, una vez iniciado un proyecto es muy complejo hacer modificaciones sobre la marcha.
Sin embargo, si se tiene una visión clara y pormenorizada, orientada a detalles y ejecutada correctamente en cada instancia, este proceso de tono fordista puede dar óptimos resultados.
Metodología Ágile: Un grupo de metodologías que enfatizan la flexibilidad, la colaboración y la entrega incremental de valor. Se centra en la optimización de recursos concentrándose en una visión global de las tareas a realizar. Prioriza el uso inteligente de tiempo y valora la flexibilidad y adaptabilidad. Valora las interacciones de las personas y equipos por sobre los procesos, la respuesta rápida ante inconvenientes y hace de su foco principal el principio de “mejora continua”.
Ejemplos de metodologías Agile: Scrum y Kanban.

Más información: https://www.atlassian.com/es/agile/project-management/project-management-intro

Se recomienda la visualización de estos vídeos de Eleven Lab, Marta Falcón, y OpenWebinars

Ejemplos de ambas metodologías

Reto 2.2: Tod@s somos influencers

Crea un Proyecto de creación de evento empresarial, nueva empresa. En grupos de 3-4 preferentemente. La temática es libre, si no se os ocurre nada, se propone....
- Imagina que eres parte del equipo de consultoría encargado de implementar un nuevo software de gestión empresarial en una compañía líder en la fabricación de paneles solares térmicos. Este software abarcará desde la gestión de la producción hasta la logística y la relación con los clientes (ventas y servicio postventa).

Tu tarea consiste en:

Identificar y describir las principales fases que consideras necesarias para llevar a cabo este proyecto de implementación.
Justificar la secuencia de las fases propuestas, considerando factores como la complejidad del software, la resistencia al cambio de los empleados, la necesidad de formación y la integración con los sistemas existentes.
Elaborar una línea de tiempo estimada para cada fase: realiza la línea del tiempo considerando los posibles recursos necesarios (humanos, tecnológicos, financieros) y los riesgos asociados. Para ello , puedes utilizar las herramientas digitales,
- Miro https://miro.com/es/plantillas/linea-del-tiempo/
- Moqups: https://moqups.com/
Recoge y realiza, a modo de resumen, una presentación en Canva colaborativa con los aspectos más importantes incluidos la línea del tiempo. Esta presentación la irás completando con el resto de puntos que veremos en esta Unidad.

2.1 El proyecto. Concepto de "Proyect Management". (CE a)

Definición de proyecto empresarial:

Un proyecto empresarial es una iniciativa que busca alcanzar un objetivo específico dentro de una empresa o negocio. Este objetivo puede ser desde lanzar un nuevo producto o servicio, hasta mejorar un proceso interno o expandirse a un nuevo mercado.

¿Qué caracteriza a un proyecto empresarial?

Temporalidad: Tiene un inicio y un final definidos.
Objetivos claros: Busca alcanzar resultados medibles y concretos.
Recursos limitados: Utiliza recursos como tiempo, dinero y personal de manera eficiente.
Un equipo: Requiere la participación de un equipo de personas con diferentes habilidades.
Riesgo: Implica cierto grado de incertidumbre y posibles desafíos.

¿Por qué son importantes los proyectos empresariales?

Innovación: Permiten a las empresas adaptarse a los cambios del mercado y desarrollar nuevas ideas.
Crecimiento: Facilitan la expansión de la empresa y el aumento de su participación en el mercado.
Solución de problemas: Ayudan a resolver problemas específicos dentro de la empresa.
Mejora continua: Promueven la mejora de los procesos y la eficiencia.

Ejemplo de un proyecto empresarial:
Imaginamos una empresa tecnológica que quiere realizar el lanzamiento de una nueva aplicación móvil.
Este proyecto empresarial tendría:

un inicio (la idea inicial),
un final (el lanzamiento de la app),
objetivos claros (número de descargas, ingresos generados),
un equipo (desarrolladores, diseñadores, marketing) y
riesgos (posibles retrasos, competencia, etc.).

En resumen, un proyecto empresarial es una herramienta fundamental para que las empresas puedan crecer, adaptarse y alcanzar sus objetivos.

Se recomienda la visualización de estos vídeos de CEC IAEN, Exceltic, Acelera Pyme Rural Jaén, y Eleven Lab

Concepto de "Proyect Management" o Gestión de Proyectos:

Gestión de proyectos es la disciplina que se encarga de planificar, organizar, dirigir y controlar recursos (como personas, tiempo, materiales y dinero) para lograr los objetivos específicos de un proyecto. En otras palabras, es el proceso de llevar una idea o iniciativa desde su concepción hasta su finalización exitosa.

Un Project Manager, o gerente de proyecto, es un profesional fundamental en cualquier organización.

Su rol va más allá de simplemente coordinar tareas; implica liderar equipos, gestionar recursos y garantizar el éxito de proyectos. Para desempeñar esta función de manera efectiva, se requiere un conjunto de habilidades técnicas y blandas.

Habilidades Técnicas o "Hard Skills"

Conocimiento de metodologías: Dominio de metodologías de gestión como Waterfall, Agile (Scrum, Kanban), etc.
Herramientas de gestión: Experiencia en el uso de software especializado para la planificación, seguimiento y control de proyectos (ej., Asana, Trello, Jira).
Gestión de riesgos: Capacidad para identificar, evaluar y mitigar riesgos que puedan afectar el proyecto.
Gestión de costos: Elaboración y seguimiento de presupuestos, control de gastos y optimización de recursos.
Gestión de calidad: Implementación de procesos para asegurar que el proyecto cumpla con los estándares de calidad establecidos.

Habilidades Blandas o "Soft Skills"

Liderazgo: Capacidad para motivar, inspirar y dirigir equipos de trabajo.
Comunicación: Habilidades de comunicación efectiva tanto verbal como escrita para interactuar con diferentes stakeholders.
Resolución de problemas: Capacidad para analizar situaciones complejas, identificar soluciones y tomar decisiones.
Negociación: Habilidad para negociar y llegar a acuerdos con diferentes partes interesadas.
Adaptabilidad: Flexibilidad para adaptarse a los cambios y a las nuevas situaciones.
Gestión del tiempo: Capacidad para organizar y priorizar tareas, cumpliendo con los plazos establecidos.
Inteligencia emocional: Habilidad para entender y gestionar las emociones propias y de los demás.

Otras Habilidades Deseables

Pensamiento crítico: Capacidad para analizar información y tomar decisiones basadas en datos.
Orientación a resultados: Enfoque en la consecución de objetivos y metas.
Trabajo en equipo: Capacidad para colaborar con otros y construir relaciones sólidas.
Creatividad: Habilidad para generar nuevas ideas y soluciones innovadoras.

En resumen, un Project Manager exitoso combina habilidades técnicas sólidas con una gran capacidad para relacionarse con las personas y gestionar equipos. La combinación de estas habilidades le permite liderar proyectos con éxito, desde la planificación inicial hasta la entrega final.

Reto 2.1: Tod@s somos influencers

Agruparos en grupos de 3 o 4 compañeros/as para trabajar en el futuro.
- Decidir quién de vosotros-as será vuestro "Proyect Management" y señalar las razones que os ha llevado a tal conclusión.
- Cread una carpeta Drive colaborativa para trabajar en equipo.
- Plasmad en un documento colaborativo realizado por todos los componentes del equipo las razones que os ha llevado a elegir a vuestro Proyect Management -DOC.1- (indicad cuales son las aportaciones de todos-as los miembros del equipo). Este documento ha de ser firmado por cada componente del grupo.
- Cread un "contrato " con reglas de trabajo objetivas y transparentes que favorezcan la buena marcha de dicho equipo -DOC.2-. Este documento ha de ser firmado por cada componente del grupo.
- Cada día que estéis trabajando en equipo, completaréis un documento (documento resumen de trabajo diario, DOC.3) dónde plasmaréis:
  - Asistentes del grupo
  - Funciones desarrolladas por cada uno de los componentes del grupo
  - Firma de los asistentes a la sesión de trabajo

2.3 La planificación del proyecto. (CE c)

Como acabamos de ver, la planificación de proyectos es una habilidad esencial en el mundo de la administración. Es como diseñar un mapa antes de embarcarse en un largo viaje, ya que te permite visualizar el camino, identificar posibles obstáculos y asegurarte de llegar a tu destino.

La planificación del proyecto implica:

Descomposición del trabajo: Dividir el proyecto en tareas más pequeñas y manejables.
Estimación: Calcular el tiempo, los recursos y los costes necesarios para cada tarea.
Creación del cronograma: Establecer un calendario con fechas de inicio y fin para cada tarea.
Identificación de riesgos: Identificar los posibles problemas que podrían surgir y desarrollar planes de contingencia.

Herramientas utilizadas en la planificación de proyectos

Diagramas de Gantt
Es una herramienta visual de gestión de proyectos que representa gráficamente las tareas de un proyecto a lo largo de una línea de tiempo. Es como una especie de calendario visual que te permite ver de un vistazo qué tareas hay que hacer, cuándo empezarán y cuándo deben terminar.

Componentes de un diagrama de Gantt:

Tareas: Cada tarea se representa como una barra horizontal.
Metodologías: Se puede utilizar tanto en metodología Ágile como en Cascada (Waterfall)
Línea de tiempo: Representa el período de tiempo durante el cual se ejecutará el proyecto.
Fechas de inicio y fin: Indican el momento en que comienza y termina cada tarea.
Duración: La longitud de cada barra representa la duración estimada de la tarea.
Hitos: Eventos importantes que marcan el avance del proyecto (por ej., finalización de una fase).
Dependencias: Flechas que conectan las tareas para mostrar las relaciones entre ellas (por ej., una tarea no puede comenzar hasta que otra esté terminada).

Ejemplos de usos de un diagrama de Gantt realizados en Excel:

(https://support.microsoft.com/en-us/office/present-your-data-in-a-gantt-chart-in-excel-f8910ab4-ceda-4521-8207-f0fb34d9e2b6)

Ejemplo 1:

Diagrama de Gantt, proyecto de construcción de una villa

Ejemplo 2:

Diagrama de Gantt, proyecto de investigación de mercados

Ejemplo 3:

Diagrama de Gantt, proyecto de elaboración de Trabajo Fin de Grado (TFG) de Informática (pág.24)

WBS (Work Breakdown Structure)
Descomposición del trabajo en tareas más pequeña.
Un proyecto grande se divide en tareas más pequeñas y manejables, creando una jerarquía visual organizada. Cada una de estas tareas se puede dividir aún más en subtareas más específicas.

Ejemplo de una WBS para la organización de un evento Corporativo:

Planificación

Definir objetivos
Decidir fecha y el lugar
Crear un presupuesto

Logística

Enviar invitaciones
Reservar el catering
Organizar el transporte

Marketing

Crear materiales promocionales
Gestionar redes sociales

Ejecución

Montaje del evento
Recepción de invitados
Actividades durante el evento

Cierre

Evaluación del evento
Envío de agradecimientos

Herramientas digitales para crear una WBS:

Hoja de cálculo, Excel: Aunque no está diseñado específicamente para WBS, se puede utilizar para crear estructuras jerárquicas y visualizar tareas.
Trello: Permite organizar tareas en tableros y crear jerarquías para representar la WBS. https://trello.com/es
Canva: "Divide y vencerás", con Canva podrás dividir proyectos y presentarlos de forma visual https://www.canva.com/es_es/graficos/estructura-desglose-trabajo/
Miro: Una herramienta de pizarra digital que permite colaborar en tiempo real en la creación de WBS. https://miro.com/es/gestion-proyectos/wbs/
Lucidchart: Permite crear diagramas de flujo, diagramas de Venn y también WBS de forma visual. https://www.lucidchart.com/pages/es/estructura-de-desglose-de-trabajo

Reto 2.3: Tod@s somos influencers

Imagina que la empresa del ejercicio anterior (empresa líder en fabricación de paneles solares térmicos) y necesitas crear un evento para inaguración de nuevas instalaciones, a la que estarán invitados algunos proveedores, clientes importantes, políticos, prensa, algunos directivos y trabajadores.
- Crea la planificación dicho proyecto (diagrama de Gantt y/o WBS) con alguna de las herramienta digitales propuestas anteriormente.
- Incluye dicha planificación a vuestra presentación Canva colaborativa (después se subirá la presentación realizada en Canva a los distintos sitios web en Wix de forma individual junto con todos los documentos trabajados en grupo -incrustado-).

2.4 El riesgo en los proyectos. (CE d)

El análisis y gestión de riesgos en proyectos empresariales es un proceso sistemático que busca identificar, evaluar y responder a los eventos o circunstancias que podrían afectar negativamente el logro de los objetivos del proyecto. En otras palabras, es como anticiparse a los problemas y tener un plan para enfrentarlos.

¿Por qué es importante?

Minimizar pérdidas: Al identificar los riesgos de antemano, se pueden tomar medidas para reducir su impacto.
Al estar preparado, es más probable de que el proyecto se complete a tiempo y dentro del presupuesto.
Mejorar la toma de decisiones: Proporciona información valiosa para tomar decisiones informadas.
Demostrar proactividad: La gestión de riesgos demuestra que se está tomando en serio el éxito del proyecto.

Proceso de Análisis y Gestión de Riesgos

Identificación de riesgos:
- Brainstorming: Realizar lluvia de ideas para identificar todos los posibles riesgos.
- Análisis del proyecto: Evaluar las distintas fases del proyecto y factores externos que pueden afectarlo.
- Experiencia previa: Identificar riesgos similares en proyectos anteriores.

Evaluación de riesgos:
- Probabilidad: Estimar la probabilidad de que ocurra cada riesgo.
- Impacto: Evaluar el impacto potencial de cada riesgo en el proyecto.
- Priorización: Clasificar los riesgos según su probabilidad e impacto.

Creación de un plan de respuesta:
- Evitar: Implementar acciones para eliminar el riesgo por completo.
- Mitigar: Reducir la probabilidad o el impacto del riesgo.
- Transferir: Transferir el riesgo a un tercero (por ej., tener un seguro).
- Aceptar: Aceptar el riesgo y establecer un plan de prevención.

Monitoreo y control:
- Seguimiento: Monitorear los riesgos identificados a lo largo del proyecto.
- Revisión del plan: Revisar y actualizar el plan de respuesta a los riesgos según sea necesario.

Herramientas y Técnicas

Análisis DAFO:
Un DAFO representa las palabras Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades.
Un ejemplo para una tienda de ropa podría ser,
- Análisis macroeconómico:
  Se refiere a temas demográficos, económicos,
  medioambientales, tecnológicos, culturales,
  políticos y legales.
  - Amenazas:
    - Competencia de grandes cadenas
    - Cambios en tendencias de moda
    - Crisis económica
  - Oportunidades:
    - Crecimiento del comercio electrónico
    - Nuevos segmentos de mercado
    - Alianzas estratégicas
- Análisis microeconómico:
  Se refiere al entorno de la empresa.
  - Debilidades:
    - Falta de personal capacitado
    - Precios elevados
    - Ropa para vender anticuada
  - Fortalezas:
    - Buena ubicación
    - Marca reconocida
    - Excelente servicio al cliente
- Plantillas DAFO https://www.canva.com/es_es/plantillas/s/dafo/

Diagrama de Ishikawa:
También conocido como diagrama de espina de pescado.
Se utiliza para identificar las posibles causas de un problema.
Su forma es como la espina de un pez, con
- una "espina central" que representa el problema,
- y "ramas", representan las diferentes causas.

https://www.canva.com/es_es/graficos/diagramas-ishikawa/

Matriz de riesgos:
Una matriz de riesgo es una herramienta visual que sirve para clasificar y priorizar los riesgos identificados en un proyecto. Esta matriz representa los riesgos en un gráfico de dos ejes. Cada riesgo se ubica en la matriz según su probabilidad e impacto, lo que permite visualizar rápidamente cuáles son los riesgos más críticos y requieren una mayor atención. Puede realizarse a través de Excel o en Miro.

https://miro.com/es/plantillas/matriz-de-riesgo/

Se recomienda la visualización de estos vídeos de Econosublime, Estrategia en acción con Iván Martínez Lima, y Pirani

Ejemplo de Riesgos: Proyecto de Desarrollo de Software

Riesgos técnicos: Problemas con el código, incompatibilidad entre sistemas, etc.
Riesgos de recursos: Falta de personal cualificado, retrasos en la entrega de equipos, etc.
Riesgos de mercado: Cambios en las regulaciones, aparición de nuevos competidores, etc.
Riesgos de proyecto: Retrasos en el cronograma, sobrecostes, etc.

Consejos Prácticos

Involucra a todo el equipo: La identificación de riesgos es más efectiva cuando participan todos los miembros del equipo.
Sé realista: No subestimes los riesgos ni te obsesiones con ellos.
Actualiza el plan de riesgos regularmente: Los riesgos pueden cambiar a lo largo del proyecto.
Comunícate de forma clara: Asegúrate de que todos los miembros del equipo comprendan los riesgos y el plan de respuesta.

Reto 2.4: Tod@s somos influencers

Seguimos con el caso de la empresa definida en las preguntas anteriores (líder en fabricación de paneles solares térmicos).
En este caso se pide:
- Realizar análisis DAFO de dicha empresa (situación económica actual, y ubicación de esta empresa en Andalucía).
- Realiza diagrama de Ishikawa ante un escenario de crisis económica.
- Utiliza alguna de las herramientas digitales sugeridas.
- Sube la tarea a la presentación en Canva colaborativa (posteriormente lo subirás a tu sitio web).

2.5 La programación del proyecto: introducción de tareas, relaciones entre ellas, asignación de recursos. (CE e)

¿Qué es la programación de un proyecto?
La programación de un proyecto es el proceso de definir las tareas que se deben realizar, el orden en que se llevarán a cabo y la duración estimada de cada una. En otras palabras, es crear un plan detallado que sirva como hoja de ruta para alcanzar los objetivos del proyecto.

¿Cómo se realiza la programación?

Herramientas que utilizaremos para realizar la programación:

Diagramas de Gantt:
- Útil para planificar proyectos, aporta vista general de tareas programadas, partes implicadas. Sabrás qué tareas han que completarse y en qué fecha.
- Cómo hacer un diagrama de Gantt:
  - Identificar cada tarea del proyecto
  - Establecer las relaciones entre las distintas tareas
  - Crear un cronograma de actividades
  - Ingresar la información en el cronograma
  - Asigna tareas y recursos a cada persona o equipo
  - Actualiza el diagrama a medida que avance el equipo

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Método del Camino Crítico (CPM):
- Son todas aquellas actividades de las que depende completar el proyecto a tiempo, y si estas se retrasan, se retrasa todo el proyecto.
  Se tiene que prevenir los problemas con los plazos.
- Cómo hacer la "ruta crítica":
  - Describe las tareas
  - Secuencia de actividades
  - Identificar que pasos son dependientes unos de otros
  - Establece la duración de actividades
  - Establecer la secuencia de actividades que determina la
    duración mínima del proyecto
  - Realiza una tabla de secuencia de actividades
  - Señala los recursos necesarios
  - Determinar la "holgura total": definir la cantidad de tiempo que
    una tarea puede demorarse antes de cambiar la fecha límite del
    proyecto
  - Revisar la "ruta crítica" o secuencia de tareas
  - Comunicar la "ruta crítica" al resto de implicados
Software de gestión de proyectos:
- Microsoft Project,
- Openproyect, https://www.openproject.org/es/
- Asana, https://asana.com/es
- Trello, https://trello.com/
- Excel, etc.

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¿Cómo se realiza la asignación de recursos a un proyecto?

La asignación de recursos consiste en distribuir los recursos disponibles (humanos, materiales, financieros, etc.) a las diferentes tareas del proyecto de manera eficiente y eficaz, de forma que se produce,

Permite utilizar los recursos de forma óptima, evitando sobrecargas o subutilización.
Ayuda a controlar los costes del proyecto al asignar los recursos necesarios y evitar gastos innecesarios.
Garantiza que se disponga de los recursos adecuados en el momento oportuno.
Permite asignar a las tareas los recursos más adecuados para lograr los objetivos de calidad.

La asignación de recursos se realiza de la siguiente forma:

Identificar los recursos:

¿Qué tipos de recursos
pueden intervenir en la
ejecución de un proyecto?

Estos se pueden clasificar
en diferentes categorías.

Estimar la demanda de recursos:
- Cuantificar la cantidad y tipo de recursos necesarios para cada tarea.
- Considerar las habilidades requeridas para cada tarea (p. ej., en RRHH tipo de trabajadores requeridos)

Asignar recursos:
- Considerar las restricciones:
  Disponibilidad de recursos, limitaciones de tiempo, presupuesto.
- Utilizar herramientas de programación:
  Uso de diagramas de Gantt o de un software de gestión de proyectos.
- Priorizar las tareas:
  Asignar primero los recursos a las más tareas críticas.

Monitorear y ajustar:
- Realizar un seguimiento continuo de la asignación de recursos.
- Ajustar la asignación si es necesario debido a cambios en el proyecto o en la disponibilidad de recursos.

Asignación de recursos en un proyecto.png

Ejemplos de desafíos comunes en la asignación de recursos:

Recursos limitados:
Cuando los recursos disponibles son insuficientes para cubrir todas las necesidades del proyecto.
Cambios en el alcance del proyecto:
Cuando se agregan o eliminan tareas, lo que requiere ajustar la asignación de recursos.
Retrasos en las tareas:
Cuando una tarea se retrasa, puede afectar a otras tareas y a la disponibilidad de recursos.

Herramientas para la asignación de recursos:

Diagramas de Gantt:
Permiten visualizar la asignación de recursos a lo largo del tiempo.
Software de gestión de proyectos:
Microsoft Project, Openproyect, Asana, Trello, etc.
Hojas de cálculo:
Excel puede utilizarse para crear tablas y gráficos que muestren la asignación de recursos.

Reto 2.5: Tod@s somos influencers

Tarea obligatoria: Realiza cuadro explicativo similar al facilitado en este punto donde señaléis la asignación de recursos de vuestro proyecto, incluyendo organigrama con los recursos humanos necesarios, recursos materiales, financieros, tecnológicos y temporales. Incluye dicho apartado en vuestra presentación colaborativa en Canva
Tarea voluntaria: Seguimos con el caso de la empresa anterior (líder en fabricación de paneles solares térmicos).

Imaginemos que se realiza un acuerdo de nuestra empresa con Hospitales de nuestra CCAA de dotar algún producto (en el caso de la empresa de paneles solares se donará paneles solares térmicos al Centro Hospitalario ubicado en la Capital de esta Comunidad Autónoma).
Por ello, se pide plantear cómo afrontarías dicho proyecto. Utiliza para ello el "método del camino crítico".
Es muy importante que dicho Proyecto salga perfectamente, ya que si así fuera, podría extenderse al resto de Centros Hospitalarios de la CCAA, creándose así nuevas oportunidades de negocio.
Crea presentación colaborativa de dicha donación y sube a tu sitio web Wix

2.6 Seguimiento y control de proyectos. (CE f)

Consiste en monitorear continuamente el avance del proyecto, compararlo con el plan original y tomar acciones correctivas, en el caso en que se produzcan desviaciones.

¿Por qué es importante el seguimiento y control?

Garantizar el éxito: Asegurar que el proyecto se complete a tiempo, dentro del presupuesto y con la calidad esperada.
Identificar desviaciones: Detectar a tiempo cualquier desviación del plan original y tomar medidas oportunas.
Optimizar recursos: Ser eficientes en el uso de los recursos, evitando desperdicios y caducidades.
Mejorar la comunicación: Facilita la comunicación entre los miembros del equipo y las partes interesadas.
Aprender de la experiencia: Identificar las mejores prácticas y áreas de mejora para futuros proyectos.

Se recomienda visualizar vídeo de Universidade da Coruña

Etapas del seguimiento y control

Establecer indicadores clave de desempeño (KPI):
KPI (Key Performance Indicators) o Indicadores Clave de
Desempeño nos permiten medir la evaluación del progreso
de un proyecto en relación a los objetivos establecidos.
Son como hitos numéricos que nos indican si vamos por
el buen camino o si necesitamos realizar ajustes.
Los KPI deben ser:
- Relevantes: Alineados con los objetivos del proyecto.
- Específicos: Deben ser claros y concisos.
- Medibles: Deben poder cuantificarse.
- Alcanzables: Deben ser realistas y alcanzables.
- Relevantes: Serán importantes durante todo el proyecto.

Ejemplos de KPI en un proyecto:

Alcance: % de tareas completadas.
Tiempo: % tareas completadas a tiempo, desviaciones.
Coste: Gasto real vs. presupuesto, desviación del coste.
Calidad: Nº de defectos y % de satisfacción del cliente.
Riesgo: Nº de riesgos identificados y mitigados.

Recogida de datos sobre el avance del proyecto:
Se recogerán de forma regular. Estos datos serán,
- informes de progreso,
- actas de reuniones,
- registros de tiempo.

Analizar los datos:
- Comparar los datos recopilados con el plan original para identificar desviaciones.
- Utilizar herramientas de análisis de datos para identificar tendencias y patrones.

Tomar acciones correctivas:
Implementar acciones para corregir las desviaciones y mantener el proyecto en el buen camino.

Comunicar los resultados:
Informar a los miembros del equipo y a las partes interesadas sobre el progreso del proyecto y las acciones tomadas.

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Dificultades y desafíos comunes en el seguimiento y control

Falta de datos precisos:
La falta de datos confiables dificulta la evaluación del progreso del proyecto.
Resistencia al cambio:
Los miembros del equipo pueden resistirse a los cambios necesarios para corregir las desviaciones.
Falta de tiempo:
La falta de tiempo para realizar un seguimiento detallado puede comprometer la calidad del control.

Herramientas y técnicas para el seguimiento y control

Diagramas de Gantt:
Visualizan el progreso del proyecto en relación con el cronograma.
Software de gestión de proyectos:
Herramientas como Microsoft Project, Asana, Trello, etc.
Reuniones de seguimiento:
Permiten identificar problemas y tomar decisiones.
Informes de progreso:
Documentos que resumen el avance del proyecto y las desviaciones.
Análisis del valor ganado (EVM):
Mide el desempeño del proyecto en términos de alcance, tiempo y coste.

Consejos para un seguimiento y control efectivo

Establecer un plan de seguimiento claro:
Definir qué se va a monitorear, con qué frecuencia y quién será responsable.
Utilizar herramientas adecuadas:
Seleccionar herramientas que se adapten al proyecto.
Fomentar la comunicación abierta y el trabajo en equipo:
- Ambiente positivo y seguro para comunicar problemas.
- El equipo ha de sentirse cómodo en su trabajo diario.
Ser flexible:
Ajustar el plan del proyecto si las circunstancias lo requieren.

Se recomienda la visualización de estos vídeos de David Yaps, Frostorm Foundation, y 20minutos

Reto 2.6: Tod@s somos influencers

Seguimos con el caso anterior empresarial:

¿Qué indicadores o KPI establecerías para vuestro proyecto?
Completa presentación en Canva de modo colaborativo con los integrantes de tu equipo.
Al finalizar la UT, sube la presentación colaborativa a tu sitio web Wix, dónde también indicarás las dificultades que se podrían producir.

2.7 Presentación de resultados. Informes y gráficos. (CE g)

Elaboración de Informes
Un informe de proyecto es un documento formal que resume los objetivos, el alcance, los resultados y las conclusiones de un proyecto. Para elaborarlo de forma efectiva, sigue estos pasos:

Estructura del Informe

Portada:
Incluye título del proyecto, autor, fecha.
Resumen ejecutivo:
Sinopsis concisa del proyecto, resultados clave y conclusiones.
Introducción:
Señala los objetivos, alcance y metodología del proyecto.
Desarrollo:
Descripción detallada de las
- actividades realizadas,
- los resultados obtenidos y
- los análisis realizados.
Conclusiones:
Resumen de los principales hallazgos y su significado.
Recomendaciones:
Sugerencias para futuras acciones o mejoras.

Se recomienda la visualización de estos vídeos de Profesora.com, y Universitat Politecnica de Valéncia

El contenido y formato del Informe debe ser:

Claro y conciso: Evita tecnicismos excesivos y utiliza un lenguaje claro y sencillo.
Objetivos: Asegúrate de que los resultados se relacionen directamente con los objetivos iniciales.
Evidencias: Incluye datos, gráficos y tablas para respaldar tus afirmaciones.
Impacto: Describe el impacto del proyecto en la organización.
Formato profesional:
- Limpio y organizado
- Ve "al grano", evita párrafos largos, usa viñetas/listas para destacar puntos clave.

Creación de Gráficos

Los gráficos son una herramienta visual poderosa para comunicar información compleja de manera sencilla. Al seleccionar el tipo de gráfico adecuado, puedes resaltar patrones, tendencias y relaciones entre los datos.

Tipos de gráficos:

Gráficos de barras: Comparar categorías.
Gráficos de líneas: Mostrar tendencias a lo largo del tiempo.
Gráficos circulares: Mostrar proporciones.
Histogramas: Representar la distribución de datos continuos.
Diagramas de dispersión: Mostrar la relación entre dos variables.

Consejos:

Simpleza: Evita sobrecargar los gráficos con demasiada información.
Claridad: Utiliza títulos y etiquetas claras y concisas.
Coherencia: Los gráficos han de ser consistentes en estilo y formato.

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Presentación de Resultados
La presentación de los resultados es una oportunidad para comunicar de
forma efectiva los logros del proyecto y obtener el respaldo de las partes
interesadas.

Estructura de la presentación, aspectos a tener en cuenta:

Introducción:
Presentación del proyecto, objetivos y alcance.
Desarrollo:
Incluir resultados clave, análisis y conclusiones.
Plantear recomendaciones futuras:
Propuestas para futuras acciones.

Consejos a tener en cuenta en las presentaciones:

Han de ser visuales:
- Utiliza diapositivas con un diseño atractivo y fácil de seguir.
- Más imágenes atractivas, menos texto escrito.
Narración:
- Utiliza un lenguaje claro y conciso
- No leas las diapositivas palabra por palabra.
- Mira al público (no le des la espalda)
Interacción:
Anima a la audiencia a hacer preguntas y participar en la discusión.

Herramientas para realizar presentaciones que podemos utilizar:

PowerPoint: La herramienta más utilizada para crear presentaciones.
Canva: Muy utilizada en mundo empresarial y Marketing.
Genially: Herramienta digital de presentaciones andaluza
Google Slides: Alternativa gratuita y colaborativa.
Prezi: Ofrece presentaciones no lineales y más dinámicas.
Gamma: Para hacer presentaciones con Inteligencia Artificial (IA)

Herramientas Adicionales

Software de análisis de datos:
Excel, SPSS, R, para procesar y analizar grandes cantidades de datos.
Software de gestión de proyectos:
Asana, Trello, Jira, para gestionar tareas, plazos y recursos.
Herramientas de visualización de datos:
Tableau, Power BI, para crear dashboards interactivos.

Consejos generales:

Adapta la presentación a tu audiencia:
Utiliza un lenguaje y un nivel de detalle adecuados.
Practica tu presentación:
Ensaya varias veces para ganar confianza y fluidez.
Sé conciso y claro:
Evita divagar y céntrate en los puntos clave.
Utiliza un lenguaje positivo:
Enfatiza los logros y las oportunidades de mejora.

Se recomienda la visualización de estos vídeos de la Universidad de Castilla La Mancha, Generación Aprende, y Datademia

Reto 2.7: Tod@s somos influencers

Seguimos con la empresa ficticia creada en grupos:

Sube la presentación en Canva colaborativa a tu sitio web.
Prepara una presentación del proyecto realizado con una de las herramientas propuestas
Prepara presentación para exponerla en clase
- En el caso en que no se pudiera realizar dicha presentación en clase, graba en vídeo dicha presentación. Puedes grabarla con la aplicación gratuita CapCut, o bien con OBS studio (también gratuita, muy utilizada por YouTubers).
- Sube el vídeo y la presentación a tu sitio web.
Facilita el enlace a tu profe a través de Moodle.

2. Rúbrica de exposición oral, pulsa aquí

Reto 2.7: Tod@s somos influencers

Elaboración de SIMULACIÓN DE PROYECTO EMPRESARIAL

Se realizará esta actividad en parejas o en grupos de 3 personas.

Seleccionar una empresa ficticia del sector que queráis.
Preparad un Proyecto para dicha empresa
Realizad la secuencia de actividades con la herramienta digital gratuita ASANA
Estructura mínima base del Proyecto:

1. Inicio o Concepción

Idea inicial: Nace la idea del proyecto y se evalúa su viabilidad.
Análisis de mercado: Se estudia la competencia, mercado objetivo y tendencias del sector.
Definición de objetivos: Se establecen los objetivos claros y medibles del proyecto.
Formación del equipo: Se selecciona al equipo de trabajo con las habilidades necesarias.

2. Planificación

Establecer los límites del proyecto, qué se incluye y qué se excluye.
Creación del WBS: Se descompone el proyecto en tareas más pequeñas y manejables (Work Breakdown Structure).
Determinar los recursos necesarios (humanos, materiales, financieros...) para cada fase.
Hacer cronograma: Se crea un calendario con las fechas de inicio y fin de cada tarea.
Asignación de responsabilidades: Se define quién será responsable de cada tarea.
Elaboración del presupuesto: Se establece el presupuesto total del proyecto.

3. Ejecución

Puesta en marcha: Se inician las actividades planificadas.
Seguimiento: Se monitorea el avance del proyecto de forma regular.
Control: Comparar resultados reales con los planificados. Realizar ajustes si es necesario.
Gestión de riesgos: Se identifican y mitigan los riesgos que puedan afectar al proyecto.
Comunicación: Cómo se mantiene la comunicación entre todos los miembros del equipo.

4. Cierre

Entrega del producto/servicio: Se entrega el resultado final del proyecto al cliente.
Evaluación del proyecto: Evaluación del proyecto en relación con los objetivos iniciales.
Documentación: Se archivan todos los documentos relacionados con el proyecto.
Aprendizaje: Se extraen lecciones aprendidas para futuros proyectos.
Elaboración de gráficos, informes y presentación del proyecto.